Изучить и письменно ответить на вопросы в тетрадях:
1. Что такое метаданные, и что такое индексы?
2. Что собой представляет процесс делопроизводство?
3. Чем электронный отличается от традиционного документа?
4. Укажите условия, которые необходимо соблюдать для ЭЦП.
5. Дать определение системе электронного обмена данными.
6. Сравните два метода документа оборота при закупке.
7. Чем отличается российский стандарт электронного обмена данными от европейского стандарта?
8. Укажите типичные конфигурации EDI.
9. Что характеризует передачу EDI-данных?
10. Для каких процессов распространяются преимущества EDI?
11. Укажите количество поставщиков, при которых услуга EDI имеет смысл для ритейлера?
12. За что платят абоненты EDI-провайдера?
13. Опишите структуру PKI. Что такое каталог сертификатов?
Теоретический материал
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном+ виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В современных информационных системах для обеспечения эффективного информационного поиска производится двойное описание, хранящихся в БД, документов:
- метаданные - описывается документ как материальный объект, то есть совокупность значений его свойств (атрибутов, реквизитов);
- индексы - описание содержания информации, закрепленной на этом объекте (документе).
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Документацией называется совокупность документов, которые посвящены какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п.
Делопроизводство - это совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов.
Электронный документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Также, это форма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории России равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
- при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
- ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
В настоящее время существует один международный стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.
ODF - это формат хранения документов, созданный как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей. Полное описание формата занимает 738 страниц.
На сегодня, этот формат не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.
Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.
В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде.
Например, размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200 х 2200 пикселей.
По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд преимуществ:
- даёт возможность поиска по ключевым словам;
- не изнашивается с течением времени.
- может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;
- его легче использовать в системах автоматизации процессов;
- меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и других функциональных усовершенствований.