При изменении состава документов дела (изъятии, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылкой на соответствующие акты.
При определении общего количества листов в деле литерные, пропущенные номера листов документов входят в основной счет листов дела и приплюсовываются (или отнимаются) дополнительно не к общему количеству листов, а к последнему номеру листа дела.
Например:
последний номер листа дела 51. В деле имеется изначально три литерных листа, но при проверке обнаружен один лист, ошибочно пропущенный при нумерации.
Следовательно, всего листов: 51+3-1=53.
Итоговая запись листа-заверителя будет следующей:
«В деле подшито и пронумеровано 53 (пятьдесят три) листа,
в том числе:
литерные номера листов – 25а, 30а, 30б
пропущенные номера листов – 28»
Если часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая часть – арабскими, общее количество листов в деле указывается следующим образом:
Например:
В деле подшито и пронумеровано XIX + 78 = 97 листов
Если часть дела пронумерована по листам, а другая часть – по страницам, и такую смешанную нумерацию признано необходимым сохранить, общий объем дела указывается следующим образом:
В деле подшито и пронумеровано 24 (двадцать четыре) листа + 208 (двести восемь) страниц.
Если дело пронумеровано по страницам, то в заверительной надписи указывается количество страниц:
В деле подшито и пронумеровано 60 (шестьдесят) страниц.
Если чистые листы пронумерованы, из общего количества листов дела они не вычитаются, а указываются в заверительной надписи:
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| чистые листы | 10, 190 |
Особенности физического состояния и формирования дела включает в себя также информацию:
▪ о наличии дублетных листов документов (особенно важно указывать эти сведения при подготовке дел к оцифровыванию и микрофотокопированию):
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| дублетные листы (копии) листов 5, 6, 7 | 8, 9, 10 |
▪ о наличии графических материалов (графики, карты, схемы, чертежи и т.д.);
▪ об общем количестве листов альбома и общем количестве документов, наклеенных на листы альбома;
▪ о наличии листов документов с наклеенными фотографиями, вырезками или другими документами:
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| наклеено три фотографии | 7 |
| наклеено две открытки | 9 |
| наклеено четыре вырезки из газет | 13 |
▪ о номерах конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов документов;
▪ о номерах конвертов с вложениями, которые не могут быть пронумерованы:
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| конверт с вложенным куском материи | 10 |
▪ о печатях и их оттисках (сургучные печати, восковые и др.):
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| восковая печать | 2 |
| фрагмент сургучной печати | 3 |
▪ о наличии средств почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, пломбы):
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| конверты с почтовыми марками | 15,16,74 |
| открытка с пятью марками | 20 |
▪ о номерах листов документов, на которых находятся марки об уплате гербового сбора, любых пошлин и сборов:
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| гербовые марки | 10,11 |
| марки консульского сбора | 22,23 |
▪ о наличии в деле печатных изданий;
▪ о физическом состоянии дела:
| Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела | Номера листов |
| лист склеен из трех частей | 10 |
| угол листа оторван | 35 |
| листы «сцементированы» | 36-39 |
| текст выцвел | 46 |
Лист-заверитель может не заполняться, если проверкой нумерации не обнаружено расхождений с уже имеющимися записями и если лист-заверитель не на старом бланке. В таком случае новая запись не составляется, но под имеющейся отметкой о последней проверке указываются дата последней проверки, разборчивое и четкое указание должности, ставится подпись и указывается расшифровка фамилии лица, проводившего проверку.
Иначе будет непонятно, проводилась ли проверка нумерации дела уже после оформленной первоначально нумерации.
Новый лист-заверитель составляется при перенумерации листов дела или внесении изменений в действующую нумерацию (например, введение литерных номеров).
Новый лист-заверитель составляется и в случае обнаружения ошибок в предыдущих записях или неполноты заполнения формы.
Должность, подпись и расшифровка фамилии лица, составившего запись, а также даты ее составления указываются четко и разборчиво.
Все последующие изменения состава и состояния дела (неисправимые повреждения, недостача документов, присоединение к делу документов из россыпи, сведения о разделении дел, о включении в дело новых документов и т.п.) оговариваются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующие акты. Оговорка заверяется заведующим структурным подразделением, проводившего проверку (нумерацию) или ответственным работником структурного подразделения с указанием даты.
Например:
«Верхняя часть дела обгорела, см. акт о неисправимых повреждениях дел (документов)от _____№ ________»
«Листы 1-24 включены в дело №______, см. акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов от _____ №________»
«Листы 159-170 присоединены из россыпи см. акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов от __________
№ _______».
Л И Т Е Р А Т У Р А
1. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь/Редкол.: В.И.Адамушко и др. – Мн.: БелНИИДАД, 2006.
2. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143).
3. Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь. – Мн., 2007.
4. Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь – Мн., 2004.
5. Методические рекомендации по подготовке и передаче архивных документов для оцифровывания, учету и хранению цифровых копий. – Мн.: БелНИИЦЭД, 2008.
6. Работа с особо ценными документами в государственных архивах Республики Беларусь. Методические рекомендации. – Мн.: БелНИИДАД, 2010.
7. Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага паходжання. – Мн., 2005.
8. Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь. Методические рекомендации. – Мн.: БелНИИДАД, 2011.
9. Памятка по нумерации листов дел при подготовке их к выдаче из архивохранилищ для использования, проведения работ по улучшению физического состояния, изготовления копий страхового фонда и фонда пользования в Национальном историческом архиве Беларуси – Мн.: НИАБ, 2009.