Microsoft Access
Microsoft Office Access 2003 – система управления базами данных – является мощным информационным инструментом и может применяться как для работы с деловой (производственной) информации или с информацией для личных целей. Главная особенность Access – объекты, которые можно создавать и комбинировать, образуя, таким образом, желаемую информационную систему. Примеры таких объектов:
Таблица – контейнер для данных. Состоит из записей, образующих таким образом набор записей. Все записи данной таблицы имеют одинаковый набор полей. Каждое поле содержит данные заданного типа. Access обеспечивает различные типы данных (текстовый, числовой, денежный и т.д.).
Запрос – вопрос, который вы задаете базе данных. По нему извлекаются необходимые данные из разнообразных таблиц, а также могут выполняться различные действия, например, по изменению существующих записей, добавлению новых записей, или удалению записей, ставших ненужными.
Форма – используется при вводе данных и их представлении на экране компьютера. Внешний вид форм (т.е. структуры представления данных на экране), определяется при проектировании конкретной базы данных.
Отчет – используется для представления данных, из одной или нескольких таблиц, для печати.
Макрос – последовательность команд Access, выполняемых автоматически в ответ на заданное событие.
Страницы доступа к данным – опубликованная с помощью Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным из других источников, таких как Microsoft Excel.
Модули – наборы описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, сохраненных в одном программном блоке.
|
|
Способы создания таблиц
В Access имеется несколько разных возможностей создания таблиц:
ü С помощью мастера;
ü С помощью конструктора;
ü Путем ввода данных.
Кроме того, таблицу можно создать путем копирования структуры существующей таблицы, а также путем импортирования из других систем.
Обычно наиболее простым путем создания каких-либо объектов является использование мастеров. Однако для таблиц наиболее используемым способом является их создание в режиме конструктора. Таблицы, созданные другим способом, часто приходится корректировать в режиме конструктора.
Задание ключевого поля.
При описании структуры таблиц используется концепция ключа. Ключ является уникальным идентификатором записи. Ключ может быть простым, состоящим из одного поля, или составным, включающим несколько полей. В принципе, в Access допускается ситуация, когда ключ при описании таблицы не создается. Ключ может создаваться системой автоматически, ил определяться вручную при описании таблицы. Если используется первая возможность, то поле ключа первоначально описывать не надо. При завершении описания таблицы надо подтвердить необходимость его создания, ответив «Да» на вопрос системы «Создать ключевое поле сейчас?». Access создаст это поле автоматически. Это поле будет иметь имя «Код», тип данных «Счетчик» и признак ключа. При создании ключа автоматически Access всегда называет это поле «Код». Для удобства дальнейшей работы рекомендуется переименовать ключевое поле так, чтобы было понятно, кодом чего является данное поле (например, «Код_сотрудника»).
|
|
Если ключ определяется самостоятельно, то это можно сделать несколькими путями: позиционироваться на соответствующее поле и нажать на кнопку Ключевое поле 
, либо выбрать позицию меню Правка►Ключевое поле, либо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню, предварительно позиционировавшись на то поле, которое определяется как ключевое.
Связывание таблиц.
После того, как таблицы созданы, их можно связать. Для этого надо выбрать позицию меню Сервис►Схема данных, либо воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов 
. Далее в открывшемся окне Схема данных следует добавить в окно те таблицы, между которыми будет определяться связь. Таблицы, между которыми определяется связь, чаще всего связаны отношением «один ко многим». Для установления связи надо позиционироваться на поле связи (обычно это первичный ключ) в основной таблице (та, что стоит на стороне «1»), нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить появившийся значок на соответствующее поле в «зависимой» таблице. После этого на экране появится окно «Изменение связи». Далее следует определить, надо ли задавать ограничения целостности связи, и если да, то выбрать режимы корректировок (обновления и удаления). Если ограничения целостности задаются, то поле связи основной записи должно быть проиндексировано (для ключей индексация всегда выполняется системой автоматически).
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице не является ключевым, или входит в составной ключ, устанавливается связь типа «один ко многим» от главной таблицы к подчиненной.
|
|
Кроме указанных типов связи в программе существуют связи-объединения, обеспечивающие объединение записей таблиц не по ключевому полю, а в следующих случаях:
ü Связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи устанавливаются по умолчанию);
ü Для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуют связи со второй таблицей, устанавливаются связи с пустой записью второй таблицы;
ü Для всех записей второй таблицы, для которой отсутствуют связи с первой таблицей, устанавливаются связи с пустой записью первой таблицы.
Параметры объединения оказывают влияние на то, какие записи из связанных таблиц будут выводиться в ответ при просмотре базы данных. Поэтому при реализации запросов надо обязательно иметь в виду, как связаны таблицы и при необходимости изменять параметры объединения.
Отбор данных с помощью фильтра.
Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок 
либо команды меню Записи►Фильтр. После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения данного поля. После щелчка мышью по кнопке 
выбираются записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи►Фильтр►Расширенный фильтр.