Образец оформления письма с угловым центрированным оформлением реквизитов бланочной части документа

Теоретический раздел

1.1Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными рек­визитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголо­вок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводитель­ных письмах — отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убе­дительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в компози­ционном плане письма содержат вступление, основную часть (дока­зательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопро­са: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, да­ется ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало со­мнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Письма, адресованные руко­водителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважительного об­ращения к адресату (“Уважаемый господин мэр!” “Уважаемый гос­подин Кудряев!”) и заключительную формулу вежливости (“С ува­жением”).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их ис­полнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопро­са и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос “О чем?”:

“О нарушении договорных обязательств”

Если письмо является ответным, то в бланке письма имеются номер и дата письма, на который дается ответ: “На № _

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая простав­ляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

1.2 Претензионное (рекламационное) письмо- разновидность коммерческого письма, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации)- возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия составляется в письменной форме на бланке письма.

Претензия должна содержать следующие сведения:

- полное наименование организации, которой направлена претензия, её адрес;

- основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами или иные обстоятельства);

- предмет претензии (должно быть указано какое обязательство нарушено);

- доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств);

- конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара и др.)

Претензия направляется виновной стороне заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих обоснованность претензии. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии и/или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству и др.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Предъявляем Вам претензию в связи с …

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была обнаружена недостача…и т.д.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; предоставить скидку сцены в__%; учесть указанную сумму при взаиморасчетах и т.д.)

Претензия должна иметь заголовок, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору поставки от__№

1.3 Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленчес­кой информации.

Основными чертами официально-делового стиля счи­тается:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой офици­ального делового языка, поскольку управленческая ин­формация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключают­ся, например, слова, обладающие эмоциональной или эк­спрессивной окраской, междометия, слова с суффиксами преувеличения и

т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключе­нием речевой избыточности.

Особые требования при изложении теиста предъявля­ются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требования точности изложения достигаются употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных причастных и деепричастных оборотов и т. д.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Кроме того, это специальные и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля, кроме сказанного, характерна еще рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое обозначение в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права па широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно )». Употребление такихпозволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретныхмероприятий по исправлению сложившегося положения.

Еще одна специфическая особенность делового языка - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Например:

руководство — брать на себя, возлагать, осуществ­лять, отстранять от, подменять, ук­реплять и т. д.

Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандарт­ных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служеб­ных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. Приведем несколько примеров «стандартных конструкций»:

«В подтверждение нашей договоренности...»,

«Напоминаем Вам, что...... Ваша задолженность по

оплате составляет...»,

«Просим извинить нас за задержку с ответом...», «Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы де­лового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подго­товку текста и его восприятие.

Оформляя документы печатным способом, необходимо реквизиты располагать в пределах границ, установленных формуляром образцов с допуском ±2 мм. При этом следу­ет помнить и о правилах машинописного оформления ма­териала.

Оттиск знаков в работе должен быть четким и ясным, линии строк ровными, пробелы между знаками, буквами и цифрами размещены по соответствующим правилам:

— перед знаком препинания пробел не делается, после знака препинания — обязательный пробел, например:

точка. Запятая, вопросительный знак? Восклицательный знак! Точка с запятой; двоеточие:

--Знак «тире» с двух сторон выделяется пробелом (Москва — столица Российской Федерации),

--знак «дефис» печатают без пробелов (Москва-река).

---Текст, за­ключенный в кавычки и в скобки, от знаков пробелом не отделяется, например: «кавычки», (скобки);

— знаки.№, § употребляются только с цифрами и от­деляются от них пробелом, например: № 13, § 6. Знак % от чисел пробелом не отделяется: 100%. Знаки §, №. % при множественных числах не повторяются, например;

№ 1, 2, 3; 100—110%; § 4—6;

— арабские и римские числа от текста отделяются пробелом, например: 25 человек, ХУП век и т.д. Для на­писания римских цифр используют заглавные буквы П, Ш, У, Х и др. Римскими цифрами обозначают тома, века, конференции, съезды, кварталы и др.

Многозначные арабские числа разделяются на классы (по три цифры справа налево), например: 12 986, 145 347, 1 000 879... Четырехзначные числа на классы не разделяются, например: 1998 год.

Печатая арабские цифры в столбики (в таблице), их располагают по разрядам, т.е. единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.;

— при обозначении смежных дат используют знак «дефис», например: 1941—1945 гг, ХУП—XIX вв.

— Учебный, хозяйственный, операционный год пишут j через скобку и вторую дату при этом обозначают сокращенно, например: 1997/98 уч. г.;

— количественные числительные, выраженные араб­скими цифрами, падежных окончаний не имеют, напри­мер: 5 спортсменов, 12 человек.

Порядковые числительные, выраженные арабскими числами, имеют падежные окончания, например: 3-я бри­гада, 16-й этаж... При множественных числах падежные окончания ставят у последнего числа, например: 1, 2 и 3-я линии. Порядковые числительные, выраженные римскими- цифрами, падежных окончаний не имеют, на­пример: ХП конференция, Ш том;

— сложные прилагательные, первой частью которых является числительное, пишут через дефис, например: 60-летие В. Высоцкого, 3-процентный вклад;

— простые, смешанные и десятичные дроби обознача­ют следующим образом: 1/2. 5 3/4, 0,25. Существитель­ные, стоящие после дроби, согласуются с дробной частью, например; 0/0,3 грамма;

— заголовки в тексте служебных документов и в таб­лицах пишут от левого поля (0-го положения табулятора) строчными буквами через один интервал. Каждая строка многострочных заголовков должна иметь законченное смысловое выражение. Точка в конце заголовка не ста­вится. Например:

О внесении изменений в должностную инструкцию

Другие заголовки пишут прописными буквами в цен­тре (относительно текста) или от левого поля (0-го поло­жения табулятора) по тем же правилам.

Подзаголовки пишут строчными буквами, их можно подчеркивать.

Расстояние от заголовка до подзаголовка 1,5-2 интер­вала, от подзаголовка до текста 3-4 интервала;

— если в тексте имеются примечания, то их оформ­ляют по следующей форме: слова «Примечание» или «Примечания» печатают от левого поля (0-е положение табулятора), а относящийся к ним текст через один меж­строчный интервал, например:

— сноски, которые поясняют сложности в тексте, обя­зательно печатают на том же листе, где было обозначение сноски. Обозначение может быть выполнено в виде звез­дочки или арабскими цифрами, но оно должно быть еди­нообразным на протяжении всей работы, например:

В тексте служебных документов широко употребляют общепринятые сокращения. Сокращения слов, слово­сочетаний можно подразделить на лексические и графи­ческие. Лексические сокращения (МПС, ГОСТ, зам. и др.) образуются из частей или инициалов слов и употребляют­ся как краткая форма в устной и письменной речи. Гра­фические сокращения (в. — век, с. — страница, об/мин. — оборотов в минуту) образуются из частей или букв сло­ва и употребляются только в письменной речи.

Недопустимо в тексте документов употреблять произ­водные сокращения, которые могут быть непонятны адресату.

 

 

Образец оформления письма с угловым центрированным оформлением реквизитов бланочной части документа

К

05.05.2009