Информационно-справочные документы
1. Справки — документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Расположение и смысловое наполнение частей
Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера (справки служебного характера) и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт (справки личного характера). Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Справкаслужебного характера составляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.
При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает...» и т. д.
В тексте этого документа указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
Клишированные конструкции
Содержание информации: Дана в том, что... действительно работает в... (является студентом) / Ф. И. О. (в им. п.) действительно работает в...
Обозначение адресата: Дана для представления в...
Образец
Московское городское объединение
книжной торговли «Москнига»
Кировское районное книготорговое
объединение
Магазин №
Генеральному директору
объединения «Москнига»
Горбунову А. В.
Справка
Дата Номер
О комплектовании товарных фондов в 201__ г.
В 201__ г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база «Москнига» —...
2. Объединение «Книгоэкспорт» —...
3. Издательство «Прогресс» —...
4. Специальная книжная экспедиция —...
Директор магазина _____________________ И. И. Иванов
Подпись
2. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.
Докладные записки различаются по целям их написания:
· информационная (представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ);
· отчетная (информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.);
· инициативная (служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями — нарушениями, простоями и т. д.).
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней. Если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать:
· наименование организации;
· название вида документа (докладная записка);
· дату;
· номер;
· место составления;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись руководителя организации;
· фамилию исполнителя;
· номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает:
· наименование структурного подразделения;
· наименование вида документа (докладная записка);
· дату;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Текст докладной записки состоит из вводной (констатирующей) и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка, наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает составитель.
3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
4. В докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении, о проверке и пр.
Клишированные конструкции
Ключевое слово докладной записки — Прошу...
Широко используются конструкции: в связи с... в соответствии с... возникла необходимость (чего?)... согласовать вопрос...
Образец
Коммерческий отдел Директору ООО «Торговый дом»
Воробьеву С. К.
Докладная записка
22.03.2003 № 78
Москва
О покупке компьютеров
Довожу до вашего сведения, что в настоящее время 3 (трех) имеющихся в коммерческом отделе компьютеров недостаточно.
В целях повышения эффективности работы коммерческого отдела прошу рассмотреть вопрос о дополнительной покупке 2 (двух) компьютеров.
Начальник коммерческого отдела ______________ Л. И. Сухоруков
Подпись
3. Служебная записка.
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Однако этот вид документа широко используется в управленческой практике.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Обратим внимание на то, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.