Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.
До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм 1 или 1-а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и на расходные кассовые документы.
При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (рас-четно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи (табл. 1).
Таблица 1. Форма 1
"Маяк"(предприятие, предприниматель)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях
| Приходи! (расходнь кассовый о | ш 1Й) эдер | Приход (расход) наличных белорусских рублей | Фамилия, инициалы | Примечание | |||
| дата | номер | на оплату труда | на командировочные расходы | итого | |||
| 10.12.200...г. | 9 728 000 | 10 500 | 9 738 500 | Из банка на оплату труда и командировочных расходов |
Регистрацию приходных и расходных кассовых документов можно вести и с применением средств вычислительной техники. При этом составляется машинограмма: "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях".
Кассовая книга применяется для учета движения денег в кассе (табл. 2). Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки "Остаток на начало дня"). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца операций за день не отрывается.
Предприятие, предприниматель с применением наемного труда ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.
Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия, предпринимателя с применением наемного труда.
В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой "в том числе на оплату труда". При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.
Таблица 2. Форма № КО-4 Кассовая книга на 200... г. Касса за "10—12" декабря 200... г. лист 6
| Номер документа | От кого получено или кому выдано | Номер корреспондирующего счета, субсчета | Приход, руб. | Расход, руб. |
| Остаток на начало дня | 1 800 000 | |||
| П/о 350 | Из банка по чеку № 370170 | 9 738 500 | ||
| Р/о 420 | Заработная плата | 9 028 000 | ||
| 9 738 500 | 9 028 000 | |||
| 9 738 500 | 9 028 000 | |||
| 2 510 500 | X | |||
| 700 000 | X |
Кассир________________
подпись и.о., фамилия
Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве одногоприходных и одного
раСХОДНЫХ ПОЛУЧИЛ__________________________
Бухгалтер___________________________
подпись и.о., фамилия
Границы рабочего дня субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда с круглосуточным режимом работы устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь Правилами внутреннего распорядка.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.
В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.
С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года она хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (предпринимателя) и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия предназначен активный синтетический счет 50 "Касса". При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета: "Касса предприятия (организации)" и "Операционная касса". На субсчете "Операционная касса" учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств в кассу предприятия, а по кредиту — их выбытие.
При ведении учета по полной журнально-ордерной форме кредитовые обороты по счету 50 отражаются в журнале-ордере № 1, а дебетовые — в ведомости №1. Когда же учет организуется по сокращенной журнально-ордерной форме, то кредитовые обороты по этому счету записываются в журнал-ордер № 01, а дебетовые — в ведомости к этому журналу.
Учет наличия и движения денежных средств в кассе предприятия при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-4, которая ведется по данным отчетов кассира.
Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Литература
1. Скориков А.П. Бухгалтерский учет на производственном предприятии, Мн.: Высшая школа 2004г., 430 с.
2. Сащеко П.М. Теория бухучета, Мн: БГЭУ, 2004 г., 150с.
3. Саленко М.П. Бухгалтерский учет и статистическая отчетность, Мн.: Новое знание, 20057г. 290 с.