Утверждаем локальный нормативный акт
В процессе деятельности любой работодатель сталкивается с необходимостью принятия локальных нормативных актов (ЛНА). При этом некоторые из них (например, правила внутреннего трудового распорядка) должны быть утверждены и доведены до сведения работников еще до заключения трудовых договоров с ними. В данной статье разберемся с нюансами утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Что такое ЛНА?
ТК РФ не содержит четкого определения локальных нормативных актов. В ст. 8 ТК РФ указано, что работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Из изложенного следует, что локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, - это акт, принимаемый работодателем с целью управления организацией и трудом в ней, рассчитанный на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц, состоящих в трудовых отношениях с данным работодателем.
Таким образом, ЛНА характеризуются следующими признаками:
1) являются нормативными подзаконными актами;
2) принимаются единолично работодателем или с учетом мнения представительного органа работников, а также в случаях, предусмотренных законодательством;
3) действуют в пределах организации (индивидуального предпринимателя) в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы;
4) не должны противоречить коллективному договору и принципу "запрета ухудшения положения работника по сравнению с трудовым законодательством".
Поскольку ТК РФ не установлены требования к форме ЛНА, работодатель определяет ее самостоятельно. Наиболее распространенные формы - это:
- положение,
- правила,
- инструкция.
По мнению Роструда, к локальным нормативным актам организации относится и штатное расписание, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1).
Содержание ЛНА
Структура и содержание ЛНА обусловлены двумя вещами: вопросами, в отношении которых необходимо их принятие, и спецификой деятельности организации.
При составлении ЛНА можно обратиться к двум актам, которые носят рекомендательный характер:
- Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33);
- Унифицированной системе документации. Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Требованиям к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
К сведению. Обратите внимание: при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТа Р 6.30-2003 для проектирования форм документов является обязательным.
Текст локального нормативного акта составляется на государственном языке РФ или на государственных языках ее субъектов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ (п. 3.20 указанного ГОСТа).
Содержание локального нормативного акта должно соответствовать как действующему трудовому законодательству, так и документам, изданным работодателем по этому вопросу ранее.
Текст ЛНА лучше всего разделить на отдельные части (разделы, подразделы, пункты и т.д.). Каждую часть следует обозначить заголовком, который должен передавать ее краткое содержание.
Локальные нормативные акты могут содержать приложения. Например, в Положении о конфиденциальной информации приложением может быть перечень сведений, относящихся к таким данным.
Примечание. Более подробно об установлении режима коммерческой тайны читайте статью "Устанавливаем режим коммерческой тайны" на стр. 11 журнала N 11' 2014.
Разработка ЛНА
Трудовое законодательство не содержит требований к порядку разработки локальных нормативных актов, поэтому работодатели определяют его самостоятельно. По сути, этапы разработки ЛНА должны отвечать на следующие вопросы:
ЧТО? Здесь определяются вопросы, требующие разработки и утверждения ЛНА.
КТО? На этом этапе либо назначается исполнитель, либо создается рабочая группа, что целесообразно закрепить соответствующим приказом.
КАК? Здесь устанавливаются этапы и сроки разработки ЛНА.
Для начала нужно создать рабочую группу, которая будет разрабатывать ЛНА (Пример 1).
Пример 1. Приказ о создании рабочей группы по разработке Положения о конфиденциальной информации
Общество с ограниченной ответственностью "Нитон"
ООО "Нитон"
Приказ
| 25.02.2015 | N 19 |
Москва
О создании рабочей группы по разработке
Положения о конфиденциальной информации
В связи с необходимостью обеспечения сохранения коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации ООО "НИТОН"
Приказываю:
1. Сформировать рабочую группу по разработке Положения о конфиденциальной информации в следующем составе:
председатель группы: заместитель генерального директора Абрамов Е.В.;
члены группы: начальник службы безопасности Воинов Р.С.;
юрисконсульт Токарев М.Ю.;
специалист отдела кадров Корнев А.С.
2. Рабочей группе разработать и представить на утверждение проект Положения о конфиденциальной информации в срок до 27.03.2015.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Абрамова Е.В.
Генеральный директор Костянов А.Б. Костянов
С приказом ознакомлены:
заместитель генерального директора Абрамов Е.В. Абрамов 25.02.2015
начальник службы безопасности Воинов Р.С. Воинов 25.02.2015
юрисконсульт Токарев М.Ю. Токарев 25.02.2015
специалист отдела кадров Корнев А.С. Корнев 25.02.2015
Визирование ЛНА
Если в разработке участвуют несколько сотрудников, то необходимо согласовать текст ЛНА между ними. При этом документ передается на визирование от лиц, занимающих нижестоящие должности, лицам, занимающим вышестоящие должности, с проставлением соответствующего реквизита "Виза согласования документа". Этот реквизит включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (Пример 2).
Пример 2. Образец визирования ЛНА
Визы согласования
заместитель генерального директора
Абрамов Е.В. Абрамов
26.03.2015
начальник службы безопасности
Воинов Р.С. Воинов
24.03.2015
юрисконсульт
Токарев М.Ю. Токарев
26.03.2015
специалист отдела кадров
Корнев А.С. Корнев
19.03.2015
Утверждение ЛНА и учет мнения представительного органа работников
После согласования проект передается на утверждение работодателю. Если для принятия ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников (в том числе профсоюза), то до утверждения руководителем организации проект документа и обоснование по нему должны быть направлены туда (ст. 372 ТК РФ).
Кстати, перечень вопросов, при принятии решений по которым нужно учитывать мнение представительного органа работников или согласовывать с ним, довольно широк (см. Таблицу на стр. 30).
Таблица. Вопросы, по которым требуется учет мнения
| Требуется учет мнения*(1) | |
| представительного органа (в том числе профсоюза) работников | выборного органа первичной профсоюзной организации |
| определение перечня должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ) | привлечение к сверхурочным работам в случаях, не предусмотренных ч. 2 ст. 99 ТК РФ (ч. 3 ст. 99) |
| установление системы оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение платы за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу (ст. 135 ТК РФ) | разделение рабочего дня на части, с тем чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы (ст. 105 ТК РФ) |
| установление систем нормирования труда, их введение, замена, а также пересмотр норм труда (ст. 159, 163 ТК РФ) | установление порядка применения вахтового метода работы (ч. 4 ст. 297 ТК РФ) |
| утверждение правил внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ) | привлечение к работам в нерабочие праздничные дни в случаях, не предусмотренных ч. 2 ст. 113 ТК РФ (ст. 113) |
| определение форм профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ) | установление дополнительных отпусков, не предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ) |
| установление норм бесплатной выдачи специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающих по сравнению с типовыми нормами защиту от имеющихся на рабочих местах вредных или опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения (ст. 221 ТК РФ) | утверждение графика отпусков (ст. 123 ТК РФ) |
| утверждение формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ) | определение порядка и условий выплаты работникам (за исключением получающих оклад или должностной оклад) дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе (ст. 112 ТК РФ) |
| установление конкретных размеров повышенной оплаты труда (ст. 147, 153, 154 ТК РФ) | определение размера, условий и порядка компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ч. 8 ст. 325 ТК РФ) |
| *(1) Первичная профсоюзная организация объединяет членов профсоюза, чаще всего работающих в одной организации, и действует на основании положения, принятого им в соответствии с уставом выбранного им профсоюза или общим положением о первичной профсоюзной организации данного профсоюза. А профсоюз создается на региональном, межрегиональном или всероссийском уровнях и действует на основании устава. |
Имейте в виду, что сам текст ЛНА становится документом только после его легализации (придания ему юридической силы). При этом процедура утверждения прямо связана с оформлением определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.
Из содержания ГОСТа Р.6.30-2003 следует, что на локальном нормативном акте нужно указать:
1) наименование организации (должно строго соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, включая сокращенное наименование);
2) наименование вида документа (пишется после наименования организации прописными буквами, например, "Правила", "Положение", "Инструкция" и т.д.);
3) дату утверждения.
Кроме того, на локальном акте отводится место для подписи составителя документа и, как указывалось выше, виз согласования.
Подробнее рассмотрим реквизит "Гриф утверждения документа". Как правило, ЛНА утверждается приказом или распоряжением (Пример 3), на который и делается ссылка в данном реквизите (Пример 4).
Пример 3. Приказ об утверждении Положения о конфиденциальной информации
Общество с ограниченной ответственностью "Нитон"
ООО "Нитон"
Приказ
| 27.03.2015 | N 24 |
Москва
Об утверждении Положения
о конфиденциальной информации
В целях обеспечения защиты конфиденциальной информации в ООО "Нитон", в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 N 149 "Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации", от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 30.03.2015 Положение о конфиденциальной информации ООО "Нитон".
2. Начальнику отдела кадров М.Ю. Токаревой в срок до 13.04.2015 ознакомить под подпись работников ООО "Нитон" с Положением о конфиденциальной информации.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Абрамова Е.В.
Приложение: Положение о конфиденциальной информации на 9 л.
Генеральный директор Костянов А.Б. Костянов
С приказом ознакомлены:
заместитель генерального директора Абрамов Е.В. Абрамов 27.03.2015
начальник отдела кадров Токарева М.Ю. Токарева 27.03.2015
Пример 4. Образец оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
Введено в действие Утверждено
с 30 марта 2015 г. приказом ООО "Нитон"
от 27.03.2015 N 24
Положение о конфиденциальной информации
ООО "Нитон"
Иногда ЛНА может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Допускается центрирование элементов относительно самой длинной строки (Пример 5).
Пример 5. Образец оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
Введены в действие Утверждаю
с 02 февраля 2015 г. Генеральный директор ООО "Комета"
Петров А.В. Петров
30 января 2015 г.
Правила внутреннего трудового распорядка
ООО "Комета"
В самом же приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:
- дату введения его в действие;
- указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;
- фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта, и пр.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомит: работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Ознакомить с локальными актами организации можно несколькими способами:
- путем проставления подписи работника в журнале (Пример 6) или
- предложить расписаться в листах ознакомления, которые необходимо прошнуровать и скрепить печатью работодателя и подшить к локальному акту (Пример 7).
Пример 6. Фрагмент журнала ознакомления работников с ЛНА
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
ООО "Нитон"
| N п/п | Фамилия, имя, отчество работника | Структурное подразделение, должность | Дата и время ознакомления | Личная подпись работника |
| 1. Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом генерального директора ООО "Нитон" от 31.12.2014 N 79 | ||||
| <...> | <...> | <...> | <...> | <...> |
| Петров Аркадий Павлович | Отдел продаж, менеджер | 31.12.2014 12 час. 15 мин. | Петров | |
| <...> | <...> | <...> | <...> | <...> |
| 2. Положение о конфиденциальной информации ООО "Нитон", утвержденное приказом ООО "Нитон" от 27.03.2015 N 24 | ||||
| <...> | <...> | <...> | <...> | <...> |
| Петров Аркадий Павлович | Отдел продаж, менеджер | 30.03.2015 16 час. 45 мин. | Петров | |
| <...> | <...> | <...> | <...> | <...> |
Пример 7. Фрагмент листа ознакомления работников с ЛНА
Лист
ознакомления работников ООО "Нитон"
с Правилами внутреннего трудового распорядка,
утвержденными приказом ООО "Нитон" от 30.12.2014 N 79
| N п/п | Фамилия, имя, отчество | Структурное подразделение, должность | Дата и время ознакомления | Личная подпись работника |
| <...> | <...> | <...> | <...> | <...> |
| Абрамова Светлана Валерьевна | Бухгалтерия, кассир | 31.12.2014 11 час. 00 мин | Абрамова |
Примечание. Подробнее о процедуре ознакомления с ЛНА читайте статью "Тонкости ознакомления с кадровыми документами" на стр. 36 журнала N 11' 2014.
При этом, на наш взгляд, второй способ ознакомления более приемлемый, если помнить, что факт ознакомления с конкретным текстом ЛНА в ряде случаев приходится доказывать административным или судебным органам.
Примечание. См. статью "Опломбирование кадровых документов" на стр. 42 журнала N 1' 2015.
Судебная практика. В деле, рассмотренном арбитражным судом Свердловской области, имелось два экземпляра Положения об оплате труда и премирования работников общества, утвержденного генеральным директором одной датой, но отличающихся друг от друга по содержанию.
Согласно содержанию Положения, которое имеет заполненный лист ознакомления работников с его текстом, административно-управленческий персонал премируется за положительные финансовые результаты, достигнутые за отчетный период. Выплата премий производится с учетом личного вклада и финансового состояния компании по приказу генерального директора.
В другом экземпляре Положения, в котором отсутствует лист ознакомления работников, указанная норма дополнена словами "по каждому источнику дохода отдельно", а также отсутствует уточнение "...финансового состояния компании".
Суды всех инстанций посчитали необоснованными выплаты, произведенные в соответствии со вторым экземпляром Положения, и взыскали их с бывшего генерального директора общества в качестве убытков, причиненных виновными действиями единоличного исполнительного органа (постановление ФАС Уральского округа от 07.02.2014 N Ф09-14654/13 по делу N А60-18728/2013).
В законодательстве не определено, какое количество листов можно подшить к локальному акту. Решение о количестве подшиваемых листов ознакомления работодатель принимает самостоятельно, в зависимости от количества трудящихся в организации работников.
Если вшитые в локальный нормативный акт свободные листы ознакомления работников закончились, а работодателю нужно знакомить с данным документом новых сотрудников, то можно подшить к действующему акту дополнительные листы ознакомления и скрепить их печатью организации.
Можно также для новых работников снова распечатать указанный ЛНА с вшитыми чистыми листами ознакомления. Ему можно присвоить условное обозначение, например, "Экземпляр N 2". Прежний локальный акт с заполненными листами ознакомления в таком случае может иметь условное обозначение "Экземпляр N 1". Присваиваемые условные обозначения следует разъяснить либо в приказе об утверждении ЛНА, либо в инструкции по делопроизводству (при ее наличии).
Расшивать прежний документ не рекомендуется, так как на нем останутся следы от ниток и проколы, и при возникновении спорных ситуаций с работником соответствующие органы могут посчитать, что в документе организации листы были удалены или заменены.
Ю. Титова,
юрист, преподаватель, эксперт журнала
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия"
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2015 г.