Необходимо было сделать так, чтобы только Главный вычислительный центр РЖД имел возможность устанавливать новую версию, и никто нигде не мог вмешиваться в этот процесс. Это привело к тому, что была разработана принципиально новая автоматизированная система - ЭТРАН, предоставляющая грузоотправителям возможность оформлять документы на перевозку грузов в электронном виде.
Разработка системы ЭТРАН не была основана на «пустом» месте. Данные и основания для создания такой системы были получены при анализе действующих отраслевых систем оформления и расчетов за перевозками.
Система ЭТРАН является результатом реинжениринга таких систем, как АРМ товарного кассира, АСУ ТЕХПД, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР. Система ЭТРАН разработана для автоматизации подготовки документов в изменившихся условиях работы железнодорожного транспорта с ориентацией на современные технические средства информатизации.
В рамках системы решены вопросы подготовки и оформления перевозочных документов в системе электронного документооборота в режиме реального времени. Внедрение в сферу информатизации железнодорожного транспорта современных банковских технологий и программных средств ERP-систем потребовало замены ранее разработанных и эксплуатируемых до настоящего времени автоматизированных систем в сфере станционных, дорожных и сетевых «бумажных» информационных технологий.
Целью создания системы ЭТРАН является переход на использование электронного документооборота при взаимодействии с пользователями железнодорожного транспорта при организации перевозок грузов.
Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН разработана в строгом соответствии с утвержденными нормативными документами и обеспечивает качественно новый подход к оформлению грузовых перевозок, ведению лицевых счетов, составлению отчетов по погрузке и выгрузке грузов.
Система ЭТРАН включила клиента (грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечив ему возможность оформления электронных заявок на перевозку грузов, подготовки электронной накладной - договора на перевозку груза, получения итоговых документов, просмотра результатов расчетов провозной платы по перевозкам, отслеживания хода перевозок его грузов со своего рабочего места. Также клиенту представилась возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.
Внедрение системы ЭТРАН позволило решить вопросы повышения качества, полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований. Структура и технология данной системы позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, так как использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, и раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.
Одновременно исключаются:
- - затраты на подготовку и пересылку документов на бумажных носителях за счет электронизации документооборота, однократности ввода информации и многократности ее использования;
- - затраты на ручной труд работников массовых профессий (товарные кассиры, агенты ЛАФТО, работники станций - перехода вагонов, работники
ТЦФТО) по проверке и внесению изменений в расчеты;
- затраты на устранение ошибок и на взаимодействие с плательщиками (экспедиторами), грузоотправителями и грузополучателями.
Система ЭТРАН использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке, а также осуществлять контроль исполнения заявок.
Еще один принцип работы ЭТРАН - расчет провозной платы и тарификация одной программой в одном месте. Данный принцип позволяет не проводить повторный контроль расчетов отправления и прибытия.
Информация, введенная по прибытии (при раскредитовании перевозочных документов), является дополнением к той информации, которая была введена при отправлении груза и получена в пути следования. Единственность базы данных позволяет всем пользователям системы получать одинаковую информацию (на станции, у клиента, в ТЦФТО, в финансовой службе, в ОАО «РЖД»).
Система ЭТРАН реализована на принципах централизации базы данных перевозочных документов, создания сквозной комплексной информационно-технологической «вертикали»? от линейного уровня до уровня ОАО «РЖД», что позволяет автоматизировать документооборот, производить взаиморасчеты с экспедиторскими организациями и обеспечивает:
- - ведение грузовой модели перевозочного процесса (МПП АСО УП) в части данных о заявках, отправках грузов, их раскредитовании и событиях в пути следования;
- - ведение лицевого счета плательщика совместно с ЕК АСУФР, а доступ к его состоянию осуществляется через процессинговый центр (ПЦ) посредством авторизации запросов, в том числе на блокирование и списание сумм, формируемых системой ЭТРАН;
- - переход на подготовку перевозочных документов в системе электронного технологического документооборота, а именно: перевозочные документы на всех этапах грузовых перевозок оформляются на единой информационной базе (электронная накладная, единая нормативно-справочная система (ЕНСИ) и т.д.). Обработку информации по прибытии/сдачи груза необходимо осуществлять как сверку и дополнение информацией электронного документа, сформированного при отправлении и дополненного в пути следования;
- - расчет провозной платы производится центральным модулем расчета провозной платы (ЦРПП) в реальном режиме времени, при этом используется база исключительных тарифов.
Главным вычислительным центром ОАО «РЖД» ведется распределение доходов и формирование аналитической информации по перевозкам.
Виды услуг, предоставляемые системой ЭТРАН различным категориям пользователей
Система предоставляет клиенту возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес. Организация обмена информацией с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а также права на доступ к системе со стороны клиента. Разделение функций и включение клиента в процесс оформления документов исключает затраты времени на выполнение работниками железной дороги несвойственных им функций.
Система ЭТРАН предоставляет клиенту возможности, позволяющие минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:
- - подачу заявки на перевозку;
- - получение результата согласования заявки;
- - оформление накладной на основе заявки;
- - оформление результатов погрузки;
- - получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;
- - получение информации о нештатных ситуациях.
Использование данных заявок и данных накладной, оформленной клиентом, дает возможность товарным кассирам, агентам ЛАФТО избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам. Товарным кассиром или агентом ЛАФТО реализуются функции различных проверок:
- - соответствие информации по заявке;
- - наличие денег на счете клиента;
- - наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.
Товарный кассир или агент ЛАФТО на станции назначения выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытии: добавление сведений по перевозке, которые возникли в пути следования; окончательный расчет за перевозку.
Данная система четко закрепляет полномочия должностных лиц «вертикали» Системы фирменного транспортного обслуживания (СФТО) по отношению к своим функциям и организует взаимодействие со смежными автоматизированными системами в рамках интегрированных проектов. Система ЭТРАН дает работникам ТЦФТО возможность получения информации о выполнении заявок (в объеме учетных карточек) для контроля исполнения заказов, а для ЦФТО - возможность получения полной информации по всем видам деятельности:
- объемам отправления;
- - объемам прибытия;
- - состоянию расчетов (сколько денег получено за перевозки);
- - о нарушениях в процессе работы.
Смежным информационным системам система ЭТРАН передает следующую информацию:
- - результаты погрузки/выгрузки;
- - переоформление документов;
- - результаты расчетов по перевозкам.
Также сохраняется возможность обеспечивать экспедиторов информацией и организовывать расчеты с ними.
В систему ЭТРАН попадает вся информация по импортным и транзитным перевозкам с момента пересечения границы, что позволяет взять под контроль эти перевозки и организовать необходимую работу с экспедиторскими организациями:
- - рассчитать деньги на предстоящие перевозки, принятые из-за границы;
- - проверить платежеспособность экспедиторов.
Схема взаимодействия категорий посетителей системы ЭТРАН представлена на рисунке 2.1.
Функции системы ЭТРАН.
Подготовка перевозочных документов.
Формирование перевозочного документа.
Съем информации с перевозочных документов на пограничных станциях.
Учет дополнительных сборов.
Тарифы и централизованный расчет провозной платы.
Учет выполнения заявок на перевозку грузов.
Взаимодействие с таможенными органами при таможенном оформлении грузов.
Ведение оперативной отчетности на всех уровнях управления.
Ведение статистической отчетности на всех уровнях управления.
Организация хранилища данных по перевозкам и состоянию расчетов за перевозки.
Нормативно-справочная информация системы ЭТРАН.
Ведение реестра пользователей услуг железнодорожного транспорта (БД ПУЖТ).
Использование согласованных заявок на перевозку при контроле перевозочных документов.
Контроль условий перевозки грузов.
Контроль конвенционных запрещений.
Контроль условий охраны грузов
Взаимодействие с другими информационными системами
Система ЭТРАН представляет собой распределенную информационно- вычислительную систему, функционирование которой связано с организацией обмена данными между ее различными компонентами. Основным компонентом системы являются вычислительный комплекс? Центр обработки информации (ЦОИ), предоставляющий необходимую оперативную и аналитическую информацию, и различные группы абонентов, использующие эту информацию.
Центр обработки информации системы ЭТРАН (ЦОИ) реализует технологические и информационные процессы (включая электронный оборот перевозочных и других документов) по обслуживанию клиентов и обеспечения функционирования низового уровня сквозной вертикали. Полный набор информационно-технологических функций (а не АРМ), реализуемых на базе ЦОИ, распределяется между персоналом в соответствии с должностными инструкциями (функции товарной конторы станций, функции АФТО-ЛАФТО, ТЦФТО, ТехПД и т. д.). В ЦОИ включены функции ТехПД по расчету с клиентами, по обеспечению взимания платежей, агента СФТО по маркетингу, по приему заявок, расчетам тарифов, контроля подачи вагонов, информированию клиентуры и другие.
Основой для регистрации клиентов, грузоотправителей, грузополучателей и плательщиков для системы ЭТРАН является Единая база данных грузоотправителей и грузополучателей (ЕГРПО) Госкомстата России с кодом ОКПО и база данных пользователей услуг железнодорожного транспорта (БД ПУЖТ) с уникальными кодами регистрации и однозначными сведениями.
При подготовке международных и межгосударственных перевозок контроль платежеспособности экспедитора должен быть осуществлен ЦОИ в реальном времени (наличии экспедитора, наличие перевозки в плане, текущее выполнение объема, проверка платежеспособности на базе информации из внешних систем (по мере готовности), наличие запретов на перевозки и др.).
Также обеспечены:
- - формализация и централизация ведения нормативов, справочников, общих и исключительных тарифов, спецставок, разрешений и запретов на перевозки, перечня клиентов, плательщиков, экспедиторов, договоров и др. на уровне ОАО «РЖД»; формирование службы поддержки и управления распределением НСИ;
- - централизованное ведение актуального фонда алгоритмов и программ;
- - функционирование системы на основе технологии электронного обеспечения и передачи электронных перевозочных документов с обязательным оформлением и печатью на ЭВМ перевозочных документов;
- - централизованное управление техническими, программными и информационными средствами системы;
- - оперативное взаимодействие с электронными системами плательщиков (экспедиторов);
- - обеспечение уникальной нумерации перевозочных документов;
- - обеспечение каждого участника электронной системы при заключении договора на обслуживание в системе ЭТРАН персональным ключом, однозначно идентифицирующим участника;
- - централизованный учет услуг клиентам в рамках системы ЭТРАН;
- - формирование базы договоров о порядке расчетов за перевозки;
- - заблаговременное централизованное подтверждение согласия оплаты перевозки по заявке (накладной) экспедиторскими организациями и плательщиками в режиме реального времени ЦОИ и Internet.
Для осуществления электронизации документооборота перевозчик должен иметь информационную взаимосвязь с грузоотправителем (грузополучателем) и экспедитором на уровне, обеспечивающим ведение электронного технологического документооборота (ЭТД).
Система ЭТРАН взаимодействует с системой финансовых расчетов, а именно с Единой корпоративной автоматизированной системой управления финансовыми ресурсами (ЕК АСУФР). Между системами существует соглашение о разделении зон ответственности по функциям, в частности: функции ЕК АСУФР - открытие и ведение лицевого счета клиентам, экспедиторам; функции ЭТРАН - использование присвоенных кодов лицевых счетов, получение и использование сальдо лицевого счета и дебетование лицевого счета. Организовано прямое взаимодействие при списании средств с лицевого счета по всем типам документов:
- - по перевозочным документам;
- - по накопительным карточкам и ведомостям подачи/уборки;
- - при взимании штрафов.
Реализовано взаимодействие системы ЭТРАН с системами управления перевозочным процессом - Автоматизированной системой оперативного управления перевозками (АСОУП), с Автоматизированной системой управления инвестированием (АСУ ИНВЕСТ), с транспортной системой номерного слежения за вагонами ДИСПАРК, Сетевой интегрированной российской информационно-управляющей системой (СИРИУС), системой линейного района АСУ станций (АСУ СТ), АСУ контейнерным пунктом (АСУ КП), Автоматизированной системой управления станции передачи вагонов и поездов (АСУ СПВ), с таможенными органами при таможенном оформлении грузов и т. д.
Автоматизированная система управления инвестированием (АСУ ИНВЕСТ) входит в комплекс программ стратегического развития и системного управления, оптимизации управления инвестициями и инновациями. Данный комплекс программ обеспечивает координацию работы необходимых корпоративных информационно-аналитических систем для поддержки принятия управленческих решений по оптимальному достижению целей, определенных стратегией развития ОАО «РЖД».
Взаимодействие информационных систем управления сбытом грузовых перевозок.
Интеграция с АСУ станции:
- - получение из АСУ станции вагонных листов, создание накладных по вагонным листам;
- - взаимодействие с АСУ станции при визировании документов;
- - совместная регистрация клиентов;
- - ведение договоров на обслуживание путей необщего пользования.
Интеграция с АСУ КП:
- - погрузка порожних вагонов;
- - создание вагонных листов по данным сообщений из АСУ КП.
Интеграция с АСУ СПВ:
- - создание накладных по данным сообщений;
- - минимальный ручной ввод на стыковых станциях.
Интеграция с АСО УП (СИРИУС):
- - по данным заявок для организации исполнения;
- - обмен данными перевозочных документов, данными об операциях в пути следования, данными о сторнировании, данными об окончании перевозки, а в дальнейшем прямой обмен информацией между ЭТРАН и сетевой базой данных АСО УП-2 (СИРИУС).
Единая интегрированная и корпоративная информационно-управляющая система СИРИУС, работающая в реальном времени, использует метод ситуационного моделирования взаимосвязанных между собой объектов управления (сеть, дорога, линейный уровень, погрузочные ресурсы, грузы, заявки, отправки, поезда и т. д.). С помощью этой системы организуется планирование, регулирование, подвод порожних и подача вагонов в места погрузки в соответствии с заявками отправителей, обеспечивая оформление, фиксацию факта подачи вагонов и отражая его в системе ЭТРАН для организации взаимодействия отправителя с СФТО при оформлении и приеме груза к перевозке. При этом используются сформированные в системе ЭТРАН данные по договорам и дополнительным условиям перевозки с расчетами за нарушение договорных обязательств.
С использованием системы ДИСПАРК (сокращенно означает: Д - диалоговая, И - информационно-управляющая, С - система, ПАРК - парк грузовых вагонов) решаются задачи учета и анализа использования парка грузовых вагонов, принадлежащих другим юридическим и физическим лицам, находящимся в аренде, а также парка других железнодорожных администраций.
ДИСПАРК позволяет лучше обеспечивать заявки отправителей подвижным составом, контролировать работу вагонов, анализировать эффективность их использования и лучше управлять вагонным парком. Создание АРМ коммерческого диспетчера (АРМ КД) дало возможность принятия решения о приоритетности исполнения заявок грузоотправителей:
при наличии дефицита ресурсов для исполнения всего объема заявленных перевозок, при совокупности финансовых, социальных и производственных показателей конкретной заявки, во взаимодействии АСУ станции, системы СИРИУС при формировании сменно-суточного плана конкретного полигона управления.
Последовательное развитие электронного технологического документооборота с применением электронно-цифровой подписи дает возможность перейти на «безбумажную» технологию работы не только с клиентами, но и федеральной транспортной службой.