Вы тщательно ознакомились с методическими рекомендациями по оформлению бережливых проектов:
q ДА.
Структура презентации бережливого проекта (порядок слайдов):
q Титульный лист. Содержит:
- наименование и герб курирующего органа исполнительной власти, ниже – наименование учреждения, инициирующего проект;
- наименование Презентация бережливого проекта «Оптимизация процесса ….»
- должность и полное ФИО руководителя проекта;
- место и год создания.
q Карточка процесса;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Обоснование выбора процесса;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Итоги анкетирования с приложением фотографий анкет;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Карта текущего состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Карта текущего состояния процесса (фотография);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Пирамида проблем.
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Анализ проблем процесса по одной из методологий: 5 почему?/Метод Киплинга/Диаграмма Исикавы;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта идеального состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта идеального состояния процесса (фотография);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта целевого состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта целевого состояния процесса (фотография);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Визуализация сравнения времени протекания процесса между текущим и целевым состоянием (график/диаграмма) (не является обязательным элементом на старте проекта, но будет требоваться в итоговом кейсе по итогам реализации проекта);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Визуализация сравнения времени протекания процесса между текущим, целевым и идеальным состоянием (график/диаграмма) (не является обязательным элементом на старте проекта, но будет требоваться в итоговом кейсе по итогам реализации проекта);
q Цель и результат проекта;
q Основные блоки работ проекта;
q Бюджет проекта;
q Команда проекта;
q Контактные данные (АКТУАЛЬНЫЕ!):
- Руководитель проекта (ФИО полностью, контактный телефон, e-mail);
- Администратор проекта (ФИО полностью, контактный телефон, e-mail).
В карточке процесса представлено корректное определение улучшаемого процесса и его границ:
q выбранный процесс соответствует критериям (первые 3 являются обязательными):
- значимый;
- повторяющийся;
- трудоемкий;
- ресурсоемкий;
- некачественный.
q границы начала и окончания процесса совпадают с представленными в картировании (касаемо текущего и целевого состояния).
В карточке процесса представлено обоснование для понимания, зачем и почему важна реализация проекта:
q все критерии обоснования проекта имеют измеримое (числовое) представление:
- значимость (статистические данные, подтверждающие наличие проблем и/или потенциала для улучшения выбранного процесса, например: увеличение числа жалоб на предоставление государственной услуги с 2016 по 2018 годы на 30%. Дополнительно могут быть приведены: % или количество вовлеченных сотрудников/подразделений, отсылка к нормативным актам, иные показатели уровня значимости);
- повторяемость (количество циклов/повторений в течение года);
- трудоемкость (чел./часы);
- ресурсоемкость (количество вовлеченных сотрудников, степень нагрузки на материально-техническую базу учреждения);
- качество процесса (количество возвратов, степень удовлетворенности участников процесса, в %);
- вероятные риски (в %);
- иные.
* если вклад в обоснование проекта является незначительным, то такой критерий рекомендуется не приводить
Цели проекта определены корректно, измеримы и отвечают обоснованию проекта:
q показатели сокращения времени протекания процесса (текущий и целевой показатель) имеют минимальное и максимальное значение, указанные через дефис (единица измерения - минуты);
q в качестве цели может приводиться сокращение количества работ (этапов процесса) и/или иная специфическая характеристика выбранного процесса, напрямую влияющая на получение результата проекта (например, количество возвратов материала на доработку).
Эффекты от реализации проекта указаны:
q для учреждения;
q для населения (не менее одного);
q в порядковом соответствии с пунктами обоснования выбора процесса;
q с измеримым числовым представлением.
Оформление карточки процесса (см. методические рекомендации!):
q карточка утверждена Заказчиком и имеет визу контролирующего управления культуры;
q заказчик и руководитель – разные сотрудники (заказчик – директор учреждения, руководитель – сотрудник учреждения, ответственный за подготовку и реализацию проекта);
q для всех участников команды проекта указаны их должности;
q поле «Утверждаю» расположено справа, а поле «Подготовлено» слева; ФИО и должности в этих полях не указаны, только место для подписи;
q обоснование выбора процесса визуализировано на отдельном слайде с сохранением формулировок обоснований из карточки проекта;
q указанная выше визуализация дополняет понимание важности выбора процесса, и не добавляет новых вводных факторов;
Сроки реализации мероприятий:
q разработка карточки процесса совпадает с датой начала разработки карты текущего состояния процесса;
q этап внедрения улучшений составляет не менее 90 календарных дней;
q дата закрытия проекта совпадает с финальной датой этапа внедрения улучшений и с датой последней работы в проекте;
q Картирование процесса содержит подразделы
(по общему правилу срок для каждого из них не менее 5 рабочих дней):
- разработка текущей карты процесса;
- поиск и выявление проблем;
- разработка идеальной карты процесса;
- разработка целевой карты процесса;
- разработка плана мероприятий;
- защита проекта на экспертной комиссии.
q производственный анализ процесса находится в границах внедрения улучшений.
Карты текущего, целевого и идеального состояния содержат:
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»);
* для карты текущего состояния процесса
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»);
* для карт целевого и идеального состояний процесса
q полное наименование процесса;
q на стикерах/блоках отражена информация:
- порядковый номер операции;
- кто делает (роль в процессе – сотрудник/посетитель/директор и др.);
- что делает? (формулировка операции через глагол);
- сколько делает по времени? (min – max мин.);
* для карты идеального состояния приводится только одно идеальное время без разбивки на min и max
q время протекания процесса (ВПП = min – max мин.);
* для карты идеального состояния приводится только одно конечное время
q частное максимального и минимального времени не превышает значение 1,4;
(для всех карт)
q экономия времени протекания процесса (ЭВ = min – max мин.);
*ЭВ MIN для карты целевого состояния = ВПП текущего состояния MIN – ВПП целевого состояния MIN
*ЭВ MAX для карты целевого состояния = ВПП текущего состояния MAX – ВПП целевого состояния MAX
*ЭВ MIN для карты идеального состояния = ВПП текущего состояния MIN – ВПП идеального состояния MIN
*ЭВ MAX для карты идеального состояния = ВПП текущего состояния MAX – ВПП идеального состояния MAX
q коэффициент экономии времени в %, аналогично с ЭВ рассчитывается как для минимальных, так и для максимальных значений (КЭВ = min – max %);
% (для карты целевого состояния)
% (для карты идеального состояния)
q минимальный Кэв для карты целевого и идеального состояния не менее 30%;
q в процессе не менее 8 операций (работ), операции логически взаимосвязаны, между ними нет пропущенных этапов;
q соблюдена цветовая индикация (операции – стикеры одного цвета; проблемы (ежи) – стикеры другого цвета; проблемы, не решаемые в рамках данного проекта – отдельным цветом);
q соответствующие друг другу стикеры в бумажном и в электронном вариантах содержат идентичную информацию (исключение – стикеры с проблемами, в электронном виде на них должны быть только порядковые номера проблем);
q карта протекания процесса представляет собой последовательную схему операций, следующих одна за другой; при наличии в процессе параллельных операций их визуализация не нарушает логики восприятия целого процесса;
q проблем (ежей) на карте текущего состояния процесса не менее 9;
* на карте целевого состояния может остаться 1-2 проблемы;
* на карте идеального состояния наличие проблем недопустимо;
q между операциями на карте текущего состояния процесса не менее, чем в одном месте присутствует дополнительное время ожидания (min – max мин.), которое не включается в состав операций;
q при нанесении на схему стрелок возврата к одной из предыдущих операций рядом с каждой из таких стрелок указано возможное количество подобных возвратов (например, возврат документа на доработку);
q если процесс имеет ответвления, то стикеры/блоки с операциями каждой дополнительной ветки отличаются по цвету от основной;
q при разделении карты процесса более, чем на один лист, визуализация последовательности процесса не утеряна;
q в правом верхнем углу указана дата создания каждой из 6 карт состояния процесса (3 электронных и 3 в виде фотографий), даты совпадают с финальными датами этапов разработки соответствующих карт в карточке проекта.
Пирамида проблем:
q пирамида состоит из трех уровней (снизу-вверх):
- уровень учреждения;
- региональный уровень;
- федеральный уровень;
q проблем (ежей) на пирамиде не менее 9;
q как минимум одна из приведенных проблем находится на региональном или федеральном уровне (данное требование носит рекомендательный характер);
q количество проблем (ежей) и их содержание полностью совпадает с формулировками при картировании процесса;
q проблемы подробно раскрывают обоснование выбора процесса из карточки проекта, не добавляя новых вводных;
q каждая проблема имеет измеримую единицу оценки и количественный критерий (риски в %, количество повторений/циклов в разах, количество сотрудников в чел., уровень удовлетворенности в %, трудозатраты в чел./час., трудоемкость в количестве операций и т.д.), НЕТ МЕТРИКИ – НЕТ ПРОБЛЕМЫ!;
q в проблемах не используется недопустимая формулировка «потеря времени» (и ее синонимы);
q каждая проблема уникальна и не имеет смыслового дубликата.
Анализ проблем процесса (5 почему?):
q формулировка проблем полностью совпадает с приведенной в пирамиде проблем;
q для каждой проблемы указано НЕ МЕНЕЕ 5 первопричин;
q для каждой проблемы работает правило единой цепочки:
[ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА ПРОБЛЕМЫ] – «Почему?» -
«Потому что [ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА ПЕРВОПРИЧИНЫ] –
«Что нам поможет устранить эту проблему?» - [ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА РЕШЕНИЯ].