Институт менеджмента и информационных технологий (филиал)
Санкт-Петербургского государственного политехнического университета в г.Череповце
(ИМИТ СПбГПУ)
ЭССЕ №1
Дисциплина: «Информационные системы в экономике»
Выполнила студентка группы Д. 484 Лестина В.А.
Руководитель
«_____» ________________ 20___ г.
____________ _________________
отметка о зачете подпись
преподавателя
г. Череповец
2011 г.
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.
Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем.
Интеллектуальные технологии – один из последних этапов развития аналитических технологий. Аналитическими технологиями называют методики, которые на основе каких-либо моделей, алгоритмов, математических теорем позволяют по известным данным оценить значения неизвестных характеристик и параметров. Простейший пример аналитической технологии - теорема Пифагора, которая позволяет по длинам сторон прямоугольного треугольника определить длину его третьей стороны. Другим примером являются способы, с помощью которых обрабатывает информацию человеческий мозг.
Аналитические технологии нужны в первую очередь людям, принимающим важные решения - руководителям, аналитикам, экспертам, консультантам. Доход компании в большой степени определяется качеством этих решений – точностью прогнозов, оптимальностью выбранных стратегий. Наиболее распространены аналитические технологии, используемые для решения следующих задач: для прогнозирования курсов валют, цен на сырье, спроса, дохода компании, уровня безработицы, числа страховых случаев, и т.д.
Как правило, для реальных задач бизнеса и производства не существует четких алгоритмов решения. Раньше руководители и эксперты решали такие задачи только на основе личного опыта. С помощью современных аналитических технологий строятся системы, позволяющие существенно повысить эффективность решений.
Среди типичных недостатков системы информационных потоков следует назвать:
- дублирование предоставляемой информации;
- отсутствие релевантной (существенной) информации;
- отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;
- несвоевременность предоставления информации;
- информация может не доходить до адресата;
- после получения информации могут потребоваться уточнения.
Основными целями ее создания являются:
- автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников, подразделений и организации в целом;
- сокращение времени прохождения информации, требующейся для принятия решений;
- введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность и своевременный доступ к информации;
- создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные территориально распределенные подразделения;
- сокращение времени выполнения деловых процедур;
- сокращение времени поиска нужной информации;
- повышение эффективности контроля исполнительской дисциплины;
- сокращение непроизводительных трудовых затрат работников аппарата;
- снижение накладных расходов на выполнение управленческих функций;
- предоставление населению возможности доступа через Internet к любым нормативно-правовым документам, принятым региональными органами власти.
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.
Предлагается следующая классификация внутренней информации:
а) нормативно-правовая документация:
- Устав предприятия; организационная структура предприятия;
- инструкции по технике безопасности;
- инструкции по рабочему месту и др.
б) нормативно-техническая документация:
- техническая, технологическая и проектно-конструкторская документация;
- методики выполнения измерений и др.
в) организационно-распорядительная документация:
- приказы и распоряжения директора;
- распоряжения руководителей структурных подразделений;
- постановления, решения, протоколы, акты и др.
Информация, которая собирается для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:
- своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
- достоверности;
- релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;
- полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
- полноте, т.е. не должно быть упущений;
- понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки».
Для создания системы информационных потоков необходимо:
-определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;
- проанализировать существующий на предприятии документооборот;
-разработать новую систему документооборота.
Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документо6борота осуществляет, как правило, главный бухгалтер предприятия.
Для составления схем документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему документооборота по предприятию в целом.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андрейчиков, А. В.. Андрейчикова О. Н Интеллектуальные информационные системы/ А. В. Андрейчиков, О. Н. Андрейчикова Издательство: Финансы и статистика, 2006. - 424 с.
2. Гаскаров Д.В. Интеллектуальные информационные системы/ Д.В. Гаскаров Издательство: Высшая школа. - 2003. - 431с.
3. Романов, В.П.Интеллектуальные информационные системы в экономике/ В. П. Романов. Учебное пособие Издательство: Экзамен, 2003 г.- 312 с.