Организация делопроизводства в учреждениях, функции ДОУ.
ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание, передача и переработка документированной информации необходимой для управления предприятием.
Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Запись осуществляется по ГОСТу, устанавливается нормативными актами и имеет юридическую силу (свойство документа предоставляемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). В результате документирования деятельности предприятия создается документ. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Все документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции:
1. информационная – для сохранения информации.
2. социальная – документ выступает как социально значимый объект.
3. коммуникативная – документ как средство связи между организациями.
4. культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, общий уровень развития общества.
Специальные функции:
1. Управленческая – документ как инструмент управления.
2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
3. Историческая – документ как источник исторических сведений о развитии общества.
В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ: смешанная, централизованная и децентрализованная. Она закрепляет должностной состав службы, форму построения ДОУ. Централизованная форма используется на небольших предприятиях до 10.000 оборотов документов в год; децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ведения ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами; смешенная – крупные учреждения, в которых часть документов ведется централизованно, а часть – децентрализовано.
ОРД:
1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)
2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)
3. информационно-справочные (более 100 видов)
4. документация по личному составу
Классификация документов, цель классификации.
Все формы управленческой деятельности отражены в документах. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Существует очень большое количество видов документов, поэтому в делопроизводстве существует их классификация (деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия), целью которой является повышение эффективности работы аппарата управления и ответственности работников. Документы принято классифицировать по:
ü видам: орган-ые, распоряд-е, инф.-справ.-е, по личному составу
ü форме: индивид-е, типовые, унифиц-е
ü содержанию: простые и сложные
ü происхождению: служебные и личные
ü месту создания: внешние и исходящие (внутренние)
ü срокам хранения: постоянного хранения, долговременные (от 10 до 50 лет), временные (от 1 до 10)
ü гласности: секретные, ДСП (для служебного пользования), личные
ü средствам фиксации: рукописные, машинограммы, фото/видео/аудио
ü стадиям создания: подлинники, черновики, копии, выписки, дубликаты
Нормативно-методическая основа делопроизводства, ГСДОУ.
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
• законами РФ;
• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
К основным органам власти, отвечающим за организацию ДОУ на территории РФ, относится:
1. государственная архивная служба;
2. федеральное агентство по труду;
3. Министерство юстиции;
4. государственный стандарт (комитеты стандартизации);
5. пенсионный фонд;
6. руководители предприятий и служба ДОУ на предприятии.