Занятие № 12
Лекция № 7
Тема: «Организация рабочего времени секретаря».
Цель: изучить тайм-менеджмент секретаря.
Задача: отработать навык поорганизации рабочего времени секретаря.
План
1. Организация рабочего времени секретаря.
2. Тайм-менеджмент.
¾ Планирование времени по методу Альпы.
¾ Планирование времени по принципу Парето.
¾ Планирование времени по системе Франклина.
¾ Управление рабочим временем по матрице Эйзенхауэра.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ
Для успешной работы как руководителя, так и секретаря необходимо эффективно организовать рабочее время. Одним из важнейших аспектов организации работы руководителя является планирование рабочего времени.
Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации, имеет свои специфические особенности:
- функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны;
- рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен;
- секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
- рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов — сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
- особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
- секретарь должен ничего не забывать, ничего не упускать из внимания, никогда не опаздывать. Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.
Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, необходимость наличия чёткого плана работы, с другой стороны — чрезвычайно это затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать их работу невозможно.
Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но не только можно, но и необходимо.
Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на повторяющуюся и неповторяющуюся.
Постоянную, повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, копирование документов, машинописные работы и т. п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.
При составлении схемы рабочего дня желательно учитывать, что наиболее благоприятное время для выполнения особо трудных или творческих заданий — это отрезок с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.
Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:
- распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
- привычки и стиль работы руководителя;
- правила внутреннего трудового распорядка организации;
- график поступления в организацию документов и информации.
Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.
Начало рабочего дня:
- прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
- проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
- уточнить дату на календарях, время на часах;
- включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;
- просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
- по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
- записать поручения и указания руководителя.
Первая половина рабочего дня:
- получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
- телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
- по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
- просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
- оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
- доложить руководителю о полученной корреспонденции;
- уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
- передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
Вторая половина дня:
- сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
- доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
- обработать и отправить исходящие документы;
- наметить мероприятия на следующий день.
В течение всего рабочего дня ведутся:
а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
б) подшивка исполненных документов в дела;
в) выполнение работ на компьютере;
г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Конец рабочего дня:
- наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
- напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации, проведение совещания и т. д.);
- записать поручения и указания руководителя;
- если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
- убрать документы в шкафы и сейфы;
- выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
- если руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией.
Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы. Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудниковорганизации, чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.
Непосредственное облегчение работы руководителя:
1. Разработка графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознавание собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2. Разделение ответственности за соблюдение сроков.
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:
Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Тайм-менеджмент – способ организации времени для повышения эффектив-ности и рациональности его использования.
Процесс управления собственной эффективностью включает в себя 5 последовательных этапа:
- постановка цели – анализ и формирование личных (или рабочих) целей;
- планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
- мотивация (самомотивация) – совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, направленной на достижение определенных целей;
- реализация намеченного – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
- контроль (самоконтроль) результатов – фиксирование результатов, сравнение полученных результатов с поставленной целью, удовлетворение от полученного результата.
Достаточно часто под управлением собственной эффективностью (самоменеджмент) имеют в виду управление собственным временем (тайм-менеджмент).
Существует несколько известных и проверенных методик эффективного тайм-менеджмента: метод Альпы, матрица Эйзенхауэра, метод Парето, метод Франклина.
Планирование времени по методу «Альпы»
Метод «Альпы» включает 5 стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
¾ не выполненные дела;
¾ добавившие новые задания;
¾ обязательные, важные дела;
¾ задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
¾ непредвиденные задания.
¾ при составлении необходимо соблюсти требованиям:
¾ важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
¾ выделить дела непродолжительные и продолжительные;
¾ выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).
¾ не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые зада-
ния.
Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период,
сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавля-ется от второстепенных помех.
Резервирование временного запаса. Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обсто-ятельства.
Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете пла-
новое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график). Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.
Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пере-
смотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, умень-шайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спла-нированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день.
Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство деле-
гирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель дан-ной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.
Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и деле-
гирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.
Выполнение намеченного плана дел и контроль.
Преимущества метода Альпы:
— целенаправленные действия в течение рабочего дня;
— рационализация, объединяя в группу схожие дела;
— уменьшение бесполезных интервалов;
— стабильная самодисциплина;
— сокращение нервных перенапряжений;
— б орьба с забывчивостью;
— достижение конкретных целей в работе;
— рабочий настрой;
— повышенная удовлетворенность и мотивация;
— восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены;
— выделение и реализация приоритетных дел;
— рост потенциала и личных результатов труда;
— правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя.
Планирование времени по принципу Парето
Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето
(1848-1923) в 1897 г. сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда этот принцип называют «правилом 80/20», «принципом наименьших усилий», «принципом дисбаланса» и пр.
Суть принципа Парето применительно к деятельности людей состоит в том, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью. Сначала решите 20% самых важных проблем, а уже потом – 80% второстепенных!
Планирование времени по системе Франклина
Система Франклина «направлена вперёд» — она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те — на ещё более мелкие подзадачи.
Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения — как процесс строительства пирамиды.
Пирамида Франклина включает в себя 6 пунктов, которым нужно следовать на протяжении всей жизни. Это своеобразный развернутый план, благодаря которому у вас появляется возможность отсеивать все ненужное, все, что не приведет к успеху, а только потратит время. Итак, система Франклина состоит из следующих пунктов:
1. Основные жизненные ценности.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план жизни.
4. Долгосрочный план на 1,3,5 лет.
5. Краткосрочный план на неделю, месяц.
6. План на каждый день.
Управление рабочим временем по матрице Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип её работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Распределение приоритетов
1. Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и
важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
¾ Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность.
Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
¾ Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно
занимаетесь.
¾ После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или
срочно.
2. Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии
важности, задавая вопросы к каждому делу:
¾ Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели
(Да – значит, важно; Нет – неважно).
¾ Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей
деятельности (Да – важно; Нет – неважно).
3. Критерий срочности:
¾ Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да –
срочная; Нет – несрочная).
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.
Вопросы, задания и тест для самоконтроля
1. Какие вы знаете правила организации времени?
2. В чём заключается задача секретаря пли планировании времени?
3. Поясните значение приведенных ниже слов, терминов, словосочетаний:
план; долговременное планирование; ежедневник; еженедельник; планировщик; прогнозирование; план работы руководителя; визиточница; блокнот.
4. Составьте примерную структурную схему рабочего дня секретаря, расставив планируемые дела в логической последовательности их выполнения.
Планируемые дела:
а) при регистрации корреспонденции отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
б) доложить руководителю об исполненных документах;
в) проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя);
г) наметить мероприятия на следующий день;
д) работать с посетителями (в течение всего дня);
е) ознакомиться с содержанием корреспонденции и зарегистрировать ее;
ж) собрать и подготовить исполненные документы для подписания их руководителем;
з) привести в порядок рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, шкафы с документами, выключить из сети технические средства;
и) записать в ежедневнике даты и время проведения всех мероприятий, на которые пришли приглашения, о которых поступила информация;
к) уточнить вместе с руководителем содержание мероприятий, намечаемых на текущий день;
л) дежурить на телефоне (в течение всего дня);
м) подшить исполненные документы в дела;
н) выполнить работы на компьютере (набор и правка текста);
о) организовать или выполнить копирование документов в соответствии с указаниями руководителя.
5. ТЕСТ
1. Под рабочим местом служащего понимается:
а) пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, выполняет возложенную на него работу;
б) зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимыми средствами труда;
в) описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда;
г) часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность.
2. Под организацией рабочего места понимается:
а) система мероприятий по планированию рабочего места;
б) система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению;
в) система мероприятий по выбору и функциональному размещению мебели на рабочем месте.
3. Практика показала, что рабочее место секретаря лучше располагать:
а) в обособленном помещении;
б) в помещении, смежном с кабинетом начальника;
в) в обособленном помещении, смежном с кабинетом начальника.
4. Зона, где располагаются шкафы для хранения документов, является:
а) основной зоной;
б) зоной обслуживания посетителей;
в) вспомогательной зоной.
5. В комплект мебели для организации основной рабочей зоны секретаря обычно входят:
а) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъёмно-поворотные на колесиках, стол для посетителей, стул (стулья) для посетителей;
б) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъёмно-поворотные на колесиках;
в) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъёмно-поворотные на колесиках, мягкие стулья (кресла), журнальный столик.
6. Во вспомогательной зоне кабинета секретаря обычно располагают:
а) выберите несколько вариантов ответа шкафы и полки для хранения документов и дел;
б) металлический сейф для хранения бланков, штампов, документов;
в) диван или кресла;
г) оргтехнику;
д) рабочий стол;
е) картотеку.
7. Высота рабочего стола рекомендуется в пределах:
а) 800 – 900 мм; б) 680 – 800 мм; в) 500 – 600 мм.
8. В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:
а) выберите несколько вариантов ответов не держать на рабочем месте ничего лишнего;
б) каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения в процессе труда;
в) все вещи убирать во внутренние ящики стола, чтобы поверхность стола оставалась пустой;
г) все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева;
д) все, чем пользуются чаще (ручка, бумага), располагают ближе, чем пользуются реже –дальше;
е) всю оргтехнику размещать как можно ближе к рабочему месту;
ж) документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется положить так, чтобы их можно было легко брать, читать, удобно ими пользоваться.
9. Стул для секретаря должен быть:
а) подъёмно-поворотным на колесиках;
б) подъёмно-поворотным;
в) подъёмно-поворотным на колесиках, вращающимся, с регулируемой спинкой.
10. Рабочее место руководителя состоит из зон:
а) основная зона, вспомогательная зона, зона обслуживания посетителей;
б) рабочая зона, зона совещания, зона отдыха;
в) рабочая зона, вспомогательная зона, зона отдыха.
11. Определите последовательность действий при оборудовании рабочего места необходимыми средствами и предметами труда:
а) выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности;
б) уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые он должен иметь.
а) первый шаг – а; второй шаг – б
б) первый шаг – б, второй шаг – а.
12. Перечислите технические средства, которыми чаще всего пользуется секретарь: ____________________________________________________________
13. Наилучшее качество печати обеспечивает:
а) лазерный принтер; б) струйный принтер; в) матричный принтер;
14. Устройство резервного копирования, предназначенное для сохранности
информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой, называется:
а) модем; б) стример; в) шредер.
15. Вид связи, используемый для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, называется:
а) телефонная связь; б) электронная связь; в) факсимильная связь.
16. Телефонная гарнитура – это:
а) устройство, предназначенное для нанесения на бумагу пластикового покрытия с целью защиты от внешних воздействий;
б) устройство для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
в) устройство, состоящее из механически объединенных наушников и микрофонов, используемое для связи.
17. По назначению средства малой оргтехники можно разделить на подгруппы:
а) выберите несколько вариантов ответа письменные принадлежности;
б) наборы и приборы для письма;
в) сервисные принадлежности;
г) принадлежности для скрепления бумаг;
д) папки;
е) хозяйственные принадлежности;
ж) штемпельная продукция;
з) колющие устройства;
и) корректирующие средства;
к) бумажные изделия.
18. Перечислите виды папок: __________________________________________
19. Какие средства малой оргтехники входят в подгруппу «Бумага, бумажные изделия»: _________________________________________________
20. Секретарю рекомендуется иметь в офисе:
выберите несколько вариантов ответа
а) сервировочные и хозяйственные принадлежности;
б) лекарственные средства (аптечку);
в) туалетный столик;
г) набор продуктов и напитков;
д) предметы личной гигиены;
е) специальную литературу;
ж) посудомоечную машину.
21. Перечислите факторы, относящиеся к санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места. ____________________________
22. Продолжительность непрерывной работы секретаря с компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать:
а) 1 часа; б) 2 часов; в) 3 часов.
Список используемой литературы
1. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. – М.: АСТ, 2018. – 928 c.
2. Меркулова, Т.В., Теплицкая А.Г. Тайм-менеджмент, или Как эффективно организовать свое время. – М.: Педагогический университет «Первое сентября» 2011. — 40 c.
3. Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни / Д. Моргенстерн. - М.: Добрая книга, 2015. – 256 c.
4. 13. Стрелкова, Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Макушева. – М.: Юнити, 2018. – 352 c.
Оформление работы
Тринадцатое октября
Дистанционная работа