М.П.
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА
Садоводческого Некоммерческого Товарищества «Дизелист-2»
Общие положения
1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности садового некоммерческого товарищества «Дизелист-2» (далее – «Товарищество») документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.
1.2. В Положении используются следующие основные понятия:
§ “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
§ “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества; “документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
§ “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
§ “архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;
§ “реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
§ “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
§ “копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
§ “регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
§ “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;
§ “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.
1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».
1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.
1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества.
Правила организации делопроизводства.
2.1. Делопроизводство в садоводческом некоммерческом садоводческом товариществе «Дизелист-2» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г.
2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя Товарищества.
2.3. После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель Товарищества обязан в течение 7 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 7 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.
2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества.
Правление обязано:
§ обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
§ принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
§ обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
§ обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:
1) устава товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;
2) бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);
3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества;
4) документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;
5) протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества;
6) финансово-экономического обоснования размера взносов;
7) иных внутренних документов товарищества.
Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.
2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев, определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.
2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Товарищества и на основании письменных запросов.
2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя Товарищества.
2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется назначенным для этого членом Правления Товарищества или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением (приказом) Председателя Товарищества.
2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.