Существует возможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с помощью выражения. Для этого необходимо в режиме конструктора запроса выполнить одно из следующих действий:
– Ввести выражение в пустую ячейку строки «Поле». Если выражение содержит имя поля, необходимо заключить это имя в квадратные скобки.
– Для того чтобы получить помощь при создании выражения, можно воспользоваться построителем выражений. Для открытия построителя выражений нужно установить указатель мыши в то место строки «Поле», куда требуется добавить вычисляемое поле, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Построить».
– После нажатия клавиши «Enter» или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "ВыражениеN", где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещается перед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.
Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нужно нажать на панели инструментов кнопку «Групповая операция» (если строка «Групповая операция» не выводится на экран). В ячейке «Групповая операция» для поля группировки оставить значение «Группировка», а в вычисляемом поле заменить слово «Группировка» словом «Выражение».
Примечания:
– Для того чтобы открыть или просмотреть все выражение целиком без прокрутки необходимо нажать клавиши «SHIFT»+«F2». Открывается окно диалога «Область ввода».
При необходимости, можно внести в запрос следующие дополнения:
– Ввести условие, определяющее данные, используемые в вычислениях.
– Определить сортировку результатов.
– Задать значения свойств полей, таких как «Формат поля» (поскольку поле не наследует свойства базовой таблицы).
Фильтры
Условия отбора – это инструкции, которые позволяют сообщить Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся в бланке запроса или в окне расширенного фильтра.
– В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формы необходимо выбрать ячейку строки «Условие отбора» в столбце поля, для которого задается условие отбора.
– Ввести выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений. Для того чтобы открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду «Построить».
– Для того чтобы ввести другое выражение для этого поля или для другого поля, переместить указатель в соответствующую ячейку и ввести выражение.
Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям.
Применительно к нашей базе данных, для осуществления выбора
Параметрические запросы
Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение поля «Факультет», а в другом запросе – значение «Специальность». Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.
Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне.
Применительно к нашей базе данных критерии запроса задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице списка студентов определенного факультета необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Факультет» ввести в квадратных скобках условие отбора, в нашем случае, это предложение ввести условие отбора непосредственно самому пользователю (аналогично для остальных полей).
Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка студентов, обучающихся выше первого курса, необходимо ввести в ячейку поля «Условие отбора» графы «Курс» выражение «>1»
Запросы на обновление
Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.
После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда «Запрос ® Обновление», после чего в нижней части бланка строка «Сортировка» заменяется строкой «Обновление». В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.
С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей.
Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке «Поле» бланка запроса.
При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке «Запуск») или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.
Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта «Таблицы», выделить имя таблицы и открыть ее щелчком на кнопке «Открыть».
Редактирование запросов
Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке «Конструктор». На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду «Правка ® Удалить».
Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.
Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.
Формы
Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.
С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.
Формы можно создавать в режиме «Конструктор» или с помощью «Мастера форм», или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или «Мастер форм», а конструктор применять при редактировании и форматировании форм.
Автоформы
Автоформы бывают трех видов: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Табличные формы имеют вид таблиц, автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.
Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента «Формы» и затем щелкнуть на кнопке «Создать». В диалоговом окне «Новая форма» выбирается вид автоформы и источник данных – таблица или запрос. После щелчка на кнопке «OK» автоформа выводится на экран.
Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.
Мастер форм
Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме.
Создание формы с помощью мастера:
1. В окне базы данных выберите вкладку «Формы».
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. В диалоговом окне «Новая форма» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.
5. Нажмите кнопку «OK».
6. Если на шаге 3 были выбраны «Мастер форм», «Диаграмма» или «Сводная таблица», то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов «Автоформа: в столбец», «Автоформа: ленточная» или «Автоформа: табличная форма» создается автоматически.
Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.
Использование «Мастера форм» позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя, это также наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу.
В первом окне мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц. Для выбора поля в окне «Доступные поля» маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса. Для переноса всех полей источника данных в окно «Выбранные поля» используется кнопка >>. При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать.
С помощью мастера можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».
Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в форме много элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме.
В нашей базе данных с помощью мастера форм были созданы две формы «Список студентов» и «Данные студентов» на основе существующих таблиц. Для создания данных форм использовался «Мастер форм», так как он существенно упростил процесс разработки этих форм, и так как данные формы не предполагали наличие каких-либо конструктивных отличий от существующих в мастере форм шаблонов. Данные формы включают в себя все поля из таблиц-источников, внешний вид форм был выбран «Табличный», стиль оформления «Официальный».