(актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);
соответствие практики работы установленным требованиям;
оценка взаимодействия с другими процессами.
3. Проверка (контроль) и анализ процесса (Check):
контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;
мониторинг процесса (по показателям качества);
отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).
4. Коррекция и улучшение процесса (Action):
установленные процедуры коррекции;
наличие процедур и их соответствие требованиям;
результативность установленных процедур;
полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.
Эти элементы наглядно представлены в виде схемы Исикавы (схема). По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор, фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы. В графе 2 под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок q.
Весовые коэффициенты к. для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001:2000.
Графа 3 таблицы после сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:
100% – несоответствий и рекомендаций по улучшению нет, q=1
95% – несоответствий нет, только рекомендации, q = 0,95;
75% – незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению, q = 0,75;
0–50% – значительные, несоответствия, оказывающие влияние на качество продукции, q < 0,5.
В графе 5 таблицы дается ссылка на номер уведомления о несоответствии, если такое обнаружено. Оформление несоответствий дополнительно к таблице на отдельных бланках позволит зафиксировать и отследить выполнение..коррекции и корректирующих действий.
Результирующая оценка составляющих процесса по циклу PDCA в дополнение представляется диаграммой (рисунок). В отчете можно привести диаграммы для сравнения с результатами оценок предыдущих аудитов проверяемого процесса или лучших (худших) процессов СМК предприятия.
Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.
Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК, Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:
сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;
наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;
системность и полноту проводимых аудитов. Ни для кого не секрет, что лишь зафиксировать несоответствия на аудите еще не означает представить полную картину. Информацию, сколько осталось «за кадром» и что в процессе отлажено хорошо, как правило, отчеты внутренних аудитов не содержат. Но значение для проверяемых она имеет не меньшее, чем несоответствия;
методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;
возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов. Данную работу проводит, как правило, уже не группа аудита, а, например, аналитическая группа службы качества при подготовке к анализу СМК высшим руководством предприятия. Предлагаемую форму отчета кто-то может отнести к разновидности стандартных опросных листов или вопросников для проведения аудита. Это не совсем так. Вопросник для проведения аудита должен быть более подробным и отражать специфические требования к. конкретному процессу. Приведенный документ таких подробностей не предполагает, он задает лишь рамки для сбора фактов. Вопросники – действенный инструмент для качественного проведения аудита, но они не обладают наглядностью и. не содержат аналитической составляющей, что является неотъемлемой частью отчета.