3.1 Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 10 мм – верхнее и 10 мм – нижнее.
3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением Товарищества.
3.4. Реквизитами документов Товарищества являются:
§ наименование Товарищества;
§ должность лица – автора документа;
§ подпись должностного лица с расшифровкой;
§ вид документа;
§ место составления документа;
§ адресат;
§ дата документа;
§ регистрационный номер документа;
§ текст документа;
§ ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
§ отметка о наличии приложений;
§ оттиск печати;
§ отметка о заверении копии.
3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация, поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).
3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:
§ Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества, протоколы Правления Товарищества, протоколы Ревизионной комиссии);
§ Постановления Правления Товарищества;
§ Приказы и распоряжения Председателя СНТ;
§ Положения и инструкции, утвержденные общим собранием;
§ Предписания Правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
§ Реестр членов Товарищества и другие.
3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление Товарищества.
3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-19, вх. 001/ИФНС-19
где 001 – порядковый регистрационный номер;
01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;
ИФНС- аббревиатура отправителя письма (наименование папки);
19 – год поступления.
На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится 14 дней.
3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.
3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:
§ перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
§ Исходящие документы подписываются Председателем правления. Финансовые документы подписываются Председателем правления и Главным бухгалтером.
§ Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.
3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.
Формирование документального фонда Товарищества осуществляется Правлением Товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.
3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или председателем) Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.
3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем правления в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.
Ведение Архива
4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.
4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.
4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.
4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:
§ учредительные документы;
§ уставы во всех редакциях;
§ внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
§ заявления на членство в Товариществе;
§ приходно-расходные сметы Товарищества;
§ ведомости приёма взносов и платежей;
§ документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;
§ отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
§ договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
§ сопроводительные документы на имущество общего пользования;
§ судебные решения по делам с участием Товарищества;
§ акты уничтожения документов.
4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера(кассира).
4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:
§ номер протокола заседания правления;
§ наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
§ лица, осуществившие уничтожение документов.
4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.