Любая система сначала должнаисследоваться вовзаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип – последовательного продвижения по этапам издания системы – должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.
Используемое информационное обеспечение можно разделить на первичные и вторичные.
К первичным функциям относятся:
· организация массивов информации;
· организация потоков информации;
· организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.
При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.
Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.
Функции организации потоков информации предлагает выполнение следующих управленческих процедур:
· определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
· определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
· разработку документооборота;
· использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
· установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
· Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:
· обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;
· распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до потребителя.
В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях:
· централизованный;
· децентрализованный;
· специализированный.
При централизованном способе организации вся деятельность по
информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании ответственному за информационные системы и технологии.
Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.
При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.
Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком – дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемам.
При специализированном способе организации отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов.
Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком –сложность учета всех специфических особенностей объекта.
Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить, что подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей организации. Современные руководители понимают это, и любая даже самая маленькая организация имеет в своем составе информационные службы.