Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти




Постановление

15 июня 2009   N 477

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации,информационных технологиях и о защите информации" ПравительствоРоссийской Федерации постановляет: 1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральныхорганах исполнительной власти. 2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлениемПравительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12,ст. 1429), в следующей редакции: "11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной властиосуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральныхорганах исполнительной власти, утвержденными постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правилфедеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральныморганом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкциипо делопроизводству.". 3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутреннейорганизации федеральных органов исполнительной власти, утвержденногопостановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г.N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31,ст. 3233), в следующей редакции: "2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной властиосуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральныхорганах исполнительной власти, утвержденными постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правилфедеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральныморганом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкциюпо делопроизводству. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другимидокументами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другойинформации ограниченного доступа осуществляются в соответствии соспециальными инструкциями. 2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органеисполнительной власти осуществляются структурным подразделениемфедерального органа исполнительной власти, на которое возложены функциипо ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведениеделопроизводства в других структурных подразделениях федерального органаисполнительной власти.". 4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердитьметодические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти. Председатель ПравительстваРоссийской Федерации В. Путин Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти. 2. Действие настоящих Правил не распространяется на организациюработы с документами, содержащими государственную тайну. 3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящихПравил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатываетинструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федеральногооргана исполнительной власти по согласованию с федеральным органомисполнительной власти в области архивного дела. II. Основные понятия 4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: "документирование" - фиксация информации на материальных носителях вустановленном порядке; "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними в федеральных органахисполнительной власти; "документ" - официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборотфедерального органа исполнительной власти; "документооборот" - движение документов с момента их создания илиполучения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа; "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел,формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указаниемсроков их хранения; "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиесяк одному вопросу или участку деятельности федерального органаисполнительной власти; "служба делопроизводства" - структурное подразделение федеральногооргана исполнительной власти, на которое возложены функции по ведениюделопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводствав других структурных подразделениях федерального органа исполнительнойвласти. III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти 5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительнойвласти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматаА4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронныхдокументов и должны иметь установленный состав реквизитов, ихрасположение и оформление. 6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываютсяна основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. Приугловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углулиста. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посерединелиста вдоль верхнего поля. 7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и настандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое,10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. 8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федеральногооргана исполнительной власти. 9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельностифедерального органа исполнительной власти, являются: а) Государственный герб Российской Федерации; б) наименование федерального органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. 10. Состав реквизитов документа определяется его видоми назначением. 11. Согласование документа в федеральном органе исполнительнойвласти оформляется визой уполномоченного должностного лица федеральногооргана исполнительной власти. Согласование документа, созданного вфедеральном органе исполнительной власти, с другими органамигосударственной власти и организациями оформляется грифом (листом)согласования, протоколом или письмом о согласовании. IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти 12. В документообороте федерального органа исполнительной властивыделяются следующие документопотоки: а) поступающая документация (входящая); б) отправляемая документация (исходящая); в) внутренняя документация. 13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправкадокументов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связии электросвязи. 14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительнойвласти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку,регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству нарассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются вдела. 15. Первичная обработка поступивших документов включает проверкуправильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним,а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащиерегистрации. 16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило,в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либона следующий рабочий день. 17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельноот других документов федерального органа исполнительной власти. 18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводствана рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной властиили по решению руководителя федерального органа исполнительной властииным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводстваисполнителям. 19. Подлинник документа направляется в структурное подразделениефедерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнениедокумента. При наличии нескольких исполнителей подлинник документапередается в структурное подразделение, являющееся ответственнымисполнителем, остальные подразделения получают копию документа. 20. Документы после их подписания руководителем (заместителемруководителя) федерального органа исполнительной власти передаются вслужбу делопроизводства для регистрации и отправки. 21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильностиоформления документа, комплектности документа и соответствия количестваэкземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документывозвращаются исполнителю. 22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или наследующий рабочий день. 23. Передача документов между структурными подразделениямифедерального органа исполнительной власти осуществляется через службуделопроизводства. 24. В федеральном органе исполнительной власти службойделопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемыхдокументов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируютсяслужбой делопроизводства и представляются руководителю федеральногооргана исполнительной власти в установленном им порядке. 25. В целях учета и поиска документов в системе электронногодокументооборота федерального органа исполнительной власти используютсяобязательные сведения о документах согласно приложению. В системеэлектронного документооборота федерального органа исполнительной властимогут использоваться дополнительные сведения о документах. V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти 26. Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе егодеятельности документов; б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органомисполнительной власти в области архивного дела перечень документов,образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельностиподведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. 27. Формирование документального фонда федерального органаисполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путемсоставления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспеченияих сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органаисполнительной власти. 28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти: а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур делструктурных подразделений; б) утверждается после ее согласования с центральной экспертнойкомиссией федерального органа исполнительной власти руководителемфедерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего годаи вводится в действие с 1 января следующего года; в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией федерального государственного архива, в который передаются напостоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федеральногооргана исполнительной власти документы Архивного фонда РоссийскойФедерации; г) в случае изменения функций и структуры федерального органаисполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочнойкомиссией федерального государственного архива. 29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органаисполнительной власти являются наименования структурных подразделенийфедерального органа исполнительной власти. 30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также ссоблюдением принципов систематизации документов и их распределения(группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, втом числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 летвключительно) хранения. 31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федеральногооргана исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурныхподразделениях по месту их формирования. 32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок, определяемый руководителем федерального органаисполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются наосновании их письменных запросов с разрешения руководителя федеральногооргана исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросыделопроизводства. 33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителяфедерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копиидокумента, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачиподлинника. 34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаютсяв архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования илихранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федеральногооргана исполнительной власти производится на основании описей делпостоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, составляемых в структурных подразделениях федерального органаисполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияв архив федерального органа исполнительной власти не передаются иподлежат уничтожению в установленном порядке. 35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше10 лет) хранения является номенклатура дел. 36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формированияи оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения вфедеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органомисполнительной власти в области архивного дела. VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти 37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся всистеме электронного документооборота федерального органа исполнительнойвласти. 38. Для подписания электронных документов федерального органаисполнительной власти используются электронные цифровые подписи.Используемые средства электронной цифровой подписи должны бытьсертифицированы в установленном порядке. 39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системеэлектронного документооборота федерального органа исполнительной властимогут использоваться способы подтверждения действий с электроннымидокументами, при которых электронная цифровая подпись не используется. 40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службойделопроизводства. 41. При получении электронных документов служба делопроизводстваосуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. 42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрениеруководителя федерального органа исполнительной власти, направленииэлектронных документов в структурные подразделения и ответственнымисполнителям федерального органа исполнительной власти, отправкеэлектронных документов и хранении электронных документов вместе сэлектронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. 43. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе электронного документооборотафедерального органа исполнительной власти. 44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела всоответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительнойвласти. 45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. 46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению вустановленном порядке в федеральном органе исполнительной власти втечение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажномносителе. 47. После истечения срока, установленного для хранения электронныхдел (электронных документов), на основании акта о выделении их куничтожению, утверждаемого руководителем федерального органаисполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы)подлежат уничтожению. Приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование текста 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности

Все горячие документы

Полную картину изменений в законодательстве, связанных с принятием данного документа, Вы можете увидеть в системе ГАРАНТ, установленной на Вашем компьютере, или в системе ГАРАНТ, доступной через сеть Интернет.
Полный объем информационного банка системы ГАРАНТ более 3 000 000 документов и комментариев к нормативным актам, еженедельное пополнение составляет около 10 000 документов ("ГАРАНТ-Максимум. Вся Россия").



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: