Трудовая книжка
В оглавление
Общие положения по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации.
Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек приведены в ст. 66 ТК РФ. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами:
· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
· Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
· Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
· Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);
· Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г.);
· Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);
· Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).
Трудовые книжки в организации заказывает служба (или работники), которая обеспечивает ее бланками. Следует учитывать, что согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и бланков вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (Пример 2.8).
За нарушение требований, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Извлечение
из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда
1.Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятисот до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2.Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым I административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.
В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.
Основные требования по ведению трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 февраля 2004 г., в трудовой книжке делается запись: «05.02.2004» (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек), хотя руководитель правового департамента Минтруда России пояснил в своем интервью, что на титульном листе дата оформляется все же словесно-цифровым способом: «5 февраля 2004 г.».
Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В соответствии с п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся:
· сведения о работнике;
· сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
· сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Под работодателем подразумевается организация (юридическое лицо) или индивидуальный предприниматель, с которым работник заключает трудовой договор. Само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может - ее оформляет представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, занимающий должность генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица - работодателя или сам индивидуальный предприниматель.
Некоторые кандидаты пытаются оформить новую трудовую книжку, чтобы не работать по совместительству, а также чтобы скрыть неблагоприятное увольнение, например за прогул, за утрату доверия и т.п., поэтому кадровику желательно брать у работника заявление с просьбой завести ему трудовую книжку, чтобы снять с себя ответственность за заполнение новой трудовой книжки (Пример 2.9).
При первичном оформлении трудовой книжки присутствие работника обязательно. Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку также при первичном ее оформлении.
Фамилия, имя и отчество работника указываются полностью без сокращений и замены имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Фамилия и имя могут подвергаться изменению в течение жизни (например, в связи со вступлением в брак или его расторжением), поэтому сведения о работнике желательно вносить, чуть смещая их влево, чтобы оставалось место для отражения возможных изменений.
Дата рождения также записывается полностью (число, месяц, год). На титульном листе она указывается по правилам делопроизводства: «10 марта 1971 г.». Во всех остальных разделах трудовой книжки даты указываются кодированным способом, например: «10.03.1971».
Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа об образовании - аттестата, диплома, удостоверения или иного документа.
В трудовой книжке в расшифровке к строке «Образование» нет тех ограничений, которые существовали в форме 1973 г., - «н/среднее», «среднее» и т.д. Согласно п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в трудовую книжку вносится запись об основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании. Поэтому запись о среднем образовании должна приводиться полностью - «среднее общее» либо «среднее профессиональное».
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, на основании других документов. Например, в дипломе о среднем профессиональном образовании принимаемой на работу работницы указана специальность «секретарь»:
Дата заполнения трудовой книжки указывается таким же образом, как и дата рождения работника, - «20 января 2004 г.». После этого принимаемый на работу ставит свою подпись, таким образом заверяя правильность внесенных сведений (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
В строке, предназначенной для подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проставляется подпись заполняющего трудовую книжку. Подпись должна быть такой, чтобы можно было идентифицировать ее с фамилией поставившего ее лица. Это значит, что нужно указать фамилию полностью, без графических сокращений и объединений с инициалами.
После этого в специально обозначенном месте проставляется оттиск печати. Если у кадровой службы есть своя печать, проставляется ее оттиск. Эскиз печати или ее эталонный оттиск должен быть утвержден в установленном порядке. Если у кадровой службы нет своей печати или в организации вообще нет такого структурного подразделения, то проставляется оттиск печати организации (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
