Типы служебных документов




Культура деловой речи

 

Общая характеристика официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административной общественной деятельности.

В устной форме этот стиль реализуется при официальном общении, в государственных учреждениях, в суде, во время деловых и дипломатических переговоров, а в письменной форме – в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, в деловой переписке и т.п.

 

В деловой речи выделяются следующие подстили:

- дипломатический,

- юридический,

- собственно официально-деловой (канцелярский).

 

Особенности официально-делового стиля:

- преимущественно письменная форма,

- официальный характер изложения,

- информативная насыщенность (максимум информации при минимуме языковых средств),

- точность, исключающая возможность каких бы то ни было двусмысленностей и неясностей,

- языковой стандарт, т.е. стремление к выражению мысли единообразным способом.

 

Языковые особенности официально-делового стиля:

- широкое использование слов и словосочетаний, имеющих окраску официально-делового стиля (надлежащий, вышеупомянутый, нижеподписавшийся, препровождается, получатель, вышестоящие органы, установленный порядок и др.);

- наличие большого количества слов, принадлежащих бухгалтерской, юридической и дипломатической терминологии (спрос, надбавка, контракт, законодательство, полномочия, юридическое лицо и др.);

- полное отсутствие жаргонных, просторечных, диалектных слов и выражений, а также слов с эмоционально-экспрессивной окраской.

 

 

Особенности употребления имен существительных

Среди имен существительных часто употребляются названия людей по признаку действия или отношения (наниматель, квартиросъемщик, истец, усыновитель). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются только в форме мужского рода (свидетель Елена Савельева, истец Мария Горбунова, сотрудник полиции Светлана Ерохина).

 

Особенности употребления глаголов

Форма глагола настоящего времени в официально-деловом стиле употребляется в значении, которое определяется как «настоящее предписания». Предназначение такой формы: указать на действие, которое предписано законом, т.е. должно быть выполнено в обязательном порядке (При невозможности для защитника явиться в указанный срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3 статьи 47 настоящего Кодекса).

 

Особенности синтаксиса

Синтаксической «приметой» официально-делового стиля является большое количество пассивных конструкций, конструкций перечисления, сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, употребление именных цепочек с использованием родительного падежа (В целях широкой гласности работы органов государственного контроля…), а также словосочетаний, включающих сложные предлоги, образованные от имён существительных (в целях, в отношении, в силу, на предмет и т.п.) или предлог по для обозначения временных отрезков (по прошествии указанного времени и т.п.).

 

Эти особенности официально-делового стиля являются объективным фактом, их использование в текстах деловых бумаг закреплено традицией.

 

 

Письменная деловая речь

 

В официально-деловом стиле речи преобладает письменная форма (деловые письма, личные и управленческие документы, другие деловые бумаги).

Особенности оформления документов:

1) унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости.

2) стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

 

Типы служебных документов

 

Документ – это деловая бумага, обладающая юридической силой.

Основные функции документа:

- информационная,

- коммуникативная,

- управленческая,

- правовая.

Разграничивают две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Все служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

- личные документы (заявление, служебная записка, доверенность, автобиография, резюме);

- управленческие, или организационно-распорядительные, документы (для внутреннего пользования), которые, в свою очередь, делятся на несколько систем:

- административно-организационные документы (контракт, план, устав, отчет, правила и т.д.);

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, постановление и т.д.);

- информационно-справочные (рапорт, справка и т.д.);

- деловые письма (сопроводительные, инициативные, гарантийные), посредством которых организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры.

Деловая переписка оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия:

- коммерческая корреспонденция (письмо-рекламация, письмо-запрос, письмо-ответ) – переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта; коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу;

- финансовые и учетные документы.

 

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (вступил в силу с 1 июля 2018 года). Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления на бланке документов реквизитов делового письма: реквизиты организации/предприятия, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подпись, отметка о составителе.

Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу – т.е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер императивной, волюнтативной функции. Так, в письме-просьбе (письмо-запрос) используются, например, такие речевые клише, как Обращаемся к вам с просьбой…; Просим вас направить…; Мы хотели бы получить… и т.п.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-11-19 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: