Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.
Обычно письма этого вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», далее указываются поисковые реквизиты (заголовок, дата и номер) направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма короткий и оформляется на формате А5. Заголовок в сопроводительных письмах может отсутствовать.
Тексты сопроводительных писем
Пример 1
В соответствии с достигнутой между нами договоренностью направляем на Ваш адрес договор от 21.05.2005 № 54 на поставку оцинкованного листа.
Просим на указанных документах поставить подпись и печать и один экземпляр вернуть на наш адрес.
1.Договор на 3 л. в 2 экз.
2.Приложение N° 1 к договору на 1 л. в 2 экз.
Пример 2
Высылаем Вам текст Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость. Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных постановлением министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 17.06.2005 № 63. Учитывая, что данный документ вводится в действие с 01.08.2005, предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.
Приложение: инструкция на 10 л. в 1 экз.
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание — это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.
Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.
Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В этом случае в письме дословно повторяется текст первого письма.
Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-напоминаниях: «Несмотря на неоднократные напоминания...», «Напоминаем Вам о...», «Напоминая о..., просим Вас...», «Вторично ставим Вас в известность о...», «Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание,..».
Тексты писем-напоминаний
Пример 1
Напоминаем Вам о том, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта... до 30.08.2005.
По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.
Пример 2
Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание на то, что поставка оцинкованного листа по договору от 21. 05.2005 № 54 должна быть осуществлена Вами до 01. 09.2005.
В случае нарушения указанного срока поставки мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.
Письмо-просьба
В процессе осуществления своей деятельности у каждой организации возникают ситуации, когда приходится что-нибудь у кого-нибудь просить, поэтому письма-просьбы занимают значительное место в документообороте. Деловой стиль требует предельно краткого изложения просьбы с приведением убедительных аргументов. Кроме того, обязательно следует подчеркнуть заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении и заранее выразить благодарность за усилия по ее выполнению.
Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-просьбах: «Просим...», «Одновременно просим...», «А также просим...», «Мы будем благодарны, если Вы сообщите (направите, вышлете, подтвердите и т.п.).», «Обращаемся к Вам с просьбой о...», «Мы были бы весьма обязаны Вам за...», «Сообщите (направьте, вышлите, подтвердите и т.п.) нам, пожалуйста...».
Тексты писем-просьб
Пример 1
Просим Вас срочно выслать руководство по эксплуатации программного комплекса «Кадры предприятия», приобретенного нами 21.05.2005. По халатности нашего сотрудника дискета с руководством по эксплуатации, входящая в комплект поставки, была утеряна.
Заранее благодарим за сотрудничество.
Пример 2
Мы будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в семинаре, посвященном изменениям, внесенным в Инструкцию о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, который состоится 15 июля 2005 года в 14.00 по адресу: г Минск, Международный образовательный центр, аудитория 111.
Письмо-требование
Письмо-требование направляют адресату в тех случаях, когда адресат должен произвести какие-то действия незамедлительно. Как и в письмах-напоминаниях, в этом виде документов могут указываться меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Обычно этот вид писем начинается словами: «Просим Вас в срок до... погасить задолженность (осуществить поставку...; вернуть...; освободить занимаемое помещение и т.п.)», а текст письма предельно лаконичен.
Пример текста письма-требования
Просим Вас в срок до 01.07.2005 погасить задолженность в размере 20 000 000 (двадцать миллионов) руб. по договору от 21.05 2005 № 54.
В случае неоплаты полученной Вами продукции до указанного срока мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.