Введение
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для приня-тия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
1. служебное письмо;
2. телеграмму;
3. протокол.
4. докладную записку.
5. акты.
6. заявление и т.д.
Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заклю- чение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложив-шейся управленческой практике.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.38-97. При оформлении документов этой группы исполь-зуются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкрет-ного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного - двух листов (служебные письма, телеграммы, телефоно-граммы, заявления, акты, характеристики и др.).
Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки
служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исклю-чением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Составление протокола
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работ- ником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согла-сования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-97.
Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания совета директоров, конфе-ренций, семи-
наров и др.). Протоколы могут быть трех видов: краткие – запи-сываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступ- лений докладчиков и участников; стенографические - весь ход заседания записывается подробно.
Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями, стенографистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.
Краткие протоколы рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стено -графируется и после заседания стенограмма расшифровывается, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, то после оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с установлен- ными архивными
правилами сроками хранения кино-, фото-, фонодокументов.
Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря, выбранного на данном собрании, например на собрании трудового коллектива. Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой - дата заседания. Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть начи-нается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходи-мости указывают их должности.
Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если число приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прилагают список. На многочисленных собраниях указывают только общее число человек (150).
В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании. Указываются вопросы в
порядке их значимости и формулируются в именительном падеже. Основная часть
текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТА-НОВИЛИ), которые печатаются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.
В тех случаях, когда текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».
Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ»
(«ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2-4 интервалами. Текст решения
печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прила-гается к протоколу.
Стиль протокольных решений - распорядительный, лаконичный, не допус-кающий двойного толкования. Если какой-либо из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть зафиксировано в протоколе. Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секретаря. Некоторые протоколы подлежат утверждению руководителем учреждения, например прото-колы заседания центральной экспертной комиссии организации.
Составление акта
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установ-ленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).
Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распоряди-тельного документа. Этой части текста пред-
шествует слово «основание», например: Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 № 15.
После слова «составлен» указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные - в алфавитном порядке. Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указы-ваются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.
В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях - выводы и пред-
ложения. Это - акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяй-ственной деятельности и т. д. Эту часть разрешается оформлять в виде
таблицы.
В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены:
1 -й экземпляр - в бухгалтерию института;
2-й экземпляр - директору института;
3-й экземпляр - в контрольно-ревизионный отдел.
Количество экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее - членов комиссии,
фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования
должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в
акте проставляют следующим образом:
Председатель
Члены комиссии
Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утверждения.
Составление докладной записки
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.
Инициативная докладная записка — составляется с целью побудить адресат принять
определенное решение.
Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен.
Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.
Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Расположение и оформление реквизитов - по ГОСТ Р 6.30-97.
Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату, номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту может включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной записке сведения.
Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки подписывает составитель, внешние - руководитель учреждения.