Классификация документов. Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе




 

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкции, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

 

по способу документирования: рукописные

электронные

графические

кино-, фото-, фонодокументы

 

по сфере использования: организационно-распорядительные

финансово-бухгалтерские

научно-технические

по труду

отчетно-статистические

 

по месту составления: - внутренние (документы, составляемые

работниками данного предприятия)

- внешние (документы, поступающие из других

предприятий, организаций и от частных лиц)

 

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные)

с грифом ограничения доступа (для служебного пользования, секретно, совершенно секретно, особой важности, конфиденциально, коммерческая тайна)

 

по происхождению: официальные - документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

личные - документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

 

по юридической значимости:

Подлинник (или оригинал) – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой “копия”), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Выписка – какая-то часть документа (н-р, выписка из собрания трудового коллектива, из трудовой книжки и т.д.).

Дубликат – повторно выписанный документ, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником, с пометкой “дубликат” (н-р, диплом).

 

по форме изложения:

- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (н-р, докладные записки)

- трафаретные, когда часть документа отпечатана, часть заполняется при составлении

- типовые, созданные для группы однородных предприятий

 

по срокам хранения: постоянного хранения

долговременного хранения (свыше 10 лет)

временного хранения (до 10 лет)

 

по количеству затронутых вопросов: простые

сложные

 

по отношению к аппарату управления: входящие

исходящие

внутренние

 

по сферам деятельности: управленческие

научные

технические

производственные и т.д.

 

по способу передачи документов: письма

телеграммы

телефонограммы

факсограммы и т.д.

 

по их назначению: распорядительные

плановые

учетные и т.д.

Основные направления совершенствования документации

 

Унификация Стандартизация
выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров или “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию”. процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов”.
- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; - разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; - разработку структур документов; - создание общих синтаксических правил построения документов. устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.  

С тандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

- экономии всех видов ресурсов;

- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов”. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

- международные стандарты

- государственные стандарты (ГОСТ)

- стандарты отраслей (ОСТ)

- стандарты предприятий (СТП)

- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

 

Организационно-распорядительные документы - письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

 

 

Организационные документы Распорядительные документы Информационно-справочные документы
Реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации Регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности   Сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения; позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. На основе резолюции руководителя они могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов
Виды документов: - устав - положение - регламент работы - правила внутреннего трудового распорядка - структура и штатная численность - штатное расписание - инструкция: а) по определенным направлениям б) должностная - договоры: а) учредительные б) трудовые в) гражданско-правовые Виды документов: - постановление - решение - приказ: а) по основной деятельности б) по личному составу - указание - распоряжение Виды документов: - письмо - протокол: а) краткий б) полный в) стенографический - акт - докладная записка а) внутренняя б) внешняя - докладная записка - служебная записка - объяснительная записка - справка: а) служебного характера б) личного характера - телеграмма - телефонограмма - доверенность: а) служебная б) личная - заявление - жалоба - сводка - заключение, отзыв - перечень - список - номенклатура

Организация делопроизводства на предприятии

 

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

ее назначение

 

организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами

 

Документы, регламентирующие ДОУ на предприятии

 

Виды документов Их назначение
Инструкция по делопроизводству - рациональная организация службы ДОУ - соблюдение действующих нормативных и методических документов
Номенклатура дел - создание условий для формирования, ведения и учета дел - создание условий для обоснованного распределения документов между делами, обеспечения их оперативного и безошибочного поиска в процессе повседневной работы.

 

 

Документооборот

 

– движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

 

Потоки документов,

циркулирующих между пунктами обработки информации

 

поступающие или входящие документы отправляемые или исходящие документы внутренние документы
- первичную обработку; - предварительное рассмотрение; - регистрацию; - рассмотрение руководством; - передачу на исполнение; - исполнение; - контроль за исполнением; - списание исполненного документа в дело. - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); - регистрация документа; отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях); - регистрация документа; - передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); - контроль исполнения документа; - исполнение документа; - проставление отметки об исполнении; - подшивка исполненного документа в дело.

 

Регистрация документов

 

запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года.

 

 

Три цели регистрации

 

- учет документов

- контроль за их исполнением

- справочная работа по документам.

 

 

Регистрационные формы

 

регистрационные журналы

регистрационно-контрольные карточки.

 

 

Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

- номинальный (по названию разновидности документов)

- предметно-вопросный (по содержанию документов)

- авторский (группировка в дела документов одного автора)

- корреспондентский (по корреспонденту, с которым ведется переписка, и содержанию вопроса)

- географический (объединение в одном деле документов несколько корреспондентов осуществляется по географическому признаку)

- хронологический (группировка документов по определенным периодам).


 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1. Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

2. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

3. Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, учебных заведений, учреждений культуры, историй болезней, других специфических групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом.

4. Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения, подлинники и копии документов, утвержденные документы и их проекты.

5. В дело помещается один, как правило, первый, экземпляр документа.

6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в дела на общих основаниях.

7. Дело не должно превышать 250 листов (или толщина дела, включая обложку должна быть не более 4 см).

8. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.


 

Оформление дел – это процедура подготовки дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года):

нумерация листов в деле (арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом или нумератором);

составление внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

оформление обложки дела.

Частичное оформление дел: дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.


 

Хранение документов

 

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Дела должны располагаться в местах, обеспечивающих их полную сохранность. Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся, как правило, в местах их формирования и по истечении срока хранения подлежат уничтожению. Их разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов.

 

Подготовка дел к архивному хранению

 

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

 

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, право и порядок работы. Это положение разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 19.01.1995, и Примерного положения о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 17.03.1998.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также руководителя службы ДОУ, руководителя ведомственного архива, главного бухгалтера, руководителя отдела кадров. Возглавляет комиссию руководителя предприятия или один из его заместителей.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания проводятся не реже двух раз в год и протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель предприятия.

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов (п. 3.2.6) главными функциями экспертной комиссии являются:

- организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссии соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение;

- рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений;

- организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов экспертных комиссий структурных подразделений.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянными и долговременными сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеет унифицированную форму.

Акт рассматривается и одобряется на заседании экспертной комиссии предприятия, утверждается экспертной комиссией архивного учреждения, затем руководителем предприятия, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов РФ» «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве предприятия.

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-02-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: