В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия.
Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив [2].
Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени [2].
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации[2].
Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:
· потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
· скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
· Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
· человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям.
Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:
• обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;
• значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;
• обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;
• полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;
• сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов.
В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.
Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД.
Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:
· организационные;
· технологические;
· административные.
Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:
• система автоматизации документооборота,
• программное обеспечение.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.
б) Специальные системы электронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.
Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
Внешний электронный документооборот. Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.
Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.
Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы отделить данные (содержание) от их визуального представления (формы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.
Список использованной литературы
1. Бурлак Г. Н. Безопасность работы на персональном компьютере. М: Финансы и статистика, 2017
2. Визе Манс. Microsoft Access 2.0. Локализованная версия: Пер. с нем. - М.:БИНОМ, 2017
3. Каратыгин С. А. Access 08 (серия “Без проблем!”) - M.: Восточная Книжная Компания, 2016
4. Кент П. INTERNET. Пер. с англ. Москва, “ЮНИТИ”,2016
5.Левит Б. Ю. Текстовые процессоры WORD10-Word17. Учебное пособие. Изд-во Финансовой академии. М.2018.
6.Левит Б. Ю. Технология работы с модемом и факс-модемом. Работа в Internet. М.:ФА, 2018.
7.Мельников В. В. Защита информации в компьютерных системах. М: Финансы и статистика, 2016.
8.Назаров С. В, и др. Локальные вычислительные сети. - М: Финансы и статистика 2015.
9.Осейко Н. Н. Excel 5.0 для пользователя. BHV и Бином, Киев-Москва, 2014.
10.Пасько В. П., Марченко Ф. И. WORD6 для WINDOWS. К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2017.
11.Пятибратов А. П. и др. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Учебник. М: Финансы и статистика, 2017.
12.Рогов И. П. Excel 16 (серия “Без проблем!”) - М.: Восточная книжная Компания, 2016.
13.Сигел Ч. Изучи сам Access16 / Перев. с англ. Ю. В.Климец - Мн.:ООО ”Поппури”, 2016.
14.Стинсон К. Эффективная работа в Microsoft Windows 10. Питер - пресс:2017 г.
15.Томпсон С. и др. Осваиваем мультимедиа М.: Бином, 2017.
16.Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя. М: Финансы и статистика, 2016г.