Основы делопроизводства: работа с нормативными документами ДУ.

Делопроизводство – это совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением. Основной задачей системы делопроизводства в ДУ является формирование информационных потоков – основного ресурса, используемого в процессе управления. Все формы управленческой деятельн6ости отражены в документах, выступающих способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления. В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности информация выступает как предмет труда и результат труда.

Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки. Документация исчисляется количеством входящих (документы, поступающие в ДУ), исходящих (документы, созданные в данном ДУ и отправленные адресату), внутренних документов (документы, созданные данным учреждением и предназначенные для его собственных потребностей). Документы фиксируются в книгах входящей и исходящей документации, которые ведутся в стандартной форме, прошнуровываются, нумеруются и скрепляются печатью и подписью руководителя.

При работе с входящей документацией может быть предложен следующий порядок прохождения:

· Предварительное рассмотрение документов;

· Регистрация документа;

· Направление на исполнение;

· Контроль исполнения;

· Оформление документов;

· Подшивка документов в дело;

При работе с исходящей документацией – следующий порядок прохождения документации:

· Составление проекта документа исполнителем; согласование проекта;

· Проверка правильности оформления проекта;

· Утверждение или подписание документа руководителем;

· Регистрация документа;

· Отправка документа по адресу;

· Подшивка копии документа в дело.

Каждое ДУ имеет номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения срока их хранения. Номенклатура дел согласуется с руководителем вышестоящего органа образования и утверждается руководителем учреждения

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности, составляет систему документации.

По отражаемым видам деятельности документы делятся на 2 группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства организацией;

2) документы по функциям управления. Управленческая деятельность фиксируется в документах.

Управленческие документы делятся на:

1) организационные документы:

• Устав;

• Коллективный договор;

• штатное расписание;

• правила внутреннего распорядка;

• должностные инструкции.

2) распорядительные документы:

• приказ;

• распоряжение;

• указание;

• инструкция.

3) информационно-справочные:

• протокол;

• акт;

• письмо;

• докладные и объяснительные записки;

• справка;

• телеграмма и телефонограмма и т.д.

4) организационно-распорядительные (протоколы);

5) претензионные (иски, жалобы, претензионные письма).

Для выработки определённых принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится их классификация.

Документы классифицируются по различным признакам:

1) по способу фиксации информации:

• письменные;

• графические;

• фото- и кинодокументы;

• электромагнитные.

2) по содержанию:

• первичные, в которых фиксируются исходные данные;

• сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.

3) по происхождению:

• служебные, затрагивающие интересы предприятий, организаций;

• личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

4) по наименованию - приказы, протоколы, акты, справки, письма и др.

5) по месту составления:

• внутренние, составляемые работниками данного учреждения, организации;

• внешние, поступающие из других организаций и частных лиц.

6) по срокам исполнения:

• срочные, требующие исполнения в определённый срок;

• несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

7) по степени гласности - обычные, секретные, для служебного использования.

8) по юридической силе - подлинные и подложные.

9) по назначению (стадиям создания) - подлинники (оригиналы) и копии.

лицом и заверяется печатью.

10) по срокам исполнения - срочные, весьма срочные, несрочные.

11 )по количеству отражённых в них вопросов:

• простые (содержащие один вопрос);

• сложные (содержащие несколько вопросов);

12) по форме – стандартные и нестандартные;

13 ) по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), длительного срока хранения (свыше 10 лет)).

Важнейшим классификационным признаком документа является его содержан ие. Согласно этому в ДУ выделяют:

1. Административно-педагогическую документацию: