Стефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
Подпись подписи
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0 № 00
Место составления или издания
документа
наименование должности
работника
СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения личная подпись расшифровка подписи
Визы согласования с заинтересованными
должностными лицами
(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены личные подписи расшифровка
Подписей
Даты
В дело № 00-00
Личная подпись Дата
Стефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Пример оформления должностной инструкции
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«ТЕРМИКА» Генеральный директор
Подпись А.Г.Цицин
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.2001
01.03.2001 № 1
Москва
секретаря генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь генерального директора (далее секретарь) является сотрудником службы документационного обеспечения управления ЗАО «ТЕРМИКА», осуществляющим документационное и информационно-техническое обслуживание деятельности генерального директора, и непосредственно подчиняется генеральному директору.
1.2. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется:
-действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации;
-уставом ЗАО «ТЕРМИКА»;
-правилами трудового распорядка;
-приказами (указаниями) генерального директора;
-инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;
-положением о службе документационного обеспечения управления;
-настоящей должностной инструкцией.
1.4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь должен знать:
-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
-делопроизводство;
-метод оформления и обработки документов;
-архивное дело;
-машинопись;
-правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-основы этики и эстетики;
-правила делового общения;
-основы организации труда и управления;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы административного права и законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
1.6. Секретарь должен уметь:
-составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
-пользоваться средствами связи и организационной техникой;
-работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями Microsoft Word, Excel и системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»
-пользоваться возможностями Интернета;
-принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
-вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. Должностные обязанности
Секретарь обязан:
2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.
2.2. Вести делопроизводство, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», а также выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.3. Ежедневно в установленные сроки принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль. Предоставлять генеральному директору отчеты об исполнительской дисциплине.
2.5. Принимать документы и личные заявления на подпись генеральному директору и проверять правильность их оформления.
2.6. По поручению генерального директора составлять письма, запросы и другие документы.
2.7. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
2.8. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
3. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Запрашивать в подразделении информацию об исполнении документов и поручениях генерального директора, а также документы и сведения, необходимые генеральному директору.
3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
3.3. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей и телефонными звонками.
3.4. Использовать электронные правовые базы данных и информационные системы, пользоваться архивом организации и другими источниками информации
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов при подготовке документов.
4.2. Не сохранность конфиденциальной информации.
4.3. Утрату официальных документов.
4.4. Нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.
4.5. Нарушение инструкции по делопроизводству.
4.6. Нарушение трудового законодательства Российской Федерации, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
4.7. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
5. Взаимосвязи
Секретарь в своей деятельности взаимодействует:
5.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовке документов.
5.2. С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.
5.3. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Заведующий
службой документационного
обеспечения управления И.А. Кусюкбаева
С инструкцией ознакомлена А.Е. Хованская
02.03.2001
Начальник
юридического
отдела Н.А. Попова
27.02.2001
Начальник
службы кадров В. Д. Ступенченко
27.02.2001