Тайм–менеджмент или планирование – аспект, который уже давноиспользуется в странах успешного менеджмента. Доказано, что если руководительполностьюпланируетсвойрабочийдень,товремя,затраченноенапрофессиональную деятельность, уменьшается на 20%. Итак, этот процессначинается с планирования своей карьеры – чего хотелось бы достигнуть и какимипутями.
Далее идет стратегическое планирование – на 5 лет, потом на год, наквартал, на месяц и на день. Руководитель в процентном соотношении долженопределить, сколько времени он сегодня потратит на работу с информацией,сколько на переговоры, коммуникацию с подчиненными, обдумывание важныхрешений. Самое главное – четко придерживаться такого плана. Вы самиубедитесь, сколько времени вы тратите на ненужные дела.
Казалось бы,невозможно полностью спланировать рабочий день, но здесь есть еще дванемаловажныхфактора:руководительдолжентакжеотводитьвремядлячрезвычайных ситуаций, которые не могут быть изначально спрогнозированы.
Делегирование полномочий – важнейшая часть менеджмента. Руководитель,если передает часть работы своим подчиненным, выигрывает вдвое. Во-первых,он освобождается от работы, получая бесценное время, а во-вторых – коллективработает намного продуктивнее, поскольку понимает, что на него возложенаответственность и что их руководитель ему доверяет.
Существует небольшой свод правил, исполнение которых, позволяетруководителю оптимальней использовать свои ресурсы:
- никогда не делайте работу дома.
- уделяйте своей семье выходные
- ложитесь пораньше
- ведите здоровый образ жизни
В контексте тайм-менеджмента время рассматривается как ключевой, т.е.стратегический, ресурс организации или человека, необходимым для достиженияуспеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом. Время какстратегический ресурс находится в одном ряду с такими ресурсами, как деньги,информация, технологии, люди (персонал) и др.
Тайм-менеджмент выступает как отдельное самостоятельное направление,связанное с действием или процессом тренировки сознательного контроля надколичеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, прикоторомспециальноувеличиваютсяэффективностьипродуктивность.
Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов,используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот наборвключает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование,распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат,мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.
Системауправлениявременемсоставляетсочетаниепроцессов,инструментов,техник и методов.
Обычноуправление временем являетсянеобходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет времязавершения проекта и масштаб.
В управлении временем можно выделить следующие процессы:
- анализ,
- моделирование стратегий с учётом проведённого анализа,
- целеполагание(постановкацелиилиопределениеключевогонаправления развития),
- определение и формулирование цели (целей),
- планированиеирасстановкаприоритетов.
Разработкапланадостиженияпоставленныхцелейивыделениеприоритетных(первостепенных) задач для выполнения
- реализация — конкретные, шаги и действия в соответствии снамеченным планом и порядком достижения цели.
- контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов порезультатам.
Также в случае, если лицо или группа лиц, которыепрактикуют управление временем, планируют и далее осуществлятьпроекты,тоцелесообразновестихронометражификсироватьрезультаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (записьпо параметрам различного характера показателей расходов времени наотдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любыхпроектов или программ.
Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса, вызваннаянеправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотнойорганизацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиваниювыполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве,браку и т.д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность ирезультаты работы всего предприятия.
Одним из методов совершенствования управления на предприятии являетсяанализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителейфункциональных подразделений. Для выявления причин нехватки временинеобходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколькорабочихдней.
Беспокойствоменеджераиз-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:
1. Отсутствует четкое расписание работы на текущий день;
2. Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;
3. Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
4. Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
5. Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
6. Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;
7. Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;