Открытое акционерное Директору АО «Старт»

общество «Экспо-бизнес» О.П. Некрасову

Образец оформления письма с продольным расположением реквизитов

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 11793. Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad. ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

_____________ № _____________ __________________________

На № ________от______________ (реквизит «Адресат)

_____________________________

(реквизит «Заголовок к тексту)

Текст

Должность подпись расшифровка подписи

1.4Факсограмма — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобрази­тельного), переданного по каналам факсимильной связи (при помо­щи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равно­значна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом:

позволяет отправлять и получать графическую информацию на бу­мажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном но­сителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии. нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в со­ответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

1.5 Электронное сообщение — это документ, переданный “электронной почтой” по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный “почтовый ящик” (область памяти ЭВМ), которому при­сваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описы­вает место (компьютер или локальную систему), где этот электрон­ный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком “@”.

Практический раздел

2.1 Изучить правила оформления реквизитов (по ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации).

2.2 Внимательно изучить теоретическую часть и образцы оформления писем.

2.3 Составьте служебное письмо с угловым и продольным расположением реквизитов.

Требования к оформлению второй части лабораторной работы

Отчет по лабораторной работе должен быть представлен в виде

созданного в электронном виде письма-претензии поставщику и ответа на претензию покупателя с угловым и продольным расположением реквизитов (по ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации).

Вопросы к защите лабораторной работы

4.1 К какой системе документации относится деловая переписка?

4.2 Из каких реквизитов состоит письмо?

4.3 Из каких частей состоит текст письма?

4.4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению реквизитов документов.

4.5 Претензионное письмо.

4.6 Факсограмма и электронное сообщение.

Литература

5 Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд.-Спб.: Питер, 2007-(серия «Современный офис-менеджмент»).