Модуль сбора и первичной обработки данных должен обеспечивать выполнение перечисленных ниже основных функций:
– ввод данных;
– просмотр данных;
– редактирование данных;
– формирование отчётов;
– создание новых форм отчетности;
– передача данных на верхний уровень;
– авторизация пользователей;
– разграничение доступа;
– печать отчетов;
– организация интерфейса с электронной почтой.
Ввод данных должен осуществляться двумя способами: оператором непосредственным вводом данных с клавиатуры и из файла формата XLS. Оператор должен вводить данные с помощью специального интерфейсного окна. Он должен иметь возможность при вводе данных сохранять введенные данные и редактировать данные до сохранения. Вводить данные может только оператор или другое лицо, несущее ответственность за правильность ввода данных.
Просмотр данных должен осуществляться оператором или другим должностным лицом, которому будет доступен режим просмотра, с помощью специального интерфейсного окна. Оператор или другое лицо при просмотре данных не должен иметь возможности редактировать или вводить новые данные.
Под редактированием данных понимается корректирование старых данных. Редактирование должно осуществляться оператором с помощью клавиатуры и специального интерфейсного окна. Оператор должен иметь возможность после редактирования данных сохранять изменённые данные. Функция редактирования должна быть доступна после ввода новых данных, как до сохранения, так и после сохранения. Возможность редактирования данные должен иметь только оператор или другое лицо, несущее ответственность за правильность редактирования данных.
Функция формирования различных отчётов должна обеспечить возможность подготовки следующих форм статистического наблюдения, утвержденных нормативными правовыми актами Российской Федерации:
– форма ОШ-1 «Сведения о дневном общеобразовательном учреждении на начало учебного года»;
– форма ОШ-2 «Сведения о финансировании и расходах дневного общеобразовательного учреждения»;
– форма ОШ-5 «Сведения о вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении на начало учебного года»;
– форма ОШ-9 «Сведения о допрофессиональной и профессиональной подготовке обучающихся 8-11 (12) классов в дневном общеобразовательном учреждении»;
– форма 1-ДО «Сведения об учреждениях дополнительного образования детей»;
– форма Д-13 «Сведения об образовательных учреждениях для детей–сирот и детей оставшихся без попечения родителей».
– форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» по параграфам;
– форма 85-к «Отчет о деятельности дошкольного образовательного учреждения»;
– форма 83-РИК №Сведения о численности и составе педагогических работников общеобразовательных учреждений»;
– форма 1-ОД «Сведения об образовательном учреждении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей».
Функция создания новых форм отчётности должна обеспечить возможность формирования пользователями новых форм статистической отчетности, которые в будущем могут быть введены в соответствии с нормативными документами Российской Федерации. Кроме того, можно, а подчас и необходимо, иметь более удобные формы статистической отчетности, которые бывают необходимы для принятия управленческих решений.
Под передачей данных на верхний уровень понимается отправка данных на уровень муниципальных и республиканских управлений образования с целью их размещения в единой базе данных района или региона. Передача данных должна осуществляться оператором или другим должностным лицом, ответственным за отправку данных, с помощью специального интерфейса с электронной почтой.
Каждый пользователь в системе должен выполнять определенную роль согласно своим должностным обязанностям. Поэтому под авторизацией пользователей понимается табличное задание прав доступа каждого субъекта (пользователя) к каждому объекту. Авторизация пользователей должна осуществляется с помощью специального интерфейсного окна, где необходимо ввести имя и пароль.
При разграничении доступа пользователю должен быть однозначно задан набор правил взаимодействия с объектом - доступ на запись, чтение, редактирование. Печать отчетов должна осуществляться оператором с помощью принтера любой конфигурации. Печатать отчёты может только оператор или другое лицо, несущее ответственность за печать отчётов.Под организацией интерфейса с электронной почтой понимается специальное интерфейсное окно, позволяющее передавать необходимые данные на верхний уровень по электронной почте. Отправка данных осуществляется оператором или другим должностным лицом, ответственным за передачу данных.