Отдел кадров – это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства: оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности [4].
Кадровая политика - совокупность целей и принципов, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую политику осуществляется реализация целей и задач управления человеческими ресурсами, поэтому её считают ядром системы работы с человеческими ресурсами. Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит своё отражение в следующих нормативных документах [4].
Контроль исполнения — непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными
Управление кадровыми перемещениями — подбор и расстановка кадров с целью нахождения оптимального размещения работников в структуре производственного коллектива. [6].
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников [1].
Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации [1].
Также основными задачами отдела кадров являются:
· организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
· создание эффективной системы штатных сотрудников;
· разработка карьерных планов сотрудников;
· разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы [1].
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся [2]:
· Выявление потребностей организации в новых сотрудниках. Основываясь на запросах других структурных подразделений, отдел кадров принимает решение о необходимости и финансовой возможности найма рабочей силы в компанию.
· Поиск необходимых кадров и прием их в штат. Кадровики проводят поиск сотрудников на определенные должности, осуществляют первичную проверку знаний потенциальных работников. На этой ступени важную роль играет взаимодействие с другими отделами, которые нуждаются в новых сотрудниках.
· Ведение штатного расписания. Кадровый отдел поддерживает непрерывную работу предприятия посредством составления штатного расписания. Кадровик должен учитывать ситуации отсутствия работника на его рабочем месте (отпуск, больничный, увольнение и т.д.) и в соответствии с этим регулировать расписание.
· Работа с трудовыми книжками. Одной из основных функций отдела является ведение, хранение, внесение записей, а также выдача трудовых книжек.
· Оформление локальных правовых актов. Кадровая служба работает с внутренней документацией компании, предварительно получив одобрение вышестоящего руководства.
· Повышение квалификации сотрудников. Выявление знаний сотрудников, а также обеспечение роста их профессиональной квалификации посредством прохождения специальных обучающих курсов.
· Ведение воинского учета в организации. Согласно законодательству, на предприятии нужно организовывать обособленный стол воинского учета. Часто в организациях данные функции также возлагаются на кадровый отдел.
· Ведение документооборота в кадровой сфере. При отсутствии отдела канцелярии, их непосредственные функции также могут выполняться кадровым отделом: предоставление сотрудникам справок и документов об их трудоустройстве, учет и архивирование приказов вышестоящего руководства.
· Исследование кадровой политики и нынешней кадровой системы компании. Отдел кадров должен осуществлять выявление и сбор информации об эффективности работы наемных сотрудников, а также внесение предложений по оптимизации и повышению производительности.
· Контроль дисциплины в компании. По согласованию с кадровым отделом сотрудникам выносятся взыскания и поощрения.
· Исследование текучести персонала. Отбор инструментов для снижения ее уровня.
· Ведение регистрации отпусков, создание графиков, утверждение и оформление отпусков согласно нормативно-правовым нормам.
· Включение программ мотивации сотрудников.
· Составление расписания штатов компании. Ведение личных дел работников, предоставление сотрудникам справок и документов оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов
· Осуществление аттестации сотрудников штата.
· Осуществление профессиональной оценки работников, создание и подготовка программы карьерного роста.
Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности [5].
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются [5]:
· эффективность подбора и расстановки сотрудников;
· справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
· продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
· быстрое и эффективное решение личных проблем.
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности [2].
В небольших компаниях, где примерно до 100 работников, достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором [2].
В организациях средних размеров, где от 100 сотрудников до 500 человек, целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов. На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников [2].
Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия [1]:
· Взаимодействие с бухгалтерией организации.
Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.
Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.
· Взаимодействие с юридическим отделом.
Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.
· Взаимодействие с другими подразделениями компании.
По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании [1].
Список основных документов для отдела кадров [2]:
· Правила внутреннего трудового распорядка.
· Положение об оплате труда.
· Трудовой договор.
· Приказы по личному составу.
· Штатное расписание.
· График отпусков.
· Личная карточка работника.
· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
· Трудовая книжка.
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
· Журнал учета мероприятий по контролю.
· Заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.
В круг функциональных обязанностей специалистов кадровых служб, как правило, включается обязанность заполнять и сдавать обязательную отчетность по кадрам организации [2].
Отчетность по кадрам можно разделить на:
· Внешнюю (обязательную) отчетность, установленную законодательством.
· Внутреннюю отчетность, установленную приказом в рамках конкретного нанимателя.
Стандартный перечень контролирующих организаций в которые нужно сдавать такие отчеты [2]:
· Если организация принимала на работу или увольняла иностранного работника – отчет в МВД (по мере необходимости).
· Если трудоустроены военнообязанные граждане – в Военкомат (по мере необходимости).
· Если планируется ликвидация организации или массовые сокращения – в Службу занятости.
Раз в месяц специалист отдела кадров предоставляет следующие отчеты [2]:
· В службу занятости – о наличии свободных мест.
· В пенсионный фонд России – о застрахованных лицах.
· В Росстат – данные и статистика по сотрудникам.