Например: «Высокий процент (70-80%) возврата отчета на доработку» - «Существует» - «Потому что отсутствуют единые критерии по представлению отчетной информации» И далее задаем себе еще раз вопрос «почему»…и отвечаем на него до тех пор, пока нечего будет ответить.
Финальный ответ и будет нашей первопричиной.
Далее - вопрос: «Что нам поможет устранить эту проблему?» - «Разработка чек-листа приемки отчета».
q каждое решение вносит вклад в достижение цели (мин., количество операций, % уровня удовлетворенности);
q Каждая проблема имеет не менее 2-х решений;
q Решение проблем содержит бережливые инструменты (регламенты, СОП, СОК, чек-листы, система 5S и т.п.).
Цель и результат проекта:
q Соответствие формулировок, выделенных жирным:
| Цель проекта: | К ____ __________ 2020 года сократить время протекания процесса ________________________ не менее чем на _______% | ||
| Способ достижения цели: | Оптимизация процесса ___________________________________________ | ||
| Результат проекта: | Результат: | Базовое значение | Плановое значение (2020 год) |
| Время протекания процесса __________ не превышает MAX минут | min - max мин. | min – MAX мин. | |
| Требования к результату проекта: | Требования к результату | Базовое значение | Плановое значение (2020 год) |
| Разработаны: | |||
| 1. Регламент (СОП, СОК, чек-лист, стандарт и т.п.) _____________________ | |||
| 2. _________________________________ | |||
| Проведены: | |||
| 1. Обучающий семинар для 10 сотрудников | 1 / 10 | ||
| 2. _________________________________ | __ / ____ | ||
| Пользователи результатом: | Посетители учреждения, сотрудники ___________________ |
q требования к результату проекта в полной мере соотносятся с теми решениями, которые были определены в процессе анализа проблем проекта;
q указано НЕ МЕНЕЕ 8-ми требований к результату проекта (разработка анкет и проведение анкетирования не могут указываться в качестве требований к результатам проекта, данные виды работы выступают лишь в качестве инструмента по оценке эффективности проекта, но не оказывают влияния на улучшаемый процесс);
q наименование процесса приводится полностью в единой формулировке с карточкой проекта;
q в текстовом описании результата проекта приводится только максимум целевого времени протекания процесса;
q для мероприятий с участием сотрудников (обучение, конференция и т.п.) в целевых показателях указано количество мероприятий и количество участников в них
(например, 1 / 10);
q список требований к результату проекта соотносится с блоками работ проекта и наоборот.
Основные блоки работ проекта:
q наименование блоков работ проекта соотносится со списком требований к результату проекта (с сохранением формулировок);
q два последних обязательных блока:
- Производственный анализ процесса (не более 7-10 рабочих дней, но обычно это 2 дня);
- Организация и проведение анкетирования участников процесса (завершение в один день с датой окончания внедрения улучшений, блок может занимать до 4 недель и проходить параллельно с прочими работами)
q блоки имеют разделение на подблоки работ (кроме производственного анализа процесса);
q даты начала и окончания реализации основных блоков работ проекта совпадают со сроками внедрения улучшений из карточки проекта (не менее 90 календарных дней);
q даты начала и окончания реализации блоков и выполнения работ не попадают на выходные и праздничные дни;
q графическое выделение ячеек в календарном плане-графике совпадает с указанными интервалами дат;
q текст в строках с наименованием блоков работ выделен жирным
q ячейки в плане-графике отмечены голубым цветом (зеленым обозначаются уже завершенные этапы работ);
q длительность дней между датами начала и завершения реализации блоков и выполнения работ посчитана корректно (календарные дни).
Бюджет проекта:
q наименования блоков и работ идентичны указанным в разделе с основными блоками работ проекта;
q в блоках с нулевым бюджетом подблоки не расписываются;
q итоговые суммы посчитаны правильно;
q текст в строках с наименованием блоков работ выделен жирным.
Команда проекта:
q куратор, руководитель проекта, администратор проекта и оператор мониторинга проекта – 4 разных человека;
q куратор – представитель курирующего управления культуры, заказчик – директор учреждения, руководитель – сотрудник учреждения, ответственный за подготовку и реализацию проекта;
q порядок их расположения в слайде – куратор – руководитель - администратор - оператор мониторинга;
q куратор не выполняет никаких работ в проекте;
q ФИО указаны полностью;
q должности указаны полностью;
q все работы из основных блоков работ проекта РАВНОМЕРНО распределены между участниками команды проекта.
q ВСЕ ОТКЛОНЕНИЯ ОТ ДАННОГО ЧЕК-ЛИСТА СОГЛАСОВАНЫ
С ЦЕНТРОМ БЕРЕЖЛИВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ ГБУК «БГЦНТ»