Тема: Ведение совещаний, собраний.
1. Сущность совещания. Цели совещаний
2. Плюсы и минусы группового принятия решений
3. Типы совещаний
4. Протокол собрания (совещания)
5. Обязанности руководителя совещания
6. Поведение участников
Сущность совещания. Цели совещаний и собраний.
В служебной деятельности важную роль играют совещания. Совещание – целенаправленное взаимодействие руководителя с коллективом (управленческим аппаратом) посредством обмена мнениями.
Совещания проводят с целью:
Ø решения текущих производственных вопросов,
Ø согласования интересов всех структурных подразделений организации.
Ø обсуждения разных вариантов решения проблемы,
Ø принять коллективное решение и разделить ответственность за решение какой-то проблемы.
Собрания проводят с целью:
Ø обсуждения разных вариантов решения проблемы,
Ø принять коллективное решение и разделить ответственность за решение какой-то проблемы,
Ø избрание лидера общественной организации (профсоюза),
Ø торжественного поздравления и награждений.
Плюсы и минусы группового принятия решений
Психологи отмечают ряд преимуществ коллективного принятия решений:
· Высокое качество решений. Группа сотрудников обладает большим объемом знаний и опыта, чем один специалист.
· Согласие. Подчиненные в процессе взаимного обмена мнениями с большей готовностью соглашаются с решением, чем в случае, когда решение спускается сверху.
· Принятое совместно решение исполняется с большей эффективностью.
· У участников совещания формируется чувство повышенного собственного статуса и общественного признания, что способствует усилению эффективности руководства.
Однако организаторы совещаний должны учитывать и возможные минусы решений, принимаемых группами:
§ Неопределенность персональной ответственности. Если решение было успешным, то заслуги каждый участник приписывает себе. Если результаты работы группы неудовлетворительны, каждый склонен винить другого.
§ Есть опасность конформизма. Если руководитель доминирует, а другие уступают ему, чтобы ускорить принятие решения или избежать конфликта.
§ Обсуждение вопроса совещания порой теряет главное направление, разговор переключается на посторонние темы. На второстепенные пункты тратится много времени, в результате рассмотрение основной проблемы проводится наспех и может обернуться пустой тратой времени.
Типы совещаний.
Совещания классифицируются по разным признакам. По характеру проведения:
o Диктаторские, когда главную роль играет руководитель. Участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать свое мнение, дискуссии не допускаются. Руководитель диктует решение.
o Автократические, когда руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы, мнения приглашенных не обсуждаются. Решения принимает только руководитель.
o Сегрегативные, когда в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, не имеющие возможности высказаться, порой испытывают негативное отношение к руководителю и лицам, которым предоставлялось слово.
o Дискуссионные, когда происходит свободный обмен мнениями и выработка совместного решения, которое принимается голосованием с последующим утверждением руководителем.
o Свободные, проводятся без четко сформулированной повестки дня, представляют собой свободный обмен мнениями, принятие решений не обязательно.
В зависимости от управленческих функций:
v Совещания по планированию – обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации.
v Совещания по мотивации труда – рассматриваются вопросы качества работы сотрудников, их премирования, материального и морального стимулирования.
v Совещания по внутриструктурной организации – обсуждаются вопросы координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий, вопросы ответственности за решения.
v Совещания по контролю за деятельностью работников – обсуждаются способы контроля, результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, срывы заданий и т.п.
По тематике:
· Административные
· Технические
· Кадровые
· Финансовые
· Технологические.
По целям и задачам:
Проблемное проводится для того, чтобы найти оптимальное решение по возникшей проблеме. Проводится обсуждение, выработка решения.
Инструктивное созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов. Даются разъяснения, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства достижения результатов, определяются исполнители.
Оперативное позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Руководители подразделений докладывают, как обстоят дела на местах. Могут быть селекторными, с использованием телекоммуникаций или компьютерных устройств.
Протокол собрания (совещания)
Протокол – это официальный документ проведенного совещания.
В нем должна быть отражена информация:
1. № протокола, время, дата проведения совещания (собрания)
2. Количество собравшихся, отсутствующих поименно с указанием причин отсутствия. Это необходимо для обеспечения кворума участников.
3. Тема.
4. Цели и задачи.
5. Повестка дня (вопросы для обсуждения) с указанием докладчиков.
6. Регламент выступлений докладчиков, оппонентов. Если это необходимо, зафиксировать голосованием регламент.
7. Тезисы выступлений докладчиков.
8. Тезисы выступлений оппонентов (выступающих в прениях (обсуждении)).
9. Проект решения собраний по пунктам.
10. Голосование проекта решения с указанием количественного состава проголосовавших «за», «против», «воздержался».
11. Принятое решение.
12. Подписи членов президиума и председателя (руководителя) собрания
13. Печать организации.