Чтобы успеть сдать отчетность в срок и пообщаться с налоговой, главбухи достаточно часто пренебрегают своими прямыми обязанностями, сознательно нарушая закон.
Есть определенный список нарушений, встречающихся наиболее часто. Их допускают практически все наши коллеги бухгалтеры. Давайте разбираться вместе, чем опасны популярные нарушения, как их решить и как облегчить труд главбухов.
| Нарушение | Решение проблемы | ||
| Расчетные листки не выдаются. | § Среди нарушений - это лидер. Кто-то может решить, что документ несущественный, но выдавать их обязывает ст. 136 ТК РФ. § За это назначается штраф от трудинспекторов до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) который невозможно отменить даже через суд (решение Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016). § Касается это и тех компаний, которые выдают листки, но не пишут все реквизиты в них (решение Верховного суда Республики Карелия от 21.03.16 № 21–110/2016). | § Выдать листки можно следующим образом: ü разослать личные сообщения по корпоративной почте (письмо Минтруда от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560); ü предоставить сотрудникам доступ к программе, где они смогут просматривать свой листок. § Способ выдачи листка обязательно закрепите в положении, в котором утвердили его форму. § Изменения вносите приказом и ознакомьте с ним сотрудников. Эти способы поддерживают и судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014). | |
| Подделываются подписи. | § Не редко руководители сами просят главбухов расписаться без доверенности вместо них, подделывая подпись. И даже за контрагентов. § Контролеры считают это подлогом и преступлением, за которое могут оштрафовать на 80 тыс. руб. или арестовать на срок до 6 месяцев (ст. 327 УК РФ). | § Безопаснее всего расписываться за руководителя по доверенности, ставя роспись, и обязательно указывая свои Ф.И.О. и должность. § В первичке допускается визирование одним человеком и за директора и за бухгалтера. § Доказать подделку может только эксперт. И даже ему сделать это крайне трудно. | |
| Рассчитываются наличными более 100 тыс. руб. | § Не соблюдение кассовой дисциплины (наличный расчет свыше 100 тыс. руб. по одному договору) влечет за собой штраф – до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ) как для продавца, так и для покупателя (п. 6 Указаний Банка России от 07.10.13 № 3073-У). § Так как это нарушение не считается длящимся, то многие наши коллеги рассчитывают на то, что проверки в течение 2-х месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ) налоговики провести не успеют. | § Проверить кассовую дисциплину инспекторы могут в любое время, поэтому безопаснее при расчете наличными, разбить сделку на несколько договоров с суммой не более 100 тыс. руб. § На ревизиях инспекторы пытаются связать договоры воедино и объединить их в один контракт. Но доказать это они вряд ли смогут. Компании сами решают, как и с кем заключать контракты (ст. 421 ГК РФ). | |
| Зарплата выдается один раз в месяц. | § Это нарушение. ТК РФ требует платить деньги не позднее 15-го числа и с периодичностью каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 20.06.14 № ПГ/6310–6‑1). § При проверке трудовой инспекцией - грозит штраф до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 ТК РФ). Судьи поддерживают проверяющих (постановление Ростовского областного суда от 11.03.16 № 4А-163/2016). | § Минимальная выдача зарплаты - 2 раза в месяц, но можно и чаще. Главное, соблюсти интервал в 15 дней. § Пропишите в правилах трудового распорядка и в договоре (коллективном или трудовом) конкретные дни выдачи зарплаты. § Не используйте формулировки «с 1-го по 15-е число», «до 15-го числа», «не позднее 15-го числа». Так возникнет перерыв более полумесяца и компанию оштрафуют за нарушение правил ТК РФ. | |
| Расходы списываются по сканированным документам. | § Это риск, потому что инспекторы проверяют только подлинники документов. § Еще одна опасность - контрагент может выслать копию одного документа, а затем переделать его на другой. Из-за этого потребуется подавать уточненку и доплачивать налоги. | § Заключите с контрагентами соглашение об обмене электронными документами, тогда у инспекторов не будет оснований снять расходы. § Минфин в письме от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769 подтверждает, что если компания выставила первичку в электронном виде, то она равноценна бумажной. | |
| При обработке персональных данных не просят согласие. | § Часто главбухи разглашают данные неумышленно (оставляют бумаги на столе, передают номер телефона). Это опасно. § За каждое нарушение контролеры вынесут предупреждение или штраф (ст. 13.11 КоАП РФ). Судьи на их стороне (постановление Ульяновского областного суда от 27.07.17 № 4А-267/2017). | § Храните документы не на виду. § Попросите всех сотрудников подписать согласие на обработку и передачу их персональных данных. § Форма соглашения свободная. В ней запишите, что компания вправе использовать личные данные сотрудника, а также передавать их в рабочих целях. § В документе отразите, какие данные и кому Вы вправе высылать, не запрашивая дополнительное разрешение у работника. | |
| Не компенсируют задержку зарплаты. | § Компенсация % за зарплату позже срока – это обязанность компании. § Ее начисляют за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). § Задержка зарплаты — это нарушение, но если компания выдаст деньги с %, то штрафа удастся избежать, ограничившись предупреждением. § Если же не выдать компенсацию, возможен штраф в 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). | § Компенсировать нужно и пособия по нетрудоспособности, если задержка выдачи произошла по вине компании. § Считать компенсацию в 2018 надо исходя из 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки каждой выплаты. | |
| Взимают штрафы компании с сотрудников. | § Удержание штрафа компании из зарплаты работника — это незаконно. Нельзя взыскать штраф с бухгалтера, если компанию оштрафовали за задержку или ошибки в отчетности (определение Московского городского суда от 24.04.15 № 33–11196/2015). § В ст. 137 ТК РФ перечислено все, что компания вправе удерживать из зарплаты без согласия работников, и там нет штрафов. § Трудинспекторы выпишут предписание — вернуть деньги. Если его не исполнить, возможен штраф до 200 тыс. руб. (ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ). § Роструд считает, что к ущербу относятся и штрафы (письмо от 19.10.06 № 1746-6-1). Но судьи на стороне персонала. | § Возьмите у работника заявление об удержании из зарплаты, если он согласен возместить штраф. § Штраф можно компенсировать премией. § Вы вправе снизить бонусы, только если выплаты — не фиксированная часть зарплаты, а % за план (определение Свердловского областного суда от 01.02.13 № 33–931/2013). | |
| Не заполняют путевые листы или реквизиты в них. | § Путевые листы обязательны для всех компаний, которые используют машины, как грузовые, так и легковые. Не оформлять их - это ошибка (п. 9 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152, определение ВС РФ от 01.09.14 № 302-КГ14-529). § За отсутствие путевых листов налоговики снимают расходы на бензин. Затраты удается защитить только в суде, если расход бензина подтверждают другие документы (постановление Федерального арбитражного суда от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). § Многие главбухи игнорируют в путевом листе такой новый с 2018 года реквизит, как отметка о техосмотре (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). | § Для учета расходов можно оформлять путевой лист на каждую машину раз в месяц (п. 10 приказа № 152, письмо Минфина России от 30.11.12 № 03-03-07/51). § Обязательно включите в бланк новый реквизит «Сведения о техническом осмотре» (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.15 № 287). § Налоговики снимут расходы с общими названиями в листе, если водитель не заполнит подробно маршрут поездки (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.16 № Ф08-626/2016): ü название улицы, ü номер дома, ü наименование контрагента. | |
| Оформляют документы задним числом. | § Опасно для учета расходов оформлять документы задним числом, если не хватает чего-то из первички. § Инспекторы, изучив такую бумагу визуально, назначат экспертизу либо запросят второй экземпляр у контрагентов или других служб. Если эксперт сделает заключение, что дата не соответствует состоянию документа, то инспекторы сочтут его фиктивным. А суды их поддерживают (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.10.16 № 09АП-46311/2016, от 02.06.16 № 09АП-15877/2016). | § Не копите документы на подпись, а визируйте их сразу. § Если потеряли оригиналы документов, а налоговики их требуют, то восстановите подлинники и сделайте на них пометку «дубликат». Это безопаснее. |