Инструкция по составлению описи архивного дела
Итогом Вашей благородной работы с каждой папкой фольклорного архива должно стать составление 3-х документов:
1) внутренняя опись (обычно занимает 20-30 страниц, шрифт Times Roman, 12 Кегль), которая составляется в ходе заполнения граф выданной Вам таблицы (образец – «внутренняя опись_таблица»)
2) указатель, состоящий из 2-х частей: жанровый и географический (образец – «указатель»);
4) обложка дела (образец – «обложка»);
Все вышесказанное нужно принести на кафедру в бумажном варианте И в электронном izvestia_2@usu.ru (удостоверьтесь, что вся Ваша информация осталась на кафедральном компьютере: либо переданная Вами по эл. почте, либо принесенная и скопированная при Вас лаборантом кафедры с Вашей флэшки).
Обязательный дубль с конечным результатом работы отправить по эл. почте Граматчиковой Наталье Борисовне – n.gramatchikova@gmail.com).
Образцы всех данных документов Вам выданы. (Не получили – просите, и дано Вам будет).
За полученную папку Вы расписались. Это – имущество университета и просто бесценные материалы, которые не сможете восстановить ни Вы, ни мы, поэтому – будьте предельно внимательны с архивом.
Что нужно сделать, чтобы составить искомые документы?
1. Внимательно просмотрите содержимое папки (проникнитесь к ней расположением) – разберите все тетради, вложенные в нее, листы и обрывки листов. Если есть опись, когда-то кем-то составленная, – ознакомьтесь с ней, она Вам поможет, но ее содержание может не совпадать в содержимым папки на 100%, поэтому не доверяйтесь ей безоговорочно.
Цель этого просмотра – определить начало работы (нумерацию тетрадей) и ее объем, а также возможные проблемы, чтобы избежать в дальнейшем переделывания части работы.
ЛИСТЫАРХИВНОГО ДЕЛА ДОЛЖНЫИМЕТЬ СКВОЗНУЮ НЕПРЕРЫВНУЮ НУМЕРАЦИЮ. Нумеруется только лицевая сторона листа, если текст есть на обороте – обозначаем «с.20, об.». Сами тексты тоже пронумерованы, но это нумерация вторична, за нее не бьемся – просто отмечаем, как есть.
Нумерацию листов нужно проверять и, обычно, приходится что-то исправлять – ИСПРАВЛЕНИЯ ОСУЩЕСТВЛЯЮТСЯ ТАК: ЗАЧЕРКИВАЕМ ЦИФРУ в правом верхнем углу И ПИШЕМ НУЖНУЮ ШАРИКОВОЙ РУЧКОЙ РЯДОМ.
2. Последовательно заносите информацию с листов папки в таблицу, постоянно следя за нумерацией листов.
В ТАБЛИЦЕ ОПИСИ ИНФОРМАЦИЯ ОТРАЖАЕТСЯ НЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО, А В СООТВЕТСТВИЕ С РЕЕСТРОМ ЖАНРОВ (он выполнен в алфавитном порядке и в полном виде есть у Вас в файле под названием «реестр жанров»).
То есть, например, у Вас первые 20 листов – песни, потом 100 штук загадок, - таблице эти загадки будут расположены ДО песен (см. присланный образец).
Что указывать в таблице?
По жанрам:
У гаданий – на что и когда гадали;
У загадок – отгадки;
У песен – название (И ПЕРВУЮ СТРОКУ В СКОБКАХ!), если есть примечания «пели на свадьбе» и др. – отмечаем в примечаниях;
Приметы – о чем;
Несказочная проза – о чем текст, в примечаниях – жанр (предание, легенда, воспоминание…);
Сказки – о чем и жанр (волшебная, о животных, социально-бытовая)
Частушки – просто под номерами.
По населенным пунктам:
Внимательно смотрите, когда и где была сделана запись. Названия населенных пунктов нередко содержат ошибки (особенно это касается родовых окончаний), поэтому ознакомьтесь с вложенным файлом о современном административно-территориальном делении Свердловской области, однако имейте в виду, что название населенного пункта (особенно – «деревня, поселок, село») должно быть проставлено в соответствие с тем, как этот населенный пункт назывался на момент сделанной записи. Тем не менее этот список поможет Вам правильно сориентироваться в названии и его родовом окончании.
ВНИМАНИЕ: в папке могут встретиться населенные пункты, которые не относятся к данному району. Если это единичные тексты (если нет – требуется консультация с преподавателем) – включайте их в список, выделяя курсивом и проставляя их район также курсивом (посмотрите пример из готового дела № 1).
3. Паралллельно с этим начинайте составлять листок-указатель:
- вносите туда названия всех встретившихся Вам жанров в том же алфавитном порядке (в конкретной Вашей папке, скорее всего, не будет всего возможного жанрового многообразия), а количество единиц хранения (т.е. текстов каждого жанра) Вы подсчитаете по окончании работы;
- выписывайте встретившиеся Вам названия населенных пунктов с годом, когда была произведена запись текстов, – эти населенные пункты в конце работы нужно будет выстроить по алфавиту.
4. Завершение работы (еще не совсем ура):
1) после таблицы пишете количество листов дела и единиц хранения в нем (считаете все тексты), добавляете список всех населенных пунктов, где производилась запись (см. образец из дела № 1), СОХРАНЯЯ КУРСИВ ВО ВСЕХ СЛУЧАЯХ, КОГДА ЭТОТ НАСЕЛЕННЫЙ ПУНКТ ПРИНАДЛЕЖИТ ДРУГОМУ РАЙОНУ;
2) подписываете завершенную внутреннюю опись своими ФИО (см. образец из дела № 1) и ставите дату завершения Вашей работы;
3) оформляете обложку дела (см. образец – «обложка»);
4) все данные копируете в указатель – повторяя в нем реестр жанров и ДВАЖДЫгеографический указатель (первый раз – аналогично тому, как Вы это сделали после таблицы; второй раз – в скобках должно быть указание на номер дела, этот экземпляр пойдет для составления общего указателя по каталогу) – посмотрите указатель из дела № 1;
5) посылаете три готовых файла нам по эл.почте (на два адресата – кафедра и Граматчиковой Н.Б.) и идете отмечать окончание непосильного труда;
6) не откладывая, возвращаете на кафедру взятое дело вместе с бумажным вариантом всех указанных документов.
Ура.
Если в ходе работы возникли какие-то вопросы – звоните 8-912-222-84-50 Граматчиковой Наталье Борисовне или пишите на мой эл.адрес: n.gramatchikova@gmail.com. Еще лучше – фиксировать действительно сложные вопросы, а потом приехать на кафедру с папкой или листами из нее, чтобы обсудить возникшие затруднения, но после того, как Вы скинули мне на эл.почту то, что получилось, и предварительно позвонили и уточнили время.
Почерки бывают сложными, песни часто повторяются, былички могут казаться «ерундой какой-то», но в Ваших руках сейчас - листы и тетради, которые были составлены студентами филфака за 50 лет до Вас, это их фольклорная практика. Сейчас их информантов давно нет в живых, сами студенты уже немолоды; некоторых деревень уже не существует, от многих остались только брошенные избы и остатки церквей… А на этих листках – живые голоса этих людей.
Вы потратите неделю или две из Вашего времени, какое-то количество сил, но зато
1) Вы будете иметь реальный, абсолютно достоверный, региональный материал для курса «русский фольклор» (а затем – а «фольклор Урала») – то есть в значительной мере упростите себе подготовку экзамена;
2) получите зачет по фольклорной практике;
3) сделаете реально очень нужное и полезное дело, результат которого переживет Вас и, возможно, с трепетом будет продолжен Вашими детьми (и внуками).