Внутренние аудиты. Что дает форма отчета?

Бесспорно, значима роль внутренних аудитов системы менеджмента качества (СМК) в ряду процессов поддержания в рабочем состоянии и совершенствования всех ее элементов. Из огромного числа факторов (методических, методологических, психологических и др.), влияющих на действенность и приносящих пользу внутренним аудитам, можно выделить основополагающие. К этой категории относятся: уровень подготовки аудиторов, методики составления оптимальной с точки зрения результативности и эффективности программы аудитов, тонкости формулировок несоответствий, подбор доказательной базы для рекомендаций по улучшению, мотивация аудиторов. Перечень факторов можно продолжить, но его полнота и варианты предлагаемых решений могут быть предметом другой статьи.

Поставив цель – сделать внутренние аудиты действенным инструментом выявления слабых мест и областей для улучшения, сузим задачу рассмотрения факторов, влияющих на действенность внутренних аудитов, до формы отчета. Кто вплотную занимался аудитами, знает, что отчеты не блещут глубиной анализа объекта аудита в целом и зачастую сводятся к перечислению незначительных недостатков. Поверхностная оценка, даваемая в ходе аудита, приводит к потере интереса руководством предприятия к этому виду деятельности и подрывает веру в то, что внутренние аудиты способны помочь в решении проблем предприятия. Потеря поддержки на высшем уровне резко снижает мотивацию аудиторов и статус аудитов. Как следствие, аудиты вырождаются в формальные мероприятия для демонстрации сертификационным органам. Так как внутренние аудиты все-таки являются обязательным элементом измерения системы, попробуем обойти эту проблему, задавшись формой отчета как ключевым инструментом для анализа текущей деятельности организации. Возражения о том, что без компетентных аудиторов и творческого подхода не обойтись, принимаются сразу. Любое дело не терпит равнодушного, механического к нему отношения. Но определение рамок и уровня сложности задач инициирует процесс селекции и самообразования персонала.

В качестве исходных предпосылок зададимся фактом внедрения процессно ориентированной модели СМК на предприятии и наличием программы аудитов, рассчитанной на полгода или год. Объектом аудитов принимаем процессы СМК, а не в целом деятельность подразделений. Только в этом случае логично ожидать, что реальное состояние проверяемого процесса или процессов будет отражено в отчете о результатах аудита.

Традиционные стандартные разделы отчета содержат общую информацию о проведенном внутреннем аудите:

· сроки проведения;

· объект аудита (проверяемые процессы СМК);

· проверяемые подразделения;

· критерии аудита (регламентирующие процесс документы);

· группа аудита (в том числе руководитель группы или главный аудитор, технические эксперты и т.д.);

· цели и задачи аудита;

· график аудита;

· уведомления о несоответствиях;

· другое.

К целям внутреннего аудита могут также относиться (учитывая требования п. 8.2.2 стандарта ИСО 9001:2000 и п. 6.2.2 ИСО 19011:2002):

· определение степени соответствия объекта критериям аудита;

· оценка результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии объекта аудита;

· оценка результативности СМК или отдельного процесса СМК для достижения конкретных целей;

· идентификация областей улучшений. Предположение о наличии перечисленных выше целей для внутренних аудитов организации позволяет представить содержательную часть отчета о внутреннем аудите в форме таблицы, а в задачи аудита на полных основаниях включить:

· оценку документации СМК (критериев аудита) для проверки соответствия законодательным актам и требованиям стандарта ИСО 9001:2000, а также для подтверждения того, что определены все необходимые требования для достижения поставленных целей;

· оценку соответствия выполнения требований документации (оценка практики работы);

· анализ причин выявленных несоответствий;

· оценку результативности проверяемого процесса;

· определение сильных и слабых сторон в СМК.

Для удобства назовем эту «содержательную» часть отчета «Оценка функционирования и результативности процесса». Если на аудит запланирована проверка нескольких процессов СМК, то соответственно на каждый из процессов заполняется предлагаемая форма.

Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (plan – do – check – action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете.

1. Планирование процесса (Plan):

определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества;

составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки);

обеспечение ресурсами (данный элемент может быть выделен отдельно. Но, выбрав в качестве отправной точки цикл

Оценка функционирования и результативности процесса

PDCA, оставим элемент в качестве составляющей «планирования процесса»);

персонал (наличие, требования к компетентности);

методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);

инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);

производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).