Основные характеристики ведущих подразделений отдела СО и их задачи

ЛЕКЦИЯ 2.

Рассмотрим типичное построение корпоративного отдела по связям с общественностью и охарактеризуем перечень задач, выполняемых каждым его подразделением, учитывая, что вышеназванные цели деятельности PR-службы в организации, а именно -

· организация и осуществление имиджевой политики

· организация и осуществление информационной политики – являются неизменными.

Масштабность задач, решаемых корпоративным отделом по связям с общественностью, определяется статусом, солидностью, перспективами развития самой организации. Чем солиднее, мощнее организация, тем основательнее – по кадровому составу и по характеру решаемых задач – представлен и отдел по связям с общественностью. И, естественно, чем проще уровень и масштабность целей организации, тем скромнее и по численному составу и по характеру задач выглядит корпоративный отдел по связям с общественностью. Например, в центральном аппарате МВД России Главное управление информации и общественных связей насчитывает практически все нижехарактеризуемые подразделения структуры связей с общественностью, в которых работает около 60 человек. А вот «спустившись» пониже на уровень городского отдела внутренних дел мы видим иную картину – группа по связям с общественностью в составе двух человек, которая решает соответствующие задачи в пределах территории данного города.

Стоит заметить, что нередко бывает ситуация, когда в организации (независимо от ее принадлежности к государственным, общественным или коммерческим структурам) функции и задачи связей с общественностью решает вообще один человек (пресс-секретарь), и при этом общий перечень, которые даны ниже, с него никто не снимал. И в подобном случае он может одновременно быть и генералом, и армией корпоративной PR-службы со всеми полномочиями, обязанностями, ответственностью.

Типичное построение современного корпоративного отдела по связям с общественностью представлено на нижеприводимом рисунке 4.

Рис. 4. Структура корпоративного подразделения по связям с общественностью

Охарактеризуем каждое из указанных на рис. 4 подразделений корпоративного отдела по связям с общественностью.

Пресс-служба.

Пресс-служба является ведущим подразделением корпоративного отдела по связям с общественностью. И это очевидно. Именно пресс-служба является главным связующим звеном между средствами массовой информации и организацией, именно на нее возложена основная функция реализации информационной политики организации, а также частично – реализация имиджевой политики организации, если реализация этой цели требует использования СМИ.

Основные задачи, решаемые пресс-службой выглядят следующим образом:

· установление надлежащего делового сотрудничества со СМИ;

· отражение будничной деятельности организации;

· пропаганда/реклама организации (ее бренда, ее товара);

· организация и проведение пресс-конференций и брифингов;

· организация публичных (в том числе и в СМИ) выступлений руководства;

· организация проблемно-аналитических материалов в СМИ о наиболее актуальных проблемах, связанных с деятельностью организации;

· организация противодействия негативной информации в СМИ в адрес организации.

Из вышеперечисленных задач стоит отметить последнюю. Она является на сегодняшний лень вообще одной из самых значимых в общем формате деятельности отдела по связям с общественностью, ибо вопросы имиджа организации, в том числе, напрямую увязываются со способностью корпоративного отдела по связям с общественностью защитить, отстоять имидж организации, легально и эффективно пресечь попытку гласно опорочить имидж или репутацию организации или ее сотрудников. Именно поэтому данная задача будет предметом отдельной лекции, которая отнесена к теме № 7 данного курса.

Представительский отдел.

Деятельность этого подразделения направлена на реализацию имиджевой политики организации. Представительский отдел не связан со средствами массовой информации, его функции выражены уже в самом названии подразделения. Основные задачи, решаемые этим подразделением, выглядят так:

· установление и поддержание надлежащих связей с органами власти -(законодательными и исполнительными, за исключением органов судебной власти); с общественными организациями, с партнерами и клиентами организации; с религиозными конфессиями; с творческими союзами и т.д.;

· организация и проведение выставок, презентаций, ярмарок, круглых столов, конференций, симпозиумов, деловых встреч и т.д.;

· ведение адресной программы (организация поздравлений с национальными и профессиональными праздниками, с днями рождений, с иными знаковыми датами VIP клиентов и партнеров организации).

Здесь уместно подчеркнуть, что при выполнении первой задачи имеется ввиду только те структуры и их представители, которые входят в орбиту интересов организации. Отдел по связям с общественностью обязан быть в курсе изменения и пополнения количества таких представителей в соответствии со стратегией развития организации и, в том числе, учитывать данную коррекцию и в ведении адресной программы.

Редакционно-издательский отдел.

Деятельность этого отдела одновременно может быть сопряжена с целями и информационной и имиджевой политики организации. Данная работа к тому же может быть элементом или направлением по формированию корпоративной культуры организации. Задача, которую решает это подразделение, в принципе одна, но весьма трудоемка и важна.

· организация и обеспечение выпуска всей публичной печатной продукции организации (книги, брошюры, буклеты, альманахи, стенды, а также в ряде случаев производство корпоративной газеты или журнала).

Учитывая, что большинство организаций в настоящее время серьезно относятся к этому направлению деятельности (например, считается хорошим тоном ко дню рождения организации, либо к ее юбилею, выпускать книгу или буклет об истории организации или ее сегодняшнем дне, подчеркивающем стабильность и солидность ее имиджа; или – ежегодный выпуск отчетной продукции в банках для дня корпоративного клиента в виде красочных брошюр или буклетов и т.д.), следует считать означенную задачу в ряду важных в деятельности корпоративного отдела по связям с общественностью.

Информационно-аналитический отдел.

Это подразделение по праву называют штабом или мозговым центром. Такое определение полностью относится и к аналогичному подразделению в структуре службы по связям с общественностью. Задачи, решаемые ИАО, полностью соответствуют его «штабным» функциям и задачам. Их перечень дается ниже:

· планирование работы всей структуры по связям с общественностью в организации;

· контроль за выполнением запланированных заданий;

· аналитическая работа (организация и проведение социологических опросов и разработка аналитических исследований в пределах своей компетенции, в соответствии с интересами стратегии развития организации в целом);

· организация и планирование PR-акций и PR-кампаний;

· мониторинг средств массовой информации.

Из характеристики перечисленных выше задач следует сказать, что такие из них, как планирование и аналитическая работа будут подробно освещены в теме № 2, что касается планирования и организации PR-акций и PR-кампаний, этот вопрос подробно будет рассмотрен в теме № 6 настоящего курса. Можно отметить, что мониторинг СМИ обычно осуществляется в двух видах: 1. мониторинг материалов СМИ о деятельности организации, и осуществляется он самостоятельно или совместно с пресс-службой; 2. мониторинг материалов СМИ по профилю деятельности организации. В первом случае отслеживается все то, что говорилось, писалось в СМИ об организации за определенный период. Во втором случае отслеживается самая интересная, полезная и познавательная информация в СМИ по профилю деятельности организации.

Технический отдел.

Это название в определенной степени условно. Тем не менее, задачи, выполняемые данным подразделением, прямо укладываются в их технический перечень, а именно:

· обеспечение компьютерным, аудио-, видео-, фото- сопровождением всех мероприятий, проводимых корпоративным отделом по связям с общественностью.

Также достаточно понятна задача и функции последнего подразделения –

Отдел делопроизводства.

В функциональные обязанности и задачи этого подразделения входит ведение всей документации, связанной с деятельностью корпоративного отдела по связям с общественностью.