И-41 ДОУ
Практическое занятие Подготовка сообщений электронной почты
Список литературы:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
2. Басаков М.И.,Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И. Басаков, О.И. Замыцкова.- Изд. 15-е, перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2017. -376 с. – Среднее профессиональное образование).
План занятия:
1.Ознакомиться с разделом «Методические указания по выполнению заданий»
2.Выполнить задание самостоятельно
3.Ответить на вопросы для самоконтроля:
4.Выполнть задание для внеаудиторной самостоятельной работы:
Методические указания по решению задач
A. Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
- акты;
- протоколы;
- докладные записки;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- письма;
- справки;
- доклады;
- телеграммы;
- телефонограммы;
- факсы и др.
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-
распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- документы оформляются на специальных для письма бланках формата А4 и А5 и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- текст должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
- текст должен излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
 
| II. ТЕКСТ | ||||||
 
| Вступление | Заключение | |||||
| Причина возникновения вопроса или его краткая история | Просьба, предложение, напоминание, требование и т.д. |
| III. РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ | ||
| IV. Вид | V. Цель | VI. Фразы |
| Сопроводительное письмо | Используется для отправки документов, не имеющих адресной части | Направляем на утверждение… В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам… В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам… В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… |
| Письмо-просьба | Получение информации, услуг, товаров, необходимых организации | Просим Вас провести… Просим Вас сообщить… Просим Вас предоставить… Надеемся на положительное решение вопроса… |
| Письмо-запрос | Получения каких-либо официальных сведений или документов | Просим Вас сообщить… Просим Вас представить… |
| Письмо-ответ | Составляется как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос | Мы не можем принять Ваше предложение из-за… К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем… Предлагаемые Вами сроки проведения… Ваше предложение отклонено по следующим причинам… |
| Письмо-сообщение | Информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес | Сообщаем Вам, что… Доводим до Вашего сведения, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о … |
| Письмо-подтверждение | Подтверждает получение сведений, документов или других материалов | Подтверждаем получение Вашего заказа… Подтверждаем условия поставки… Организация не возражает против… Подтверждаем телефонный разговор… |
| Информационное письмо | Содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения | Сообщаем Вам, что… |
| Гарантийное письмо | Дает гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п. | «…Качество продукции фирма гарантирует». «Просим изготовить и выслать комплект мебели по Вашему каталогу. Оплату гарантируем». |
| Письмо-извещение | Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках и т.п.) | Ставим Вас в известность… Сообщаем Вам о переносе… |
| Письмо-приглашение | Разновидность письма-извещения | Приглашаем Вас на заседание… Просим принять участие в … |
| Письмо-предложение | Направляется потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества | Предлагаем Вам … |
| Письмо-напоминание | Используется в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности | Просим ускорить ответ на … Напоминаем Вам… Вторично напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Ставим Вас в известность, что… |
| VII. Вид | VIII. Цель | IX. Фразы |
| Письмо-требование | Заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей | Требуем выполнить взятые на себя обязательства… Срочно требуем выполнить… Требуем незамедлительно выполнить… |
| Письмо-благодарность | Направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия | Благодарим за оказанную помощь в … Выражаем Вам благодарность за … Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за … Позвольте Вас поблагодарить за … |
| Письмо-поздравление | Составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации | Поздравляем Вас в связи с … Сердечно поздравляем Вас с … Примите наши искренние поздравления в связи с … Искренне поздравляем Вас с … |
Макет служебного письма (угловое расположение) в приложении 1