Основной формой реализации права на труд является заключение трудового договора. Трудовой договор заключается между работником и работодателем в письменной форме на неопределенный срок или определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (ст. 58 ТК РФ).
Основное требование к содержанию договора — его соответствие существующему трудовому законодательству. Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда уточняются сторонами при подписании договора. В договор могут быть включены другие дополнительные условия.
По истечении срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок.
Приказы (распоряжения) по личному составу
Прием на работу (как и перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т. д.) оформляется приказом (распоряжением) по личному составу.
В настоящее время используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу:
• ф. № Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
• ф. № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
• ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работников;
• ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником.
Личная карточка работника
Личная карточка (форма № Т-2) является основным учетным документом работника.
Совокупность личных карточек составляет картотеку личного состава организации. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится в организации.
Личная карточка является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава персонала, получение оперативной всесторонней информации о работнике организации. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в форму № Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.).
Характеристика работника
Характеристика — официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его трудовых и моральных качеств.
Реквизиты характеристики: название вида документа, указание должности лица, которому выдается характеристика, наименование организации, выдающей характеристику, имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи, печать.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные составные части:
1.Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.
2.Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
3.Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.
4.Заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
Автобиография работника
Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и оформляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
• название документа;
• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Анкета работника
Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.
Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу. Однако анкета требуется при поступлении на службу в таможенные органы.
Личное дело работника
На каждого сотрудника организации при приеме на работу заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные как самим работником, так и сотрудником кадровой службы организации.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.
В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме на работу;
• анкета и дополнение к анкете;
• личная карточка работника;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• характеристика;
• копии или выписки из приказов (распоряжений) (о приеме, перемещении, увольнении);
• справки и другие документы, касающиеся данного работника.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.