Доклад
На тему: Взаимоотношения секретаря с коллективом
По дисциплине: МДК 02.01
Выполнила студентка
III курса
Нигматуллина Розалина
г. Уфа
Содержание
Введение. 3
§1. Взаимоотношения с руководителем. 4
§2. Взаимоотношения в коллективе. 6
Заключение. 8
Список литературы.. 9
Введение
Секретарь-это доверенное лицо руководителя; ни словом, ни жестом секретарь должен показать сотрудникам, что он посвящен в его проблемы.
Секретарь в любой организации является “проводником” идей и решений руководителя, посредником между руководителем и сотрудниками. Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависит от личности самого секретаря. Секретарь в любой ситуации должен проявлять такт и дипломатичность, не допуская проявления высокомерия и равнодушия с сотрудниками.
Для успешной работы любого коллектива необходимо чувство локтя, которое рождается в общении, но при этом не следует забывать, что секретариат- это не клуб отдыха. Не следует стараться слишком откровенничать с коллегами. В разговоре лучше не касаться тех тем, о которых ни вы, ни собеседник не пожалеет завтра, ни год спустя. Не стоит позволять сослуживцам изливать свою душу: секретарь не должен быть заложником чужих тайн.
Если все-таки это произошло, уместно продемонстрировать “забывчивость”, как только речь вновь пойдет об этом. Ни в коем случае не следует рассказывать об услышанном кому-либо. Ни в коем случае не следует рассказывать об услышанном кому-либо другому, как бы не хотелось поделиться пикантной информацией. Хороший секретарь- это как хороший сейф, в котором многое храниться под надежном замком.
Секретарь должен помнить основное правило подлинного этикета: каждый заслуживает уважения уже за то, что он прежде всего человек. Обязанность секретаря- проявлять вежливое и доброжелательное отношение к любому сотруднику, даже если он имеет сложный характер и плохие манеры.
Взаимоотношения с руководителем
Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела.
Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом.
Ваша задача помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут.
Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.
Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа.
Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе.