Регистрация документов.
Контроль исполнения документов.
Систематизация документов.
Формирование дел.
Подготовка док-ов к архивному хранению.
Документооборот-движение док-ов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи дела. Различают 3 основных потока документации:
1)документы, поступающие из других организаций (входящие);
2)док-ты, отправляемые в другие организации (исходящие);
3)док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе(внутренние).
Документы, поступающие на предприятие, проходят:
-первичную обработку
-предварительное рассмотрение
-регистрацию
-рассмотрение руководством
-передачу на исполнение
Служба документационного обеспечения управлением может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, отдельным сотрудником. Она должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае присланные документы возвращаются автору соответствующим сопроводительным письмом, в котором указываются причины возврата. Конверты оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «личное» в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на 2 группы: 1)направляемые на рассмотрение; 2)направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретного исполнителя.
Без рассмотрения передаются по назначению док-ты, содержащие текущую оперативную инф-ию или адресованные в конкретные подразделения. На рассмотрение руководством рассмарт. Документы, адресованные рук-лю, адресованные …и док-ты, содержащие инф-ию по наиболее важным вопросам деят-ти предприятия. Обработка и передача док-ов исполнителем осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если док-т должен исполнятся несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в требуемом кол-ве экземпяров.
Док-ты, подлежащие отправки с др. организацию сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. На заказную корреспонденцию составляю опись рассылки, датируется. Исходящие док-ты должны обрабатыватся и отправлятся в день регистрации. Внутренние док-ты предприятия передаются исполнителям под расписку в регистр.форме.
Регистрация док-ов-фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса даты с последующей записью необход.сведений о документе в регистр.форме.
Регистрации подлежат все док-ты, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируется и входящие, и исходящие, и внутренние.
Однако, не все док-ты предприятия регистрирует служба ДОУ.
Документы специальных (функциональных) систем документации регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на них ставится только дата поступления. Регистрация док0ов должна быть однократной. Поступающие док-ты регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние в день подписания или утверждения. При передачи зарегистр.док-ты из одного подразделения в другое он не должны регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние регистрируются отдельно. Регистр.индекс входящих и исходящих включает порядковый номер в пределах регистр.массива док-ов и индекс по номеклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждое из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, личному составу, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Они присваиваются всем трем видам док-тов в пределах календарного года.
Регистрационные формы.
В качестве регистрац.форм (в зависимости от объемов регистр.документов) используются регистрац.журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом объеме регистр.док-ов, т.к. поиск инф-ии по журналам довольно продолжителен по времени. Соблюдая принципы, необходимо вести сразу несколько журналов регистрации, отдельно для входящих, исходящих, внутренних документов. Кроме того по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов и как выход необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, которые позволяют вести более оперативно информационно-справочную работу и осуществлять контроль без повторной регистрации.
Установлен следующий состав для регистрации документов: автор (корреспондент), название документа, дата, индекс, дата поступления (для входящих), индекс поступления, заголовок или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела. При необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующим: расписка исполнителя, ход исполнения, приложение и др.
Формы регистрац.журнала не регламентированы.
Контроль исполнения документов.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов и информирование исполнения. Основная цель организации исполнения-своевременное исполнение док-ов. Организац.-распорядит.документы регулирует служба ДОУ, док-ты других систем контролируются соответствующими подразделениями и их сотрудниками. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения, а для поступивших-с даты поступления. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения допускается только по указанию руководителя в следующем порядке:
-типовые срок принятия нового акта
-индивидуальные сроки всем руководителям, которые их установили.
Перенесение срока документа по просьбе их рук-ля осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. РКК систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов. Служба контроля осуществляет следующие операции:
1)формирование картотеки контролируемых документов;
2)направление к карточке контролируемого документа в подразделение исполнителя;
3)напоминание;
4)получение инф-ии о ходе результатах исполнения;
5)регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
6)сообщение о ходе на оперативных совещаниях и заседаниях коллегиальных формах;
7)снятие док-ов с контроля;
8)формирование картотеки.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах в следующем порядке:
-задание последующих лет не реже 1 раза в год;
-задание последующих месяцев текущего года не реже 1 раза в месяц;
-задание или поручение текущего месяца.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения задании, сообщении рез-ов, заинтересованным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в регитр.журнале или РКК и на самом исполненном документе.
Систематизация документов.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура де. Номенклатура дел-систематизированный перечень заголовков дел с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деят-ти предприятия кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел вкл.в себя след.реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (если необходим).
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу из 5 граф: 1)индексы дел; 2)заголовки дел; 3)кол-во дел; 4)статьи по перечню; 5)примечания.
При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, которые группируются в данном деле. В процессе формирование заголовки дел могут уточняться. Состав заголовка образуют следующие элементы: название вида, название предприятия или структурного подразделения, адресат или корреспондент документа, краткое содержание документа, название территории, даты, копийность документа. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временно сроков хранения.
Формирование дел.
При формировании документов дела используются следующие признаки заведения дел:
1)основание для группировки док-ов по номинальному признаку служат название их разновидностей (приказы, протоколы, акты, справки и т.д). При формировании по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (документы по повышению качества продукции). Авторский признак, корреспондентский признак. В некоторых случаях может использоваться географический признак. Хронологический признак.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться док-ты, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
-документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
-подлинники отделяются от копий;
-годовые планы и отчеты от квартальных и ежемесячных;
-утвержденные документы от их проектов.
Необходимо по 1 экземпляру каждого документа. Каждый должен быть оформлен в соответствии с гос.страндартами или других нормативных актов. Вдело группируются документы одного календарного года кроме переходящих дел, незакрывающихся по окончании календарного года (личные дела).
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке. Сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологич.порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в длео неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, а также дублирующие документы. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе в приложениями в порядке их номеров. Утвержденные предприятием планы, отчеты, семты, лимиты и т.п. формируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2012 год, составленный в 2011, должен быть отнесен в 2012 году, а отчет за 2011 год, составленный в 2012, должен быть отнесен к 2011 году. Перспективный план формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов в деле последнего года. Лицевые счета работников по зарплате формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. Переписка формируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и т.д.группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Подготовка документов к архивному хранению.
Документы предприятия, отложившиеся, в дальнейшем остаются либо на длит.хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является рез-том проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января того года, в котором составлен акт. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Законченные делопроизводство временного срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка включает 2 процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения-частичному оформлению. С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляет сводки дел. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного. Описи составляются в трех экземплярах: один идет в ведомственный архив, другой прилагается в качестве основания на заседание экспертной комиссии, а другой остается в качестве экземпляра. Ведомственный архив вместе с делами передаются в регистр.карточки на документы. Взаимодействие гос.архивов с коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон. Предприятие может сократить срок хранения документов в ведомственном архиве до передачи их на гос.хранения в случаях прекращения, нестабильности деят-ти, отсутствия условий хранения и желания самого предприятия.