Согласно ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" "все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами".[2, с.45] Госкомстатом России разработаны и утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, касающиеся товарных операций[15, с. 67]:
а) Постановлением от 18.08.1998 N 88 - по учету результатов инвентаризации; [16, с. 50]
б) Постановлением от 25.12.1998 N 132 - по учету денежных расчетов с населением при осуществлении товарных операций с применением контрольно-кассовых машин, общих торговых операций, операций при продаже товаров в кредит, торговых операций в комиссионной торговле, операций в общественном питании; [17, с. 32]
в) Постановлением от 09.08.1999 N 66 - по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения. [18, с.27]
Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров и их выбытие.
В организации торговли и общественного питания товары поступают главным образом от поставщиков. Движение товаров от поставщика к покупателю оформляется сопроводительными документами, предусмотренными договорами поставки и правилами перевозки грузов. Основными сопроводительными документами, которые выписывают поставщики, являются товарно-транспортная накладная, товарная накладная (форма N ТОРГ-12) и счет-фактура (на сумму НДС, относящегося к товарам).
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом.(Приложение Б)
При доставке товаров от иногородних поставщиков транспортные организации выписывают при следовании груза по железной дороге - железнодорожную накладную, а водным путем - коносамент.
В зависимости от особенностей товаров к вышеуказанным документам могут быть приложены документы, подтверждающие массу (количество) товаров (упаковочный ярлык (форма N ТОРГ-9), спецификация (форма N ТОРГ-10), расходный отвес (спецификация) (форма N ТОРГ-19) и др.) или их качество (качественное удостоверение, сертификат, справка о результатах лабораторных анализов и др.).
При закупке товара и его приемке необходимо проверить наличие сертификата соответствия на закупаемый товар.
Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству и ее документального оформления регулируются договорами поставки, техническими условиями и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.
Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в сопроводительных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности - требованиям, предусмотренным в договоре.
Порядок приемки товаров и ее документального оформления зависит: от места приемки (на складе поставщика, от транспортной организации, на складе покупателя), характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), степени соответствия фактически поступивших товаров условиям договора и сопроводительным документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов и т.п.
Приемка товаров, получаемых от поставщиков, может быть от транспортной организации, на складе поставщика и на складе покупателя.
Если материально ответственное лицо получает товары на складе поставщика или на станции железной дороги (в аэропорту, морском или речном порту), то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право на получение товаров. Порядок оформления доверенностей, получения по ним товаров установлен Гражданским кодексом РФ (ст. ст. 185 - 189). [19, с.78]
Для получения товаров от транспортной организации материально ответственному лицу кроме доверенности выдается грузовая квитанция. Предъявив указанные документы и паспорт представителям транспортной организации, материально ответственное лицо получает от них соответствующие сопроводительные документы.
При приемке товаров прежде всего следует проверить, была ли обеспечена сохранность груза при перевозке. С этой целью проверяют целостность вагона или контейнера, наличие и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность тары и упаковки и т.п. Если никаких повреждений не обнаружено, получатель делает об этом отметку в транспортном документе. Если органы транспорта выдают груз без проверки массы, то это отмечается в транспортном документе.
Незатаренные грузы при приемке перевешивают. При этом выписывается приходный грузовой отвес (форма N ТОРГ-17). Факт приемки груза удостоверяется подписями получателя и представителя транспортной организации.
В случае установления при приемке товаров каких-либо нарушений, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест сопроводительным документам и т.п. получатель должен потребовать от транспортной организации обязательную проверку количества мест или массы груза. Если будут установлены факты недостачи или порчи груза, составляется коммерческий акт.
Если выявленная недостача не превышает установленных норм естественной убыли, коммерческий акт не составляется, но об этом делается отметка в транспортном документе.[20, с.435]
Приемка товаров на складе поставщика проводится путем проверки соответствия количества и качества товаров данным сопроводительных документов.
Если товары находятся в ненарушенной таре, их приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе. Прием (сдача) товаров оформляется подписями лиц, получивших и сдавших ценности.[21, с.121]
Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ли ценности в таре или без нее.
В первом случае товары принимают по массе нетто или количеству товарных единиц, а во втором случае - по количеству мест и массе брутто (приемка товаров по качеству и комплектности осуществляется в момент вскрытия тары).
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) составляется акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1). Вместо этого документа оприходование товаров может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, где указывается дата приемки товаров, номер и дата сопроводительного документа, стоимость принятых товаров и тары, подпись материально ответственного лица.
В случае несоответствия фактического наличия товаров данным сопроводительных документов или отклонений от качества, установленного в договоре, должен составляться акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (отечественных - форма N ТОРГ-2, импортных - форма N ТОРГ-3). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой входят представители поставщика и покупателя (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика).
При поступлении от поставщиков товаров без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4).
При поступлении от поставщиков тары, включенной в цену товара, составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма N ТОРГ-5). [22, с.320]
Основным видом выбытия товаров является их продажа.Продажа товаров в оптовой торговле оформляется документально в вышеуказанном порядке. В бухгалтерии при журнально-ордерной форме учета выбытие товаров и тары отражают в журнале-ордере по кредиту счета 41 «Товары». Записи в регистре ведут не по каждому первичному документу в отдельности, а в целом по товарному отчету. На каждый отчет отводится одна строка, где показывают остаток товаров на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту счета 41 «Товары» с указанием корреспондирующих счетов и остаток товаров на конец отчетного периода. Оборот по кредиту этого счета должен быть равен общей сумме расхода товаров в том же отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с соответствующими показателями в товарном отчете.
По окончании месяца в учетном регистре по счету 41 «Товары» подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам.
Бухгалтер, составивший учетный регистр по счету 41 «Товары», датирует его и подписывает. Итоги журнала-ордера записывают в Главную книгу. Дату этой записи и подпись лица, ее сделавшего, указывают в журнале-ордере.
Для учета выручки от продажи товаров предназначен счет 90 «Продажи». По документам, подтверждающим отпуск товаров покупателям на сумму выручки, составляется бухгалтерская запись по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с кредита счёта 90 «Продажи» субсчёт 1 «Выручка». На начисление НДС с суммы выручки делается проводка по
дебету счета 90 «Продажи» субсчет 3 «НДС» с кредита счета 68 «Расчеты по
налогам и сборам». Списание учетной стоимости продажи товаров отражают
записью по дебету счета 90 «Продажи» субсчет 2 «Себестоимость продаж» с
кредита счета 41 «Товары» субсчет 1 «Товары на складах». По дебету счета
90, субсчет 2 «Себестоимость продаж» отражается покупная стоимость
реализованных товаров, расходы на продажу, относящиеся к реализованным
товарам; по дебету счета 90, субсчет 3 «НДС» - налог на добавленную
стоимость. По кредиту счета 90, субсчет 1 «Выручка» фиксируется
продажная стоимость реализованных товаров с учетом налога на
добавленную стоимость.
Кроме вышеуказанных товарных операций могут быть и другие операции, которые оформляются соответствующими документами: актом о порче, ломе товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-15), актом о списании товаров (форма N ТОРГ-16), актом о переборке (сортировке) плодоовощной продукции (форма N ТОРГ-21), инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительной ведомостью результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19) и др.
Возврат поставщику товаров при несоответствии их стандарту, техническим условиям или договору оформляется товарной накладной (форма N ТОРГ-12).
Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально ответственные лица (бригады), проводится на основании распоряжения руководителя организации и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13). [23, с. 144]