Сведения о работе. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации. Сокращенное наименование организации указывается только наряду с полным наименованием и в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Указывать только сокращенное наименование недопустимо. Строка, в которой приводится наименование организации, не нумеруется. Под заголовком производятся следующие записи:
· В графе 1 ставится порядковый номер записи.
· В графе 2 указывается дата приема на работу.
· В графу 3 в соответствии со штатным расписанием вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
При этом если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного (структурное подразделение указано в письменном трудовом договоре), то запись делается с указанием конкретного наименования этого структурного подразделения. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, в противном случае работник лишается права на льготы (например, льготной пенсии).
В частности, в настоящее время действуют:
· Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (по отраслям);
· Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в ред. от 17 сентября 2007 г.);
· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367, в ред. от 18 июля 2007 г.).
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если за время работы на предприятии работник получает новый разряд (категорию, класс и т.д.), то в трудовую книжку делается соответствующая запись, равно как при получении второй профессии или специальности. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация (наименование организации) с 00.00.0000 переименована в (новое наименование организации)», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Сведения об увольнении. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку работника производится в следующем порядке: В графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата увольнения.
В графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора).
В графе 4 указываются наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным п. 4 и 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Примеры формулировок приказов и записей в трудовую книжку при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ представлены в отдельном файле.
Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования). При внесении в трудовую книжку новых сведений руководствуются п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Если изменились фамилия, имя, отчество или дата рождения, то старые сведения зачеркиваются одной линией и рядом записываются новые.
Если же работник получил новую профессию, специальность, то ранее внесенные записи не исправляются, а всего лишь дополняются - рядом с ними через запятую указывается новое образование, новая профессия или специальность.
Если работник получил второе высшее профессиональное образование, нужно иметь в виду, что Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает внесение записи о втором высшем образовании. Но ее положения все же позволяют решить этот вопрос. Например, в трудовой книжке работника в строке «Образование» записано «высшее профессиональное», в строке «Профессия, специальность» записано «экономист». Допустим, работник получил второе высшее профессиональное образование - юридическое, ему присвоена новая квалификация - «юрист». В этом случае строку «Образование» оставляют без изменений, а в строке «Профессия, специальность» через запятую указывают «юрист». При этом руководствуются п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в котором сказано, что дополнение записей о полученных новых профессии и специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей.
Помимо дополнения записи, на внутренней стороне обложки трудовой книжки обязательно делается пометка, на основании какого именно документа внесены эти дополнения. Необходимо указать, какое именно действие произведено (изменение или дополнение), а также привести реквизиты документа. Запись заверяется подписью кадровика или руководителя организации и печатью организации либо кадровой службы.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек (при чрезвычайных обстоятельствах).
Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при необходимости изменения конкретной записи в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории). Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Запись о времени прохождения военной службы. Вносится запись о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 4 декабря 2007 г.), а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.
Запись эта делается по месту новой работы со ссылкой на военный билет работника.
Оставлена за бортом альтернативная служба. Но исходя из положений Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 113-ФЗ «Об альтернативной гражданской службе» (в ред. от 6 июля 2006 г.) призванный на альтернативную службу должен быть уволен с места своей работы, после чего ему следует заключить срочный трудовой договор по месту альтернативной службы на время этой службы. По месту альтернативной службы ему оформляется трудовая книжка. Соответственно, если до этого трудовой книжки у него не было, ее должен оформить ему работодатель по месту альтернативной службы.
Записи о времени обучения. В трудовую книжку должны вноситься записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Данные записи должны вноситься в трудовые книжки теми организациями, в которых работают лица, обучающиеся в период работы. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек такие записи на основании соответствующих аттестатов и подобных документов могут сделать и те организации, где работники работают в настоящее время, а обучались, работая в другой организации. В трудовую книжку имеет смысл вносить записи только о повышении квалификации (разряд, категория, т.е. изменения наименования должности (повышения по должности)). Обратите внимание, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек не описывается, как конкретно делать данные записи. Один из вариантов внесения такой записи представлен ниже.
Запись о награждении почетной грамотой организации. В раздел «Сведения о работе» вносят запись, руководствуясь п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Данная запись заверяется печатью организации только при увольнении работника.
Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. До 6 октября 2006 г. индивидуальные предприниматели не имели права делать записи в трудовые книжки своих работников, однако они и тогда были обязаны вести кадровый учет по установленным в стране правилам. В частности, индивидуальные предприниматели обязаны были издавать приказы о приеме работников на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпусков и др.
После вступления в силу изменений, внесенных в Трудовой кодекс Российской Федерации, все индивидуальные предприниматели обязаны делать в трудовые книжки своих работников соответствующие записи. Порядок внесения таких записей был разъяснен в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17 «О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ», согласно которому в случае увольнения работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г., запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания. Соответственно, в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме его на работу со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. При этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, на следующей строке в графе 1 - порядковый номер, в графе 2 - дата приема на работу, в графе 3 - стандартная запись «Принят в подразделение (тип подразделения, если есть структурные подразделения) на (наименование должности либо профессии)», в графе 4 делается ссылка на дату и номер приказа о приеме на работу, изданного в свое время.
Если приказ о приеме на работу, в нарушение ст. 68 ТК РФ, не был издан своевременно, необходимо сделать это сейчас, издав приказ с обратной силой (т.е. распространив его действие во времени назад). Все даты в этом приказе будут подлинные: и дата издания приказа, и дата приема на работу (Пример 2.10).
В этом случае запись в трудовой книжке должна выглядеть следующим образом:
Выше были приведены примеры записей в трудовые книжки, которые уже были заведены работникам предыдущими работодателями.
Если же до поступления на работу к индивидуальному предпринимателю (до 6 октября 2006 г.) работник не работал по трудовому договору и не имел трудовой книжки, индивидуальный предприниматель обязан завести ему трудовую книжку, на титульном листе которой должна стоять подлинная дата ее выдачи (разумеется, более поздняя, чем дата приема на работу).
Хранение и учет трудовых книжек. Трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 2.11), в которой регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе вместе с трудовыми книжками, т.к. также является документом строгого учета и отчетности. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» была утверждена форма Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Пример 2.12). Эта книга является бухгалтерским документом, т.к. в ней учитываются не только бланки, но и средства, затраченные на их приобретение.
До вступления в силу Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек в 2003 г. многим кадровикам приходилось хранить у себя в сейфе вместе с трудовыми книжками работников чистые бланки книжек и вкладышей, а также деньги, которые взимались с работников на приобретение новой книжки либо вкладыша в нее. При этом раз в месяц необходимо было отчитываться за эти денежные средства перед бухгалтерией. После вступления в силу новой Инструкции работа облегчилась, т.к. теперь ответственность за чистые бланки, а также за денежные средства полностью перекладывалась на работников бухгалтерии.