Лекция №4
В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают государственные законы.Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как закон "Об информации, информатизации и защите информации", закон "Об электронной цифровой подписи", закон "Об архивном деле". Закон "О государственном языке Луганской Народной Республики", закон "О бухгалтерском учете", закон "Об акционерных обществах", закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.
Закон "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.
Целью закона "Об электронной цифровой подписи" является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и стал применяться в первую очередь.
Закон "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в интересах граждан, общества и государства.
В Законе "О государственном языке" отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности органов государственной власти, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов.
Закон "О бухгалтерском учете" указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
Закон "Об акционерных обществах" и закон от "Об обществах с ограниченной ответственностью" наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность. В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры.
Трудовой кодекс устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью, устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой, предупреждение работника об увольнении - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.
Огромное значение при работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.
Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)".
Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в государственных органах исполнительной власти". Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях государственного органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.
В Положении "Об Архивном фонде" четко закреплен состав Архивного фонда, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.
Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения".
Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.
При работе с кадровой документацией необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" и "Инструкция по заполнению трудовых книжек".
В "Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" и "Правил оказания услуг телеграфной связи" позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.
Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.
Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно- методических актов новыми.
Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.
Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.
Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.
Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса, Трудового кодекса, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и документационного обеспечения управления.
Наибольшую ценность представляет такой нормативный правовой акт, как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Указанный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений. Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации". В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики.
Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:
1) "Общие положения";
2) "Функции";
3) "Должностные обязанности";
4) "Права";
5) "Ответственность".
В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".
Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:
- уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);
- практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.
Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.
Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;
- основы трудового законодательства;
- стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- организацию и технологию документационного обеспечения управления;
- структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;
- правила орфографии и пунктуации;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации либо структурного подразделения. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).
Что касается должностных обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации или структурного подразделения, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:
- ведение делопроизводства;
- использование компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (например, по телефону, факсу, телефаксу) и своевременное доведение до сведения руководства информации, полученной по каналам связи;
- организация телефонных переговоров руководителя;
- прием документов на подпись руководителя;
- обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
- по поручению руководителя перепечатка документов;
- организация приема посетителей;
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Конечно же, должностные обязанности некоторых категорий секретарей могут дополняться отдельными положениями. Так, например, секретарь учебной части может оформлять личные дела принятых на обучение, вести протоколы приемной комиссии, вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, оформлять студенческие билеты обучающихся, а также готовить журналы учебных занятий. Секретарь руководителя осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения устных поручений руководителя, взятых на контроль. Такой секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.
В процессе совершенствования организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными характеристиками, может значительно расшириться. В таком случае секретарю может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю необходимы специальные познания в различных сферах деятельности, наличие которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту должность. Так, например, секретарь незрячего специалиста должен знать рельефно-точечный шрифт Брайля и брайлевскую машинопись.
В разделе "Права" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
Как правило, секретарь наделяется следующими правами:
- знакомиться с проектами решений руководства организации или учреждения, непосредственно касающимися его деятельности;
- получать иную информацию и документы, необходимые для осуществления своей деятельности;
- вносить на рассмотрение руководства в пределах своих полномочий предложения по усовершенствованию как своей деятельности, так и деятельности организации в целом, предлагать способы устранения имеющихся недостатков;
- запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Кроме того, секретарю может быть предоставлено право принимать в пределах своих полномочий решения, контролировать порядок оформления документов и т.д. Ученый секретарь может быть наделен правом привлечения специалистов структурных подразделений к решению задач, возложенных на него. Содержание анализируемого раздела напрямую взаимосвязано с функциями конкретного секретаря.
Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Здесь должны быть указаны основания ответственности данного работника. К ним, в частности, относятся:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.
При этом необходимо отметить, что по первому основанию секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым законодательством, а по второму - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством.
Таким образом, в должностной инструкции секретаря может быть установлена уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность работника.
За причинение материального ущерба секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. Если работник привлекается к материальной ответственности в пределах, определенных трудовым законодательством, то на основании ст. 238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Секретарь несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
Уголовная ответственность секретаря возникает за совершение правонарушения, предусмотренного Уголовным кодексом, административная ответственность - за совершение административного правонарушения, указанного в Кодексе об административных правонарушениях.
Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, необходимо также учитывать и специфику работы организации. В любом случае при подготовке этого раздела за основу следует брать раздел "Должностные обязанности", в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря.
Желательно в должностной инструкции указать по каждому виду выполняемой работы конкретные меры ответственности.
Наряду с основными разделами в инструкцию могут быть включены и другие разделы. Например, раздел "Взаимоотношения", который призван регулировать взаимоотношения между секретарем и иными работниками, а также устанавливать определенные служебные связи с другими организациями. Здесь указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, "Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций" или "Организация рабочего места и оптимальные условия труда".
После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы
Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.
На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного "щита", защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации.