Расчёт и обоснование нормативов на выпуск сводного документа в предложенных условиях

Общее представление

Примем, что сводный документ «Расчётная ведомость» будет формироваться в некоторой специальной программе путём ручного ввода в неё данных из первичных документов и загрузки недостающей информации из базы данных (БД).

Пояснение основных понятий, касающихся первичной информации

Штатное расписание (форма № Т-3) — применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением); содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы («Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия»).

Наряд -первичный документ, который содержит задание, устанавливаемое непосредственно рабочему, звену или бригаде рабочих. Н. выдается до начала работы. В нем приводится перечень работ, подлежащих выполнению, норма времени и расценка за единицу работ; указываются формы оплаты труда и общая сумма заработной платы за весь объем работ (А. Азрилиян «Большой бухгалтерский словарь»).

Табель учёта рабочего времени (форма № Т-13) - первичный документ:

- для учета использования рабочего времени;

- для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
- для расчетов с работниками по заработной плате;

- для получения данных об отработанном времени.

Начисления на заработную плату (удерживания) - платежи юридических (а в отдельных случаях и физических) лиц, размер которых устанавливается в процентах от суммы заработной платы. Такими платежами являются: отчисления в пенсионный фонд; отчисления в фонд социального страхования; отчисления в фонд занятости населения; отчисления на медицинское страхование рабочих и служащих. Конкретные размеры отчислений устанавливаются нормативными актами («Энциклопедический словарь экономики и права», 2005).

Расходный ордер кассовый - первичный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями («Современный экономический словарь»).

Описание технологического процесса составления сводного документа на основе предложенной первичной документации

Для формирования сводного документа «Расчётная ведомость» (форма T-51) понадобятся следующе данные (табл. 1).

Таблица1– Сопоставление полей документа расчётной ведомости источникам данных

Расчёт и обоснование нормативов на выпуск сводного документа в предложенных условиях

Расчёт длительности цикла формирования документа, выполненныйв приложенииMicrosoftExcel, приведён на рисунке 1.

Рисунок 1–Оценка длительности цикла формирования расчётной ведомости

На данном рисунке столбец «Длит-ть III» обозначает длительность действий, соответствующих третьему уровню декомпозиции, столбец «Длит-ть II» - второму уровню и «Длит-ть I» - первому уровню декомпозиции.

Жирным шрифтом выделены значения, которые подсчитаны путём суммирования длительностей действий, являющихся декомпозицией соответствующего блока.

Время выполнения каждого действия указано в минутах.

Все элементарные действия – такие, как «Сохранить данные», «Закрыть форму» и т. д., предполагает от одной до нескольких простых манипуляций, поэтому на каждое из них в среднем может быть затрачено полминуты (0,5 минут).

Сбор первичной информации может продолжаться весьма продолжительное время, что зависит от лиц, предоставляющих этих первичные документы. Для расчёта была взята приблизительная длительность данного действия – 150 минут.

При определении длительности действия 10 («Ввести данные из штатного расписания») предполагалось, что на одного сотрудника будет затрачено около 1,5 минут. С учётом того, что в организации работают 100 человек, то и время общее составило 150 минут. Аналогично определялось время и для других действий: «Ввести данные из документа «Табель учёта рабочего времени» - 1,25 минут на человека (в сумме – 125 минут), «Ввести данные из документа «Начисления на заработную плату» - 1 минута на человека (в сумме – 100 минут).

На поиск ошибок (проверку введённых или загруженных данных) отводится в каждом случае по 9,375 минут.

Поскольку согласно условию задачи оператор по ошибке произвёл начисления сдельщикам, как повременщикам, то на исправление данной ошибки выделяется 18,75 минут ( от длительности загрузки данных из таблицы «Начисления», поскольку нужно внести исправления как раз для части от всех 100сотрудников). На другие исправление ошибок при вводе первичных данных отводится меньше – 6 минут.

Итого длительность формирования расчётной ведомости составила 700,1 минут. Это соответствует приблизительно 11 часам 41 минутам. Далее попробуем сократить данное значение.

Определение возможных вариантов сокращения длительности цикла

Длительность цикла формирования расчетной ведомости можно сократить за счет распараллеливания выполнения описанного выше технологического процесса. Причём возможны два пути распараллеливания:

- по работникам (обработка всего множества работников организации распределяется на несколько операторов);

- по характеру работы (один оператор обрабатывает первичные документу, другой – загружает данные из БД).

Для расчёта длительности процесса T_i в первом случае воспользуется следующей формулой:

,

где ceiling() – функция округления выражения до ближайшего большего целого числа;

n – количество заданий;

k_i - количество рабочих мест, одновременно выполняющих операцию;

ti – продолжительность естественных процессов.

Пусть имеется 4 оператора. При этом длительность действий 10 - 14, 18 – 21 включительно, связанные с вводом данных и их проверкой, уменьшится по формуле в 4 раза:

.

Расчёт выполним снова в приложении MicrosoftExcel (рис.2):

Рисунок 2–Расчёт длительности цикла формирования расчетной ведомости при условии распараллеливания процесса между 4 операторами

Итак, длительность цикла формирования расчетной ведомости стала равна 292,4 минутам. Это соответствует приблизительно 4 часам53 минутам. Это на 58% меньше, чем мы получили при предыдущем подсчёте.

Если предположить, что один сотрудник обрабатывает первичные документы, а другой – загружает данные из БД, то при расчёте длительности всего цикла формирования расчётной ведомости будет взята максимальная из длительностей: при выполнении действий 10 – 14 или 18 – 21.В соответствии с этим произведём пересчёт (рис.3).

Рисунок 3–Расчёт длительности цикла при условии распараллеливания вида работ

В данном случае получили значение, равное 545,4 минут, что соответствует 9 часам 6 минутам. Это на 22% меньше, чем при начальном расчёте длительности цикла формирования ведомости.

И, наконец, попробуем совместить рассмотренные способы сокращения длительности цикла – пусть 2 человека вводят данные из первичных документов, а остальные 2 – загружают данные из БД (рис.4).

Рисунок 4–Расчёт длительности цикла формирования расчётной ведомости комбинированным способом

Итак, получили длительность цикла, равную 350,2 минутам, что приблизительно соответствует 5 часам 51 минуте (на 50% меньше исходного расчёта).

Сравнив теперь полученные значения, выявим, что наименьшее значение длительности (4 часа 53 минуты) получили при распараллеливании работ между 4 работниками. Таким образом, это является в данном случае наилучшим вариантом сокращения длительности цикла формирования расчётной ведомости.