Все операции банков совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, оформленных в установленном законодательством порядке. Первичные учетные документы поступают в банк от клиентов, других банков, а также составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять внутренний контроль.
Первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:
· расчетные документы. Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов. К расчетным документам относятся платежное поручение, платежное требование, платежный ордер;
· кассовые документы. Кассовые документы используются при оформлении операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе;
· мемориальные ордера. Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций;
· внебалансовые ордера. Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам.
Все операции по расчетным и (или) кассовым документам клиентов, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день. Расчетные и (или) кассовые документы, поступившие в банк по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня.
Оплата всех расчетных и (или) кассовых документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня (за исключением овердрафтного кредитования) с соблюдением очередности платежей, установленной законодательством. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета с учетом требований законодательства.
Исправление ошибочных записей производится при наличии подтверждающих документов по тем счетам, по которым сделаны ошибочные записи, обратной проводкой либо путем отражения сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета исходя из экономической сущности проведенной операции. Исправление неправильно проведенной суммы может производиться как путем проведения обратной проводки на полную сумму и осуществления правильной бухгалтерской записи, так и путем исправления в части неправильной суммы.
Для организации работы в течение операционного дня в банке устанавливается график документооборота, предусматривающий интервалы движения бухгалтерских документов. Документооборот - движение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, связанное с оформлением, регистрацией, проверкой, учетом и контролем операций банка.
Порядок формирования, сверки и хранения бухгалтерских документов определяется банком с учетом требований законодательства.
Однако, общим требованием является то, что папки бухгалтерских документов, на основании которых совершены записи по счетам бухгалтерского учета, формируются за каждый операционный день. Формирование кассовых документов осуществляется в порядке и сроки, установленные банковским законодательством.
Данные бухгалтерских документов, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, за каждый операционный день сверяются с данными ежедневного баланса не позднее следующего операционного дня. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные и сверенные с ежедневным балансом документы передаются для хранения. По бухгалтерским документам, хранящимся в электронном виде, составляются справки о суммах и количестве таких документов по форме, утвержденной банком, для помещения их в соответствующие папки при формировании документов.
Бухгалтерские документы, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета, книга (книги) регистрации открытых и (или) закрытых лицевых счетов, отчетность хранятся в течение сроков, установленных законодательством.
При организации работы в течение операционного дня банк должен осуществлять внутренний (текущий и последующий) контроль, предусмотренный локальными нормативными правовыми актами банка.
Внутренний контроль осуществляется при открытии счетов, приеме первичных учетных документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.
Внутренний контроль должен быть направлен на:
обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;
соблюдение клиентами требований по оформлению первичных учетных документов;
своевременное исполнение платежных инструкций клиентов на перечисление денежных средств;
перечисление и зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.
Для обеспечения надлежащего текущего контроля банк самостоятельно в локальных нормативных правовых актах определяет перечень операций банка, которые подлежат обязательному дополнительному контролю, а также ответственных исполнителей, которым предоставляется право выполнять контрольные функции, и порядок его осуществления. По операциям банка, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним ответственным исполнителем.
Первичные учетные документы по подлежащим дополнительному контролю операциям банка, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, должны иметь контрольную подпись уполномоченного на то лица.
Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является последующий контроль правильности учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. Последующий контроль должен быть направлен на вскрытие причин выявленных нарушений порядка совершения операций и ведения бухгалтерского учета и на принятие мер к устранению недостатков.