Регламент
Организации участия творческих коллективов Студенческого центра в мероприятиях, проводимых ДВФУ и сторонними организациями
г. Владивосток
Общие положения
1.1 Настоящий Регламент устанавливает правила участия творческих коллективов и исполнителей Студенческого центра (далее – СЦ) в общеуниверситетских мероприятиях, а также в мероприятиях, проводимых структурными подразделениями ДВФУ и сторонними организациями.
1.2 Регламент разработан в соответствии с Положением о Студенческом центре ДВФУ.
1.3 Данный Регламент не распространяется на мероприятия, в которых творческие коллективы и исполнители участвуют согласно планам работы Студенческого центра в целях творческого развития студентов – фестивали, конкурсы, смотры, отчетные концерты и т.п.
Основные принципы участия творческих коллективов СЦ в мероприятиях
2.1 В соответствии с Положением о Студенческом центре ДВФУ творческие коллективы СЦ ведут свою деятельность согласно утвержденным планам работ ДВФУ и СЦ ДВФУ на текущий учебный год.
2.2 Основанием для участия творческого коллектива СЦ в мероприятии являются предусматривающие данное участие документы: приказ (распоряжение) по ДВФУ о проведении мероприятия или договор, заключенный заказчиком с ДВФУ.
Порядок организации участия творческих коллективов СЦ в мероприятиях
3.1 Порядок оформления и согласования заявок, приказов и распоряжений для привлечения творческих коллективов СЦ к участию в общеуниверситетских мероприятиях, а также в мероприятиях, проводимых структурными подразделениями ДВФУ:
3.1.1 Основанием для рассмотрения вопроса об организации участия творческого коллектива в мероприятии является заявка, оформленная заинтересованным структурным подразделением ДВФУ (инициатором мероприятия) по соответствующей форме (приложение 1).
3.1.2 Заявка направляется директору СЦ по электронной почте или через систему электронного документооборота «DIRECTUM» не позднее, чем за 14 дней до начала мероприятия.
3.1.3 Заявка рассматривается дирекцией СЦ в течение трех рабочих дней после получения и заявителю предоставляется ответ о возможности или невозможности участия творческого коллектива в мероприятии.
3.1.4 Согласование в системе электронного документооборота «DIRECTUM» приказа или распоряжения о проведении мероприятия с участием творческого коллектива СЦ может быть произведено только после получения и согласования дирекцией СЦ заявки от соответствующего структурного подразделения.
3.2 Порядок оформления и согласования заявок, приказов и распоряжений для привлечения творческих коллективов СЦ к участию в мероприятиях, проводимых сторонними организациями:
3.2.1 Основаниями для рассмотрения вопроса об организации участия творческого коллектива в мероприятии, проводимом сторонней организацией, являются:
приглашение (предложение) от руководителя организации-заказчика, направленное на имя ректора ДВФУ;
заявка, оформленная организатором мероприятия или заинтересованным структурным подразделением ДВФУ (партнером организации-заказчика) по соответствующей форме (приложение 2) и направленная директору СЦ в срок не позднее, чем за 21 день до начала мероприятия;
Совместное решение об участии в мероприятии дирекции СЦ и руководителя творческого коллектива.
3.2.2 На основании согласованной в соответствии с п.3.2.1 настоящего Регламента заявки Студенческий центр или другое структурное подразделение ДВФУ (партнер организации-заказчика) готовят предусматривающие участие творческих коллективов документы: приказ (распоряжение) по ДВФУ о проведении мероприятия или договор, заключаемый между организацией-заказчиком и ДВФУ.
Особенности организации участия творческих коллективов СЦ в мероприятиях, проводимых за пределами г. Владивостока
Обязательным условием участия творческого коллектива в мероприятии, проводимом за пределами г. Владивостока, является издание приказа или распоряжения по ДВФУ, назначающего руководителя делегации, утверждающего список направляемых на мероприятие участников творческого коллектива и порядок финансирования расходов на организацию участия делегации ДВФУ в мероприятии.
4.2 Участие в поездке в составе делегации ДВФУ сотрудников СЦ или других структурных подразделений Университета оформляется в соответствии с Положением о служебных командировках федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Дальневосточный федеральный университет".
4.3 Организация, отвечающая за проведение мероприятия с участием творческого коллектива СЦ, обязана обеспечить выполнение следующих условий:
определить на все время пребывания на мероприятии участников творческого коллектива СЦ ответственное лицо, правомочное решать любые вопросы, связанные с выполнением условий настоящего Регламента;
информировать зрителей и участников мероприятия об участии в нем творческих коллективов СЦ ДВФУ в течение мероприятия доступными способами (слова ведущего, визуальная информация и т.п.);
предоставить транспорт для участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц, а также для доставки сценических костюмов, реквизита, аппаратуры и другого необходимого багажа творческого коллектива как для доставки на площадку, на которой проводится мероприятие, так и обратно на территорию ДВФУ; количество посадочных мест в транспорте должно соответствовать количеству участников творческого коллектива; транспорт предоставляется во все необходимые дни – как для участия в репетициях, так и в день проведения мероприятия; предоставляемый транспорт должен иметь в обязательном порядке пройденный технический осмотр и соответствовать нормам и нормативам эксплуатации, утвержденным в РФ;
предоставить для участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц гостиничные номера в том случае, если по условиям проведения мероприятия запланирована остановка на ночь, или же произошла временная задержка с началом или завершением мероприятия;
организовать питание участников творческого коллектива и сопровождающих от ДВФУ лиц в случаях, если продолжительность общей занятости участников коллектива в мероприятии (в том числе проезд, репетиции и ожидание начала мероприятия) превышает 4 часа; питание организуется путем предоставления каждому участнику коллектива сухого пайка (при занятости на мероприятии до 6-ти часов) и полноценного горячего питания (при занятости на мероприятии более 6-ти часов);
предоставить на площадке не позднее, чем за два часа до начала выступления, для участников творческого коллектива гримерные комнаты; гримерные комнаты должны по своим размерам соответствовать числу участников коллектива, оборудованы зеркалом, вешалами для одежды и стульями; обязательно наличие утюга с гладильной доской, питьевой воды без газа, пластиковых стаканов и салфеток; ключи от гримерных комнат передаются ответственному лицу от творческого коллектива;
предоставить согласно заранее переданному организаторам техническому райдеру творческого коллектива СЦ ДВФУ звукоусилительную аппаратуру, сценический свет и видео оборудование; в течение всего времени репетиции и непосредственно мероприятия на площадке должны обязательно находиться от принимающей стороны звукорежиссер, художник по свету, оператор мультимедиа, рабочие сцены;
организовать проведение репетиций и непосредственно мероприятия в четко оговоренные временные промежутки;
осуществить меры по охране правопорядка и безопасности участников творческого коллектива при проведение репетиций и непосредственно самого мероприятия.
В случае невыполнения какого-либо из условий, предусмотренного п. 4.3 настоящего Регламента или отсутствия подтверждения соблюдения настоящего Регламента со стороны организатора, руководство СЦ ДВФУ оставляет за собой право отменить участие творческого коллектива в мероприятии.
Директор СЦ ДВФУ С.В. Матлин
Приложение 1
Директору Студенческого центра ДВФУ
С.В. Матлину
Заявка