1. Отдыхайте после обеда
«В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005 году от нее пострадало 115 японцев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам, пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не назначайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации.
2. Стройте реалистичные планы
Когда вы настроены позитивно и в хорошем настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче втянуться в работу, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состоянием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную или агрессивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.
3. Не откладывайте до последнего
У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с директором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел,
разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному человеку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также можно разбить их на группы по обстоятельствам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хорошем настроении». Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения. Когда наступал «момент лени», он просматривал папку и звонил сотрудникам, напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас ощущение «недоделанности». А вот для решения важных проблем я рекомендую метод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день».
4. Не распыляйтесь по мелочам
Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает посторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени.
Действенный метод борьбы с воришками — хронометраж. Возьмите блокнот и каждые полчаса записывайте, чем вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — заварила чай, 9:25 — начала делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша, обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.
В конце дня проставьте напротив каждого отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Если вы отвлекаетесь на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а в конце дня сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты — и вы получите среднюю цифру «украденного времени». Еще один недооцененный резерв — время в транспорте или командировке. Читайте или слушайте аудиокниги, работайте над материалами к докладу или просто отдыхайте, полностью отключившись от работы. Возвращаясь из командировки, возьмите за привычку составлять небольшую «карточку города»: выписывайте на листок или в отдельный файл названия и адреса хороших гостиниц, ресторанов, стоимость проезда в такси и другие важные детали, вроде «в Петербурге метро закрывается в полночь», «в Нью-Йорке до аэропорта без пробок ехать сорок минут, а с пробками — полтора часа». Это сэкономит время в следующей поездке.
5. Четко выделяйте приоритеты
Если принять за факт три простые аксиомы, лежащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на свои места.
Первое: жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. Второе: время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из людей не миллионер. Третье: время и поступки человека в нем необратимы.
Эти три факта не позволяют мне бездействовать. Ведь цель тайм-менеджмента — не превратить вас в «машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей жизни, главные русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье или собственный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из них — самостоятельная ветвь. Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют больше времени и усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите реальные плоды своих трудов[6]».
Заключение
Что мы вообще знаем о времени? Что это такое? Мы можем потрогать стол и стул, ощутить на себе жару и холод, но не можем ни потрогать, ни ощутить на себе времени. Его невозможно измерить, увидеть, почувствовать. И исходя из этого мы должны сделать вывод, что такая категория как «время» не является объективной реальностью.
Но при этом каждый человек обладает времявосприятием, у человека в обыденной жизни оно целиком связано с периодическим контролем его по отношению к показаниям часов или к смене фаз дня (утро, день, вечер, ночь). Данное контролирование и подстраивание под земные сутки ведется человеком с помощью визуального или слухового восприятия информации, с помощью которых можно отследить и осознать текущее время. Но что будет, если оградить человека от всех часовых ориентиров? На что тогда будут ориентироваться наши внутренние часы?
Были проведены исследования, с помощью которых доказали, что при отсутствии синхронизаторов времявосприятие человека искажается. Стало напрямую ясно, что ощущение времени особенно в критические для человека моменты напрямую зависит от способности человека активно либо пассивно противостоять возникающим трудностям, от пола человека и других факторов...
Муха, например, успевает за свой короткий период жизни познать в десятки раз больше, чем человек, за этот же период времени. То есть она успевает зафиксировать в десятки раз больше событий и интервалов между процессами. Для мухи, один световой день длится примерно один наш месяц.
С черепахой все по-другому. Она живет дольше человека. Но скорость ее реакции в 2-3 раза меньше, чем у человека. Для нее, прошедший пешком мимо человек, пролетает с такой скоростью, будто он проехал на мотоцикле со скоростью 50 км/ч. Тем самым, за свою жизнь черепаха видит и познает в 2-3 раза меньше, чем человек.
Мы не можем гнаться за временем, а тем более управлять им. Время это своего рода константа, на которую мы пока не в состоянии повлиять. Стоит повышать свою личную эффективность, то есть не управлять временем, а управлять собой. Таким образом, мы можем увеличить количество полезных действий в единицу времени.
Используемая литература
1. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 – 224с.
2. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. – Пер. с англ. К. Ткаченко. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – 288 с.
3. Вронский А.И. Как управлять своим временем. – Ростов – н/Д: Феникс, 2007. – 224с. – (Психологический практикум)
4. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – 128с.
5. Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. – СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. – 128с.
[1] Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004. – с.19
[2] Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 – с.56
[3] Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. – СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. – с.31
[4] Вронский А.И. Как управлять своим временем. – Ростов – н/Д: Феникс, 2007. – с.104
[5] Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. – Пер. с англ. К. Ткаченко. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – с. 288
[6] Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 – с.113