МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ХАРЦЫЗСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Председатель профсоюза работников Директор
________________ С.М. Петров _________________И.В. Храмов
(подпись) (подпись)
«____»____________2019 г. «____»____________2019 г.
ТИПОВАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
____________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового кодекса ДНР и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Республике.
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.
1.2 На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3 Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.
1.4 В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется: нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией.
1.5 Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2 ФУНКЦИИ
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1 Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2 Ведение делопроизводства.
2.3 Организация приема посетителей.
3 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:
3.1 Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2 Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3 Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4 Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
3.5 Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6 Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
3.7 Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8 По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9 Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10 Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11 Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12 Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13 Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14 Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15 Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16 Копировать документы на персональном ксероксе.
4 ПРАВА
Секретарь имеет право:
4.1 Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2 Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3 Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1 За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2 За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
5.3 За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.
_____________________ _______________ ___________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)
подразделения, разработавшего
настоящую должностную инструкцию)
Согласовано:
Ведущий юрисконсульт ________________ ______________________
(подпись) (Ф.И.О.)
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен, согласен и обязуюсь выполнять:
«__» __________ 20 __ г. ____________________ __________________________
(подпись) (Ф.И.О.)