4.1 Д-ты Управления приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их начальником Управления, а в его отсутствие – исполняющим обязанности.
4.2 Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа д-та.
Элементами грифа утверждения являются:
Слово УТВЕРЖДЕНО;
Должность лица, утвердившего д-т;
Личная подпись и ее расшифровка;
Дата утверждения.
Подготовка и оформление приказов и распоряжений.
4.3 Приказ – правовой акт, издаваемый начальником Управления или в его отсутствии – исполняющим обязанности. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед Управлением. Посредством приказа начальник Управления ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.
4.4 Тексты приказов состоят из двух частей: вводной и распорядительной. В водной части излагаются основания для издания д-та.
Распорядительная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ».
4.5 Распорядительная часть должна содержать конкретные задания или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.6 Регистрация приказов осуществляется специалистом 1 категории Управления.
4.7 На оборотной стороне листа приказа дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.
4.8 Первые экземпляры приказов формируются в соответствующие дела в Управлении, вторые направляются исполнителям данного д-та.
Порядок работы с исходящими д-тами.
5.1 Исходящие д-ты готовятся на бланках для писем Управления.
Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Д-ты, как правило, должны составляться по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.
5.2 Внесение в подлинник д-та после его подписания, каких либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
5.3 Передавать д-ты на подпись начальнику управления образования следует через специалиста 2 категории, который вправе вернуть д-ты исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании д-та началь-нику управления образования требуется дать пояснения по существу подготовленного д-та, то такие д-ты на подпись предоставляются лично начальнику.
5.4 Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части д-та, помеченной на бланке уголками. Дата д-та и исходящий номер – в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На №____от _____», с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса).В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).
5.5 Д-т не должен содержать более 4 адресатов. При направлении д-та более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре доку-мента указывается только один адрес.
Слово «копия» перед 2, 3, 4 адресатом не проставляется.
Регистрация исходящих д-тов.
6.1 После проверки правильности оформления д-та проставляется исходящий номер.
Исходящий номер состоит: из индекса структурного подразделения, номера дела по но-менклатуре, в которое будет подшита копия исходящего д-та, и порядкового но-мера, который проставляется специалистом 2 категории. Если д-т подписан началь-ником Управления, то копия остается в деле специалиста 2 категории. В случае необхо-димости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр д-та для хранения в своем деле.
6.2 Данные об исходящем д-те заносятся в «Журнал регистрации исходящих д-тов» специалистом 2 категории.
6.3 Индексация структурных подразделений Управления:
Руководство и контроль – 01
Планирование – 02
Статистическая отчетность – 03
Бухгалтерский учет и отчетность – 04
Учебно – воспитательная работа – 05
Патронирование и опека – 06
Кадры – 07
При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается со специалистом 1 категории Управления в рабочем порядке.
6.4 Подписанные начальником Управления д-ты должны отправляться не поз-днее первой половины дня следующего за днем подписания.
6.5 Копии отправленных д-тов в день отправки подшиваются в дела. Если от-правленный д-т является ответом, на входящем д-те должна быть простав-лена отметка об исполнении, содержащая следующее:
«В дело №_____.
Отправлено письмо от _________№_____.
Подпись исполнителя, дата».