Отвечает
Кристина МАСЛОВА,
бизнес-ассистент управляющего директора компании Infographer
Задач так много, и порой я не знаю, за что браться. Я чувствую, что ничего не успеваю. Как мне организовать рабочий процесс, чтобы на все хватило времени?
Мария, секретарь
Работа ассистента требует большой скорости выполнения задач, креативности, ответственности и находчивости. Но даже если у вас есть все качества отличного помощника, то успеть все за 24 часа нереально. Организуйте свои дела так, чтобы сделать максимум, никого не обделить вниманием и не забыть о себе.
Еще по этой теме
«Самокоучинг для секретаря: как стать наставником самому себе »
Находите время для отдыха. В состоянии стресса и усталости наш организм экономит недостающую энергию. Работоспособность катастрофически снижается. Поэтому обязательно отдыхайте хотя бы 15–20 минут. Одна моя коллега несколько раз в день выходит на улицу буквально на 5 минут, чтобы подышать воздухом. Способность вовремя сделать перерыв качественно влияет на вашу трудоспособность. Старайтесь всегда полноценно обедать. Также не забывайте высыпаться.
Сортируйте задачи по степени важности. Большинство ассистентов – перфекционисты и не любят откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Но надо знать меру и уметь вовремя остановиться – все успеть сделать невозможно. Разделите задачи по срокам выполнения и сгруппируйте по людям, которые вам их дали. Разумеется, шефа поставьте на первое место. Остальных сотрудников ранжируйте в зависимости от важности задачи.
Например, согласовать за шефа командировку его подчиненному может быть очень важно. Количество рейсов в страну назначения ограниченно, и цена на них будет быстро меняться. Поэтому не откладывайте эту задачу на потом.
Объединяйте задачи. Есть много личных и рабочих задач, которые можно объединить, чтобы не тратить на них время. Так, если руководитель просит вас купить что-то в аптеке, подумайте, может быть и вам там что-то нужно. Если мы заказываем конфеты и шампанское на Новый год или на другие праздники, и их привозят в офис, то я покупаю и для себя, разделив счет на две части. Такой подход экономит время.
Учитесь делегировать. С этим у большинства ассистентов проблемы. Мы считаем, что проще и быстрее сделать все самим, чем тратить время на объяснения и проверки. Однако задач становится больше. И если вам, например, нужно отправить большую группу коллег в командировку, пусть бюджет подсчитает агентство. Скорее всего, вы это сделаете лучше, точнее и сэкономите деньги, но потратите много времени.
Еще по этой теме
«Предотвращение синдрома профессионального выгорания, или Как получать от работы больше удовольствия »
Избавляйтесь от простых задач. Задания, которые требуют одного письма или звонка, делайте сразу. Потому что простые и несрочные задачи накапливаются. Не стремитесь успеть все сделать сегодня. Но если вам нужно напомнить коллеге о том, что он обещал прислать информацию, лучше позвоните или напишите ему сразу. Не засоряйте свою память. Ощущение, что накопилось много мелких дел, негативно влияет на рабочий процесс.
Приходите в офис пораньше. Спокойное утро – то, что надо, чтобы хорошо начать рабочий день. Ранним утром в офисе мало коллег. Налейте любимый чай или кофе и сделайте небольшие накопившиеся дела, чтобы не тратить время днем, когда вы всем нужны. У вас есть время разобрать почту, сделать авансовый отчет, рассортировать документы, посмотреть расписание шефа. Вечером лучше ложитесь спать пораньше, если можете.
Еще по этой теме
«Как превратить минусы работы секретаря в плюсы »
Организуйте рабочее место. Разбирайте и выкидывайте ненужные бумаги сразу. Не засоряйте рабочее пространство. Количество времени, которое можно потратить на поиск в кипе бумаг одной нужной, не поддается исчислению. Помните, что ваше время бесценно, – учитесь тратить его с умом.
Когда я ухожу вечером из офиса, мой стол почти всегда идеально чист, а документы разложены по папкам, есть папки и в Outlook, в которых хранятся часто используемые электронные документы.
Чтобы все успевать, получайте удовольствие от того, что делаете. Понятно, что какие-то задачи вам нравятся больше, а другие меньше. Найдите то, ради чего вы приходите на работу каждый день. Обязательно хвалите себя за успехи. Руководители не всегда говорят спасибо – они и не обязаны это делать, потому что мы выполняем свою работу. Поэтому даже после маленьких побед напоминайте себе, что вы – молодец! Без ассистента рабочий день руководителя был бы в разы сложнее.